{"id":1299,"date":"2020-05-07T10:38:02","date_gmt":"2020-05-07T10:38:02","guid":{"rendered":"https:\/\/digatus.com\/2020\/05\/07\/meet-up-die-welt-der-online-und-offline-meetings\/"},"modified":"2026-05-11T13:18:41","modified_gmt":"2026-05-11T11:18:41","slug":"meet-up-die-welt-der-online-und-offline-meetings","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digatus.com\/de\/meet-up-die-welt-der-online-und-offline-meetings\/","title":{"rendered":"Meet up! Die Welt der Online und Offline Meetings"},"content":{"rendered":"\t\t
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Laut einer Umfrage von Statista aus dem Jahr 2018 gaben rund 45% der Teilnehmer an, dass sie bis zur H\u00e4lfte ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen. Wenn also ein so gro\u00dfer Teil der Arbeitszeit f\u00fcr Meetings reserviert ist, wird diesen auch eine gro\u00dfe Bedeutung beigemessen. Umso wichtiger ist es zu wissen, welche M\u00f6glichkeiten es in der Welt der Meetings gibt und was es alles zu beachten gilt.<\/p>

Den geeigneten Meeting Rhythmus identifizieren<\/h5>

Widmen wir uns zuerst dem Meeting Rhythmus. Besprechungen k\u00f6nnen einmalig und wiederkehrend sein. Die Entscheidung f\u00fcr eine der beiden Varianten richtet sich dabei nach dem jeweiligen Ziel des Meetings.<\/p>

Einmalige Meetings sind meistens dazu da, um ein konkretes und gerade aktuelles Thema zu diskutieren oder vorzustellen. Nachdem es stattgefunden hat, ist diese Thematik abgeschlossen oder kann in den Einsatz von regelm\u00e4\u00dfigen Meetings resultieren.<\/p>

Regelm\u00e4\u00dfige Meetings sind in einem bestimmten Zeitabstand wiederkehrende Besprechungen. Je nach Zweck kann der Rhythmus \u00fcblicherweise t\u00e4glich, w\u00f6chentlich, monatlich, quartalsweise oder j\u00e4hrlich sein. Weitere Abstufungen sind ebenfalls m\u00f6glich, insofern ein bestimmtes Intervall eingehalten wird.<\/p>

T\u00e4gliche Meetings werden meist mit der SCRUM Methode assoziiert, bei der diese in Form von Daily Stand Up Meetings durchgef\u00fchrt werden. Die Logik von Daily SCRUM Meetings kann allerdings auch in jedem anderen Fall eingesetzt werden, ohne die gesamte SCRUM Methode selbst zu nutzen. Au\u00dferhalb von SCRUM ist auch der Name Daily Huddle gebr\u00e4uchlich. Sinn und Zweck dahinter ist, dass sich ein Team in wenigen Minuten dar\u00fcber austauscht, welche Fortschritte erzielt wurden, was als n\u00e4chstes ansteht und wo m\u00f6glicherweise Herausforderungen oder Hindernisse zu bew\u00e4ltigen sind. Auch wenn diese Meetings meist am Morgen stattfinden, so ist die Uhrzeit doch so zu w\u00e4hlen, dass sie f\u00fcr jedes Teammitglied passend ist. Gerade in internationalen Konstellationen mit verschiedenen Zeitzonen ist darauf zu achten.<\/p>

Die passende Meeting Location w\u00e4hlen<\/h5>

Aufgrund der aktuellen Geschehnisse ger\u00e4t die Meeting Location wohl am meisten in den Fokus und ist Anlass f\u00fcr die unterschiedlichsten Diskussionen. Die Rede ist von Online und Offlinemeetings, wobei der derzeitige Fokus vor allem auf den virtuellen Besprechungen liegt.
Bei Offlinemeetings sind die Teilnehmer an einem Ort bzw. in einem Zimmer gemeinsam pr\u00e4sent, somit physisch und im Idealfall auch psychisch anwesend. Da ein pers\u00f6nliches Zusammentreffen dieser Art niemals ersetzt werden kann, sollte wenn m\u00f6glich jedes wichtige oder kritische Thema auf diese Weise besprochen oder pr\u00e4sentiert werden.
Onlinemeetings finden in einem virtuellen Raum mithilfe von diversen Tools statt, wie beispielsweise Microsoft Teams. Die Teilnehmer w\u00e4hlen sich zu einer bestimmten Uhrzeit ein, treten dem virtuellen Raum bei, kommunizieren \u00fcber Lautsprecher und Mikrophon und bestenfalls noch mit Video\u00fcbertragung. Die Voraussetzungen hierf\u00fcr sind, so logisch sie auch scheinen m\u00f6gen, eine stabile Internetleitung, ein Computer oder anderes mobiles Ger\u00e4t, ein Headset oder \u00c4hnliches und eine Kamera. Gerade in der jetzigen Zeit ist es umso auff\u00e4lliger, dass diese Voraussetzungen nicht selbstverst\u00e4ndlich sind, um von zu Hause zu arbeiten oder Home Schooling zu machen. Wenn alles N\u00f6tige vorhanden ist und zum Laufen gebracht wurde, sind die ersten Hindernisse aus dem Weg geschafft und die Vorteile k\u00f6nnen genutzt werden.
Durch die Verf\u00fcgbarkeit von Online Besprechungen ist es m\u00f6glich geworden, dass sich internationale Teams ohne teure Gesch\u00e4ftsreisen jederzeit sprechen und sehen k\u00f6nnen. Von \u00fcberall auf der Welt, egal von welchem Land und von welchem Arbeitsplatz aus, k\u00f6nnen sich Menschen zu den unterschiedlichsten Themen besprechen, pr\u00e4sentieren, an L\u00f6sungen arbeiten oder Ideen erstellen.
Dar\u00fcber hinaus ist zu erw\u00e4hnen, dass auch eine Mischung von Online und Offlinemeetings beliebt ist. Vor allem bei r\u00e4umlicher Trennung kommt sie zum Einsatz, wenn die Teilnehmer beispielsweise in verschiedenen L\u00e4ndern und St\u00e4dten oder an unterschiedlichen Standorten sind. Einem Teil der Teilnehmer ist es m\u00f6glich, sich in einem Besprechungsraum im gemeinsamen B\u00fcro zu treffen, w\u00e4hrend sich die anderen Teilnehmer durch eine virtuelle Konferenz zuschalten.<\/p>

Unterst\u00fctzung durch den Einsatz von Tools<\/h5>

Sowohl bei Online als auch bei gemixten Meetings wird den eingesetzten Tools generell eine gro\u00dfe Beachtung geschenkt. Hier treten Fragen auf, die sich beispielsweise um die vorhandenen oder nicht vorhandenen Features drehen oder welches Tool in der Bedienung einfacher zu handhaben ist. Auch finden sich Argumente in Bezug auf die Integration mit anderen Anwendungen, die im Unternehmen verwendet werden. Steht in einem Unternehmen eine neue Auswahl des geeigneten Tools f\u00fcr Onlinemeetings an, raten wir, die gesamte Toollandschaft zu betrachten, insbesondere bezogen auf die Kommunikation und Kollaboration.
Letztendlich ist es nicht entscheidend, von welchem Anbieter am Markt das Tool bezogen wird, sondern vielmehr wie es die Mitarbeiter in ihrer t\u00e4glichen Arbeit unterst\u00fctzt. Daher sollte man sich die Frage stellen, was f\u00fcr erfolgreiche Meetings neben den Pr\u00e4sentations-Slides noch ben\u00f6tigt wird und wie man das online abbilden und bereitstellen kann. Plattformen wie Microsoft 365 (ehemals Office 365) bieten hier beispielsweise die M\u00f6glichkeit gemeinsam an einem virtuellen Whiteboard neue Ideen zu schaffen, die Gespr\u00e4chsnotizen zentral zug\u00e4nglich in OneNote festzuhalten und beschlossene Aufgaben direkt in den Planner zu \u00fcbertragen.<\/p>

Eine gute Meeting Etikette etablieren<\/h5>

Wir haben uns bereits angesehen, dass der Einsatz der geeigneten Tools speziell f\u00fcr Onlinemeetings nicht zu vernachl\u00e4ssigen ist. Jedoch ist auch das Argument zu betrachten, dass die Meeting Etikette mehr Einfluss auf erfolgreiche Besprechungen hat als das eingesetzte Tool. Um dies n\u00e4her zu erl\u00e4utern, betrachten wir einmal ein weniger erfolgreiches Meeting.<\/p>

Die Einladung zur Besprechung wird um 09:00 Uhr Montagmorgen per E-Mail versendet mit dem Betreff \u201eAbstimmung zu Thema X\u201c, heute um 09:30 Uhr f\u00fcr eine Stunde. Um 09:29 Uhr folgt eine weitere E-Mail mit den Einwahldaten zu einer Onlinekonferenz. Die ersten Teilnehmer sind p\u00fcnktlich um 9:30 Uhr im virtuellen Raum, w\u00e4hrend andere Teilnehmer noch mit der Technik k\u00e4mpfen. Um 9:40 Uhr haben es nun alle eingeladenen Personen geschafft beizutreten und das Meeting beginnt. Der Host des Meetings startet direkt mit seinen Fragen und Forderungen an seine Kollegen. Nach 10 Minuten ergreift ein mutiger Teilnehmer das Wort und stellt die alles entscheidende Frage \u201eWarum sind wir heute eigentlich hier?\u201c. W\u00e4hrend der Host zur\u00fcckrudert und die Hintergr\u00fcnde erkl\u00e4rt, ert\u00f6nt die h\u00f6fliche Bitte, dass sich Herr X doch bitte stummschalten m\u00f6ge. Um 10:35 Uhr stellen die Meeting Teilnehmer fest, dass die Zeit des Meetings abgelaufen ist und die n\u00e4chste Besprechung bereits begonnen hat, zu der sie dringend eilen.<\/p>

So oder \u00e4hnlich k\u00f6nnen Online aber auch Offlinemeetings mit weniger guter Meeting Etikette stattfinden, wodurch kostbare Zeit verschwendet wird und kaum Fortschritt zu einem bestimmten Thema erzielt werden kann.
Die f\u00fcr uns wichtigsten Bestandteile eines gesunden Meetings haben wir in einem kurzen Knigge zusammengefasst:<\/p>