Am Anfang steht die Idee

Mit dem stetigen Wachstum des Unternehmens steigt auch die Zahl der Bewerbungen kontinuierlich an. Um auch weiterhin ein effizientes Bewerbermanagement sicherzustellen und die Bewerbungsverfahren möglichst effektiv zu gestalten, entstand die Idee zum Einsatz einer Softwarelösung. Unsere digatus Softwareeinheit hat sich der Problemstellung angenommen und sich bei der Umsetzung für eine agile Herangehensweise nach dem MVP-Ansatz entschieden. Durch die geringe Entwicklungsdauer ermöglicht die Methode eine schnelle interne Veröffentlichung für eine ausgewählte Testgruppe. Anhand dieses frühzeitigen Feedbacks kann das MVP sehr präzise an die Bedürfnisse und Anforderungen angepasst und entsprechend kontinuierlich verbessert werden.

Wie soll unser MVP aussehen?

Nach der Ideenfindung gilt es zunächst den Umfang des MVPs zu definieren und dabei den Fokus auf das Wesentliche zu legen: Was ist das Ziel des MVPs? Welche Bedürfnisse soll es erfüllen? Welche Probleme soll es lösen? Ein guter Ansatz zur Visualisierung und Identifizierung der wichtigsten Funktionen, der zudem bei der Priorisierung hilft, ist das Story Mapping. In Anlehnung an diese Methode von Jeff Patton, gingen wir folgendermaßen vor:

Story Mapping für das Bewerbermanagement-Tool in Anlehnung an Jeff Patton

Unser primäres Ziel definierten wir als die Erstellung eines Bewerbermanagement-Tools für die zentrale, einheitliche und übersichtliche Verwaltung und Bearbeitung von Bewerbungen. Daraus ergaben sich folgende Prozessphasen: Bewerbungen erfassen, Bewerber verwalten, Berechtigungskonzept umsetzen, Benutzer benachrichtigen, Auswertungen erstellen.
Auf dieser Basis erarbeiteten und definierten wir die nötigen Schritte, um diese Phasen in der Entwicklung umzusetzen und abzubilden. Dazu zählten unter anderem die initiale Datenerfassung, die Anzeige und Aktualisierung des Bewerberstatus sowie die sichere Nutzerauthentifizierung. Im nächsten Schritt ging es darum, konkrete Features für jede Phase des MVPs abzuleiten und diese anschließend zu priorisieren.

Unser MVP erblickt das Licht der Welt

Diese übersichtliche Visualisierung und Gewichtung ermöglichte uns eine schnelle Definition des initialen MVPs anhand der wichtigsten Funktionen.

Phasen Release 1:

Entwickeln

Der Fokus der ersten Entwicklungsphase lag vorrangig auf der Erfassung der Bewerberdaten. Dazu erstellten wir ein Formular zur Datenerfassung und eine Funktion, welche den sicheren Upload von PDF Dateien ermöglicht. Zudem wurde eine Anzeige des Bewerbungsstatus sowie eine einfache Notizfunktion integriert. Es wurde eine grundlegende Nutzerauthentifizierung durch E-Mail und Passwort eingebaut, inklusive der gängigen Funktion „Passwort vergessen“.

Messen

Für den ersten Release bildeten wir eine interne Fokusgruppe, bestehend aus den Kollegen mit Personalverantwortung sowie den späteren Power-Usern aus den Bereichen HR und Personalverwaltung. In einer Reihe von regelmäßigen Meetings holten wir deren Feedback direkt ein und analysierten es anschließend genau.

Analysieren

Die Analyse ergab, dass das MVP die grundlegenden Bedürfnisse der Fokusgruppe erfüllte. Die Nutzer konnten mit dem Tool problemlos arbeiten und würden es auch gerne weiterhin nutzen. Zudem bestand der Wunsch, das Feedback unmittelbar beim Verwenden der Applikation geben zu können.

Lernen

Für den darauffolgenden Entwicklungszyklus wünschten sich die Nutzer eine übersichtlichere Darstellung, umfassendere Suchfunktionen sowie zusätzliche Analysemöglichkeiten. Zudem wurde deutlich, dass die DSGVO Konformität zwingend gewährleistet sein musste bevor das Tool aktiv zum Einsatz kommen konnte.

Unser MVP lernt Laufen

Die generierten Learnings dienten als Entscheidungsgrundlage für den zweiten Entwicklungszyklus.

Phasen Release 2:

Entwickeln

Im nächsten Schritt erfolgte die Erweiterung des MVPs um eine Schnittstelle zur Webseite, was die zentrale Verwaltung sämtlicher ausgeschriebener Stellen ermöglichte. Durch die Integration eines umfassenden Berechtigungssystems mit unterschiedlichen Nutzer- und Rollenfunktionen sowie eines Löschkonzepts für Bewerberdaten, wurde die DSGVO Konformität sichergestellt. Zur besseren Übersicht erhielt die Plattform Such- und Filterfunktionen sowie zusätzliche Felder, beispielsweise über die Quelle einer Bewerbung. Dadurch stehen den Nutzern verschiedene Analysemöglichkeiten zu den ausgeschriebenen Stellen zur Verfügung.

Messen

Um die Datenschutzthematik gebührend zu berücksichtigen, wurde die Fokusgruppe um den Datenschutzbeauftragten erweitert. Da die Nutzer ihr Feedback bevorzugt unmittelbar geben, stellten wir dazu sowohl ein Ticketsystem als auch einen eigenen Slack-Kanal zur Verfügung.

Analysieren

Die vorgenommenen Änderungen und Erweiterungen des Tools wurden von der Fokusgruppe gut angenommen. Die Änderungswünsche bezogen sich vorrangig auf die weitere Optimierung der Bedienfreundlichkeit und den konstanten Fokus auf Sicherheit.

Lernen

Neben der Integration in bestehende Tools und Portale setzten wir den Fokus für die kommende Phase auch auf weitere Usability Optimierungen, zumal der interne Einsatz des MVPs im Tagesgeschäft bevorstand.

Nutzeroberfläche des Bewerbungsmanagement-Tools

Phasen Release 3:

Entwickeln

Die Plattform wurde durch eine zusätzliche SAML Authentifizierung (Security Assertion Markup Language) weiter abgesichert. Um weitere Portale anbinden zu können, erweiterten wir die API. Dem Wunsch nach einer Optimierung der Usability wurde beispielsweise durch die Einführung der Massenbearbeitung von Bewerbungen entsprochen.

Messen

Der Slack-Kanal und das Ticketsystem wurden um alle aktiven Anwender erweitert. Usability-Verbesserungen wurden mit konkreten Umfragen geprüft.

Analysieren

Der erste Einsatz verlief ohne Probleme und das Feedback der Anwender war positiv. Das Tool wurde insgesamt gut angenommen. Da das Smartphone ein ständiger Begleiter und wichtiges Werkzeug im heutigen Arbeitsalltag ist, wurde der Wunsch geäußert, auch von unterwegs auf die Plattform zugreifen zu können.

Lernen

Um den Gewohnheiten der Nutzer besser zu entsprechen, ist eine weitere mobile Optimierung für zukünftige Releases des Tools geplant.

Fazit

Durch die Entwicklung des Bewerbungsmanagement-Tools nach dem MVP-Ansatz, verfügen wir über ein individuelles Tool, welches mit unserem Unternehmen mitwächst und stetig entlang unserer Anforderungen optimiert wird. Die frühzeitige Integration der relevanten Nutzer und die konsequente Berücksichtigung der Bedürfnisse der Zielgruppe erhöhten die Akzeptanz bei der Einführung enorm.