{"id":1296,"date":"2020-12-14T11:03:38","date_gmt":"2020-12-14T11:03:38","guid":{"rendered":"https:\/\/digatus.com\/2020\/12\/14\/todo-und-planner-task-management-software-fuer-mehr-produktivitaet-im-alltag\/"},"modified":"2026-05-11T13:17:17","modified_gmt":"2026-05-11T11:17:17","slug":"todo-und-planner-task-management-software-fuer-mehr-produktivitaet-im-alltag","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digatus.com\/de\/todo-und-planner-task-management-software-fuer-mehr-produktivitaet-im-alltag\/","title":{"rendered":"Microsoft To Do und Planner \u2013 Task Management Software f\u00fcr mehr Produktivit\u00e4t im Alltag"},"content":{"rendered":"\t\t
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Microsoft To Do \u2013 Pers\u00f6nlicher und intelligenter Tagesplaner<\/h5>

Meinen Tag beginne ich meist damit, mir einen \u00dcberblick \u00fcber alle offenen Aufgaben zu verschaffen, diese zu verwalten und darauf aufbauend meinen Tagesablauf zu planen. Bereits die Fahrt zur Arbeit in Zug, Bus oder S-Bahn kann ich nutzen: Die mobile Variante von Microsoft\u00a0To\u00a0Do auf meinem Smartphone l\u00e4sst mich intuitiv und mit nur wenigen Klicks meinen Tagesplan erstellen. Dazu erhalte ich individuelle Vorschl\u00e4ge an Aufgaben, beispielsweise basierend auf deren F\u00e4lligkeitsdatum. Hierbei werden nicht nur Aufgaben ber\u00fccksichtigt, die ich mir selbst notiert habe, sondern auch jene, die mir \u00fcber Microsoft\u00a0Planner aus einem meiner Team Projekte zugewiesen wurden. Da die Anwendung cloudbasiert ist, habe ich auf die getroffene Auswahl auch sp\u00e4ter Zugriff, wenn ich im B\u00fcro bin und an meinem Laptop arbeite.Damit ich alle anstehenden Aufgaben immer im Blick habe, bietet das Tool verschiedene Funktionen zur Unterst\u00fctzung an, wie beispielsweise intelligente Listen. So kann ich mir f\u00fcr jedes meiner Projekte sowie f\u00fcr interne Angelegenheiten eine ganz individuelle Liste erstellen und die jeweiligen Tasks entsprechend zuordnen.<\/p>

Doch nicht nur allein f\u00fcr das Erfassen und Bearbeiten von Aufgaben verwende ich die Applikation. Sie eignet sich auch gut, um neue Idee aus einem Brainstorming festzuhalten oder sich auf anstehende Meetings vorzubereiten durch das Notieren offener Punkte. Mit am Wichtigsten ist f\u00fcr mich die intelligente Liste \u201eGeplant\u201c, in der alle Aufgaben nach F\u00e4lligkeitsdatum aufgelistet sind, da sie mir eine chronologische \u00dcbersicht bietet, die sowohl meine eigenen Aufgaben als auch die Team Aufgaben enth\u00e4lt, f\u00fcr die ich verantwortlich bin.<\/p>

Eine weitere n\u00fctzliche Funktion sind die gekennzeichneten E-Mails. Dank der Synchronisation mit Microsoft\u00a0Outlook habe ich die M\u00f6glichkeit, E-Mails direkt im Posteingang zu kennzeichnen und mir diese automatisch als Follow-Up in To Do anzeigen zu lassen.
Sobald ich eine Aufgabe erledigt habe, l\u00e4sst sich diese sehr einfach abschlie\u00dfen und ich kann meine bereits erledigten sowie noch offenen Aufgaben \u00fcbersichtlich verwalten.
Somit ist Microsoft\u00a0To\u00a0Do ein n\u00fctzliches Tool, um den Fokus auf die geplanten Ziele zu setzen und vor allem auch zu halten. Zudem bietet sich dadurch eine gute M\u00f6glichkeit zur Reflexion: Konnte ich alle Aufgaben erledigen, die ich mir vorgenommen hatte? Dies hilft bei der Selbstoptimierung und \u00fcber die Zeit besser einzusch\u00e4tzen, welches t\u00e4gliche Arbeitspensum ich mir tats\u00e4chlich und realistisch vornehmen kann.<\/p>

\"Planner<\/p>

Die in Microsoft 365 integrierten Task Management Tools Microsoft To Do und Microsoft Planner helfen dabei den Alltag produktiver zu gestalten.<\/p>

Microsoft Planner \u2013 Gemeinsame Aufgabenverwaltung f\u00fcr das Projektteam<\/h5>

Geht es schwerpunktm\u00e4\u00dfig nicht um eine filigrane Ablaufplanung, sondern eher um die bessere Strukturierung und das Verwalten von Aufgaben im Team, dann ist Microsoft Planner eine agile Alternative im Vergleich zur Komplexit\u00e4t von Microsoft Project. Planner umfasst das Wesentliche, begleitet von signifikanten Vorteilen im t\u00e4glichen Umgang: Durch die Synchronisation mit Microsoft To Do wird die gemeinsame Koordination in Projektteams stark vereinfacht und deutlich effektiver. Um m\u00f6glichst effizient zusammenzuarbeiten, kann Microsoft Planner als agiles Kanban Board und zentraler Anlaufpunkt genutzt werden.<\/p>

F\u00fcr ein neues Projekt erstellen wir einen oder mehrere neue Pl\u00e4ne als Teil eines bestehenden Teams. Alle Teammitglieder erhalten entsprechend automatischen Zugriff auf die Inhalte. Als Projektmanager organisiere und strukturiere ich das Projekt zun\u00e4chst durch die Erstellung von sogenannten Buckets: Je nach Bedarf lassen sich diese flexibel und ganz individuell anpassen und einteilen, beispielsweise nach Projektphasen oder als Workflow-Tafel mit den Kategorien \u201eBacklog\u201c, \u201eIn Progress\u201c und \u201eDone\u201c \u2013 den Teambed\u00fcrfnissen entsprechend angepasst.<\/p>

Einzelne Aufgaben werden im Tool als Cards angelegt und unter dem entsprechenden Bucket aufgeh\u00e4ngt. Per Drag&Drop lassen sie sich im Projektverlauf auch ganz einfach in einen anderen Bucket verschieben. Jeder Task sollte mindestens einem Teammitglied zugewiesen werden, um deutlich zu machen, wer die Erledigung federf\u00fchrend organisiert \u2013 ganz gleich ob nun eigenst\u00e4ndig oder lediglich koordinierend durch Dritte au\u00dferhalb des Unternehmens. Dank dem automatischen Abgleich mit Microsoft To Do bekommen die zugewiesenen Projektmitarbeiter diese Aufgabe unmittelbar als Teil ihrer pers\u00f6nlichen Aufgabenverwaltung angezeigt. Innerhalb der Cards k\u00f6nnen weitere Parameter angegeben werden, wie zum Beispiel der aktuelle Status oder das F\u00e4lligkeitsdatum. Auch lassen sich Dateien, Links oder Bilder anf\u00fcgen, die zur Erledigung hilfreich sein k\u00f6nnten. Allerdings werden solche Dateien derzeit nicht in SharePoint Online als Teil der Teamablage gespeichert, wodurch davon abh\u00e4ngige Funktionen und Workflows leider nicht anwendbar sind. Die Aufgaben k\u00f6nnen durch das Hinzuf\u00fcgen von Checklisten zudem noch weiter strukturiert und unterteilt werden. F\u00fcr mich pers\u00f6nlich stellen diese Checklisten eine zus\u00e4tzliche Motivation dar: Unteraufgaben einzeln abzuhaken geben ein gutes Gef\u00fchl, motivieren f\u00fcr den weiteren Fortschritt und geben auch den Teamkollegen mehr Transparenz durch einen genaueren Eindruck \u00fcber den Gesamtfortschritt.<\/p>

Apropos Progress: Das Tool bietet dar\u00fcber hinaus die M\u00f6glichkeit einer grafischen Darstellung des Projekts in Form von vordefinierten Diagrammen. Damit erh\u00e4lt das Projektteam einen schnellen und \u00fcbersichtlichen Gesamt\u00fcberblick auf den Projektstatus. Durch die Schnittstelle zu Microsoft Teams k\u00f6nnen die Pl\u00e4ne dort auch den jeweiligen Team Channels hinzugef\u00fcgt werden, um die Zusammenarbeit noch zentraler und effizienter zu gestalten. Um einen bestehenden Plan in Teams zu integrieren, klickt man innerhalb des entsprechenden Kanals auf die Option Registerkarte hinzuf\u00fcgen und w\u00e4hlt anschlie\u00dfend Microsoft Planner aus.<\/p>

„Die beiden Task Management Anwendungen Microsoft To Do und Microsoft Planner helfen mir dabei, den eigenen Alltag gut zu strukturieren und die Zusammenarbeit im Team effizient zu gestalten.“<\/p>

Julian Chokouf\u00e9<\/strong><\/p><\/blockquote>

Kombinierter Gesamt\u00fcberblick \u00fcber die Aufgaben-App in Microsoft Teams<\/h5>

Bisweilen war Microsoft Teams darauf beschr\u00e4nkt, dass durch das Hinzuf\u00fcgen von Pl\u00e4nen als Registerkarte in einem Team Channel eine konsolidierte Ansicht aller Teamaufgaben \u00fcber die integrierte Microsoft Teams Planner-App m\u00f6glich wurde. Dies erspart einen st\u00e4ndigen Wechsel zwischen Teams und Planner.<\/p>

Microsoft To Do f\u00f6rderte mit seinen individualisierten M\u00f6glichkeiten die Balance zwischen den Aufgaben aus den Projektteams und pers\u00f6nlich notierten Tasks. Die fehlende Option eigene Notizen und Mitschriften klar zu organisieren und innerhalb des Tools den \u00dcberblick zu gew\u00e4hrleisten war bislang noch ein Kritikpunkt.<\/p>

Das Bed\u00fcrfnis vieler, pers\u00f6nliche Aufgaben zus\u00e4tzlich in einem eigenen Planner zu erfassen und somit die eigentlich getrennten Use Cases pers\u00f6nlicher Tasks und Teamaufgaben zu vermischen, ist Microsoft entsprechend nachgekommen. Erst rezent wurde die in Teams integrierte Planner-App erweitert und verfolgt nun denselben Ansatz wie die mobile To Do App: Alle Aufgaben aus s\u00e4mtlichen Quellen werden hier ebenfalls zusammengef\u00fchrt, so dass das Versprechen von Microsoft Teams als zentraler Hub f\u00fcr die allt\u00e4gliche Zusammenarbeit ein weiteres St\u00fcck vorankommt. Dies macht auch die Umbenennung in \u201eTasks by Planner und To Do\u201c deutlich.<\/p>

Automatisierung durch Microsoft Power Automate<\/h5>

Da Microsoft Planner Teil der Microsoft 365 Umgebung (ehemals Office 365) ist, gibt es auch eine Anbindung zu Microsoft Power Automate (ehemals Flow). Durch diese Integration lassen sich Abl\u00e4ufe in Planner automatisieren: Beispielsweise l\u00e4sst sich beim Erstellen oder Schlie\u00dfen einer Aufgabe eine Nachricht in Microsoft Teams absetzen, um Projektmitarbeiter unmittelbar dar\u00fcber zu informieren. Bei Eingang einer E-Mail in ein bestimmtes Postfach oder mit einem bestimmten Betreff l\u00e4sst sich auch automatisch ein neuer Task generieren. Es ist ebenfalls m\u00f6glich in regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden eine Zusammenfassung aller Aufgaben in einem bestimmten Bucket zu erstellen. So kann beispielsweise ein Report automatisiert an den Projektleiter geschickt werden, welcher alle Aufgaben auff\u00fchrt, die das F\u00e4lligkeitsdatum \u00fcberschritten haben.<\/p>

Fazit<\/h5>

Mit den beiden Task Management Anwendungen Microsoft To Do und Microsoft Planner liefert Microsoft zwei n\u00fctzliche Tools, um den eigenen Alltag zu strukturieren und die Zusammenarbeit im Team m\u00f6glichst effizient zu gestalten. Die Projektmitarbeiter erhalten dank der engen Verzahnung eine Gesamt\u00fcbersicht \u00fcber all ihre offenen Aufgaben und deren F\u00e4lligkeitsdatum. Durch die einfache \u00dcbertragung der Tasks in den Tagesplan mit Microsoft To Do k\u00f6nnen sie somit ihre verf\u00fcgbare Zeit optimal einplanen und haben \u00fcber Microsoft Teams jederzeit mit wenigen Klicks schnellen Zugang.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Projektmanager arbeiten h\u00e4ufig parallel f\u00fcr mehrere Projekte oder Kunden. Da gilt es, m\u00f6glichst strukturiert vorzugehen und immer einen \u00dcberblick \u00fcber die vielen anfallenden Aufgaben zu behalten. Unterst\u00fctzung erhalten Projektmanager im Alltag dabei zum Beispiel von Produktivit\u00e4tstools Microsoft To Do und Microsoft Planner. Wie genau das in der Praxis aussieht, zeigt unser Consultant Julian Chokouf\u00e9.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":1298,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[95],"tags":[88],"class_list":["post-1296","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-artikel","tag-microsoft-365"],"yoast_head":"\nMicrosoft To Do und Planner \u2013 Task Management f\u00fcr mehr Produktivit\u00e4t im Alltag<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Durch Task Management Software produktiver im Projektalltag. 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