{"id":1274,"date":"2020-03-04T15:55:39","date_gmt":"2020-03-04T15:55:39","guid":{"rendered":"https:\/\/digatus.com\/2020\/03\/04\/welche-mehrwerte-bringt-ein-project-management-office-pmo\/"},"modified":"2025-11-27T11:46:27","modified_gmt":"2025-11-27T10:46:27","slug":"welche-mehrwerte-bringt-ein-project-management-office-pmo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digatus.com\/de\/welche-mehrwerte-bringt-ein-project-management-office-pmo\/","title":{"rendered":"Welche Mehrwerte bringt ein Project Management Office (PMO)?"},"content":{"rendered":"\t\t
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PMO \u2013 Entwicklung, Definition und Einordnung in das Unternehmen<\/h5>

Eine ad\u00e4quate und immer h\u00e4ufiger eingesetzte L\u00f6sung f\u00fcr eine effiziente Koordination von Projekten ist die Etablierung eines Project Management Offices. Doch was genau ist ein Project Management Office? Das Project Management Institute (PMI<\/a>) definiert das PMO als \u201eeine Organisationsstruktur, die projektbezogene F\u00fchrungs- und Aufsichtsprozesse standardisiert und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, Werkzeugen und Methoden unterst\u00fctzt. Die Verantwortlichkeiten eines Projektmanagementb\u00fcros k\u00f6nnen von der Unterst\u00fctzungsfunktion bis zum direkten Management eines oder mehrerer Projekte reichen.\u201c Dabei verfolgt das PMO einfach ausgedr\u00fcckt immer ein Ziel: Einsparungen durch effizientere und erfolgreichere Projektabwicklung zu erreichen.<\/p>

\"PMO<\/p>

Einordnung des PMO in das Unternehmen (Abbildung gem\u00e4\u00df TPG The Project Group)<\/p>

Bei genauerer Betrachtung ist festzustellen, dass drei Arten eines PMO<\/a> unterschieden werden. Als erstes kann das Project Office (PO) oder auch operatives PMO genannt werden. Dieses dient in erster Linie der Steuerung eines sehr gro\u00dfen und umfangreichen Projekts. Daneben gibt es das (projekt\u00fcberwachende) PMO. Dieses k\u00fcmmert sich um die Vielzahl der Projekte, nimmt die bereichs- und abteilungsweise Koordination vor und setzt Standards auf. Als drittes ist das strategische Projektportfoliomanagement (SPMO) zu nennen. Dieses greift in die Steuerung ein und wirkt an der Priorisierung und auch der Strategie mit.
Das PMO sollte m\u00f6glichst hoch in der Unternehmensorganisation aufgeh\u00e4ngt sein, da es unter anderem daf\u00fcr sorgt, dass bei der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung und wichtigen Entscheidern die richtigen Informationen aus den Projekten ankommen und dass umgekehrt deren Vorgaben zu Projekten alle Betroffenen und Beteiligten erreichen.<\/p>

Aufgabenbereiche eines (operativen) PMO<\/h5>

Das Project Management Office ist der zentrale Mittelpunkt eines Projekts. Es sorgt daf\u00fcr, dass die Bed\u00fcrfnisse, W\u00fcnsche und Anforderungen aller Beteiligten in Bezug auf das Projekt erf\u00fcllt und alle Rahmenbedingungen bez\u00fcglich Zeit, Projektinhalt und Budget eingehalten werden. Typische Stakeholder eines Projekts sind beispielsweise Projektmanager, Controlling, Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung und weitere hochrangige F\u00fchrungskr\u00e4fte eines Unternehmens.<\/p>

Um den verschiedenen Bed\u00fcrfnissen dieser Stakeholder gerecht zu werden, muss das PMO eine Vielzahl an Aufgaben \u00fcbernehmen. Damit die Entscheider eines Unternehmens bestm\u00f6glich \u00fcber die Ereignisse und Fortschritte in den Projekten informiert sind, m\u00fcssen beispielsweise Steering Boards mit gut aufbereiteten Daten vorbereitet und moderiert werden. Dabei gilt es, den aktuellen Projektstand, Budget- und Ressourcenkonflikte mit geeigneten Entscheidungen sowie m\u00f6gliche Risken aufzuzeigen. F\u00fcr Projektmanager ist es wichtig, einen klaren Projektauftrag mit entsprechenden Zielen und Meilensteinen zu erhalten. Dabei unterst\u00fctzt das PMO sie mit \u201eBest Practices\u201c und Standards aus vergangen Projekten. Zudem m\u00fcssen Projekt\u00e4nderungen vom PMO genehmigt und kommuniziert werden. Das Controlling ben\u00f6tigt genaue Informationen \u00fcber das Projektbudget sowie aktuelle Projektfortschritte und Way Forward. Auf dieser Basis wird dann das mittel- und langfristige Budget des Unternehmens gesteuert.<\/p>

Die Aufgaben eines PMO k\u00f6nnen zusammenfassend in sechs Kategorien eingeteilt werden:<\/p>

  1. Gew\u00e4hrleistung von einheitlichen PM-Standards und Qualit\u00e4t
    – Etablierung von Leitlinien und Standards<\/li>
  2. Strategisches Projektmanagement
    – Projektauswahl und Priorisierung f\u00fcr Teilprojekte eines Programms<\/li>
  3. Operative Unterst\u00fctzung
    – Moderation von Workshops und Meetings
    – Projektcontrolling
    – Sammlung und Dokumentation des Projektfortschritts f\u00fcr Stakeholder<\/li>
  4. Koordination von Projekten und Ressourcen
    – Koordination zwischen den einzelnen (Teil-) Projekten
    – Koordination der Projektressourcen<\/li>
  5. Effektivit\u00e4ts- und Effizienzsteigerung
    – Chancen- und Risikomanagement<\/li>
  6. Projekt Coaching & Training
    – Fachliche Weiterbildung von Mitarbeitern
    – Projekthandbuch<\/li><\/ol>
    Vorteile und Nutzen eines PMO<\/h5>

    Zur erfolgreichen Umsetzung eines Projekts \u00fcbernimmt das PMO also eine Vielzahl an unterst\u00fctzenden Aufgaben. In kritischen Situationen, in denen richtungsweisende Entscheidungen f\u00fcr das Projekt getroffen werden m\u00fcssen, \u00fcbernimmt das PMO die Vorbereitung der Entscheidungsgrundlage. Dazu werden s\u00e4mtliche relevanten Faktoren analysiert und priorisiert, um den jeweiligen Entscheidungstr\u00e4gern eine fundierte, zielgerichtete und schnelle Entscheidung zu erm\u00f6glichen. Dies tr\u00e4gt ma\u00dfgeblich zu einer effizienten Steuerung von Budget und Kosten bei.
    Durch das Erf\u00fcllen administrativer Aufgaben werden Projektmanager entlastet und einzelne Teilprojekte k\u00f6nnen somit zielgerichtet und effizient erreicht werden. Des Weiteren k\u00fcmmert sich das PMO um die Schaffung g\u00fcnstiger Rahmenbedingungen durch das Organisieren von Regelmeetings. Dies sorgt f\u00fcr eine reibungslose, klare und strukturierte Kommunikation. Alle wichtigen Projektmitglieder werden f\u00fcr ein spezifisches Thema miteinbezogen und sind somit gut \u00fcber alle f\u00fcr sie relevanten Details informiert. In diesem Zusammenhang werden auch m\u00f6gliche Risiken und Probleme klar kommuniziert, adressiert und entsprechende Ma\u00dfnahmen fr\u00fchzeitig eingeleitet. Eine bessere Transparenz \u00fcber das Projekt \u00fcber alle Ebenen hinweg ist die Folge. Durch die \u00dcbernahme der Ressourcenplanung wird zudem eine effizientere Ressourcennutzung von Projektmitarbeiten und Key Ressourcen erm\u00f6glicht und der Spagat zwischen Projektarbeit und Tagesgesch\u00e4ft wird somit erleichtert.
    Zusammenfassend ergeben sich die Mehrwerte eines Project Management Offices also dadurch, dass sich die Projektrisiken mit Hilfe eines PMO besser kontrollieren lassen, die Effizienz gesteigert werden kann und sich die Outcome-Qualit\u00e4t eines Projekts maximieren l\u00e4sst. Dies belegen auch die Zahlen einer     Studie<\/a> zu den Auswirkungen des PMO auf das Projektmanagement. Demnach ist ein PMO gerade in Unternehmen, die eine projektorientierte Organisationsstruktur aufweisen, fest verankert. F\u00fcr \u00fcber 40% der befragten Unternehmen spielt das PMO dabei eine ma\u00dfgebliche Rolle bei der strategischen Planung und Durchf\u00fchrung von Projekten bzw. Programmen. F\u00fcr rund 30% tr\u00e4gt das PMO entscheidend dazu bei, dass die Projekte mit dem gew\u00fcnschten Erfolg abgeschlossen werden. Weitere 27% sehen den Nutzen eines PMO in der Datenaufbereitung und -analyse sowie in deren Kommunikation an die Entscheidungstr\u00e4ger innerhalb der Organisation. Nur ein geringer Anteil der befragten Teilnehmer sieht das PMO mit geringem bis gar keinem Einfluss auf den Erfolg von Projekten.<\/p>

    Project Management Offices in der Praxis<\/h5>

    Wir haben in der Funktion des Project Management Offices bereits zahlreiche Kunden dabei unterst\u00fctzt, ihre jeweils definierten Projektziele zu erreichen und erfolgreich sowie nachhaltig umzusetzen. Dabei erstreckte sich der Verantwortungsbereich vom initialen Aufbau eines PMO zu Projektbeginn, \u00fcber die Erstellung eines Projekthandbuchs, die Festlegung und Etablierung von Projektmanagement Standards, die Organisation von Regelmeetings bis hin zum Risikomanagement und Projektcontrolling.
    Wie genau sich ein PMO aufbauen l\u00e4sst oder sich neugeschaffene Meeting- und Kommunikationsstrukturen in der Praxis implementieren lassen, ist beispielsweise in unseren Kundenreferenzen des     Bistum W\u00fcrzburg<\/a> und bei Linde Engineering<\/a> beschrieben.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Immer mehr Unternehmen wickeln ihre Vorhaben in Form von abteilungs\u00fcbergreifenden Projekten ab. Dies hat zur Folge, dass sich der Projektmarkt trotz strauchelnder Konjunkturlage im Aufschwung befindet. Gerade bei den Themen IT und Digitalisierung zeigen Unternehmen aktuell eine hohe Investitionsbereitschaft. Durch die steigende Anzahl von Projekten innerhalb der Unternehmen stellt sich daher die Frage, wie diese optimal priorisiert, initiiert, geplant, durchgef\u00fchrt und zielgerichtet gesteuert werden k\u00f6nnen.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":1276,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[95],"tags":[78],"class_list":["post-1274","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-artikel","tag-projektmanagement"],"yoast_head":"\nWelche Mehrwerte bringt ein Project Management Office (PMO)?<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Was genau versteht man unter einem Project Management Office (PMO)? 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