{"id":1308,"date":"2020-06-04T10:01:01","date_gmt":"2020-06-04T10:01:01","guid":{"rendered":"https:\/\/digatus.com\/2020\/06\/04\/erfolgreiche-meetings-von-der-richtigen-einladung-bis-zur-strukturierten-nachbereitung\/"},"modified":"2025-11-27T11:46:22","modified_gmt":"2025-11-27T10:46:22","slug":"erfolgreiche-meetings-von-der-richtigen-einladung-bis-zur-strukturierten-nachbereitung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digatus.com\/de\/erfolgreiche-meetings-von-der-richtigen-einladung-bis-zur-strukturierten-nachbereitung\/","title":{"rendered":"Erfolgreiche Meetings: von der richtigen Einladung bis zur strukturierten Nachbereitung"},"content":{"rendered":"\t\t
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Egal ob es sich um ein klassisches offline Meeting in einem Besprechungsraum im B\u00fcro handelt oder um eine virtuelle Besprechung mit der Zuhilfenahme von Tools wie Teams, Zoom, Skype for Business, Google Meet und Co., die grundlegende Herangehensweise ist doch immer dieselbe.<\/p>

Eine gr\u00fcndliche Vorbereitung auf das Meeting<\/h5>

Sobald Zweck und Anlass eines Meetings klar sind, beginnt die Vorbereitung. Dies bedeutet eine Einladung zur Besprechung wird erstellt und an die Teilnehmer versendet. Wichtig ist, dass alle Informationen, die ein Meeting Teilnehmer ben\u00f6tigt, in dieser Einladung enthalten sein sollten. Daher ist es zu empfehlen, sich im Voraus ein paar Gedanken zu machen bevor man sie versendet.<\/p>

Wer?<\/strong>
Die Anzahl der Teilnehmer einer Besprechung scheint zun\u00e4chst eine einfache Entscheidung. Oftmals wurde im Rahmen eines anderen Anlasses bereits abgesprochen, welche Beteiligten ben\u00f6tigt werden. Nichtsdestotrotz lohnt es sich, genau dar\u00fcber nachzudenken wer von diesem Meeting und dessen Informationen profitiert, wer etwas pr\u00e4sentieren m\u00f6chte oder sollte und welche Personen f\u00fcr eine produktive Diskussion ben\u00f6tigt werden. Ansonsten kann es passieren, dass entweder zu viele Personen eingeladen werden oder wichtige Entscheider oder Beitragende sogar fehlen und somit nicht einbezogen werden. Bei der \u00dcberlegung f\u00fcr die Teilnehmerzahl lohnt es sich au\u00dferdem die sogenannte Zwei-Pizza-Regel von Jeff Bezos<\/a> in Betracht zu ziehen. Diese besagt, dass die an einem Meeting teilnehmenden Personen von maximal zwei Pizzen satt werden sollten. Geht man von amerikanischen Pizzen aus, so sollten also h\u00f6chstens acht Personen an einem Meeting teilnehmen, um es m\u00f6glichst produktiv und l\u00f6sungsorientiert durchf\u00fchren zu k\u00f6nnen.<\/p>

Was?<\/strong>
Wir nehmen an, der Zweck und das Ziel des Meetings sind in diesem Schritt dem Organisator bekannt. Doch die Herausforderung besteht nun darin, den Anlass f\u00fcr den Einladungstext und den Titel zusammenzufassen.
Der Titel des Meetings sollte aussagekr\u00e4ftig sein, sodass nur durch Lesen des Titels in der Kalender\u00fcbersicht klar ersichtlich ist, worum es in dieser Besprechung geht. Hilfreich hierbei ist es auch, den Titel mit dem Namen des Projekts, der Arbeitsgruppe oder des \u00fcbergeordneten Themas zu beginnen. Dies k\u00f6nnte folgenderma\u00dfen aussehen: \u201eProjekt XYZ \u2013 Budgetplanung\u201c
Das n\u00e4chste Augenmerk liegt auf dem Einladungstext. Oftmals wird diesem wenig Beachtung geschenkt und er wird manchmal sogar ganz weggelassen. Dabei ist er eine gute M\u00f6glichkeit die Kernziele des Meetings darzulegen, eine Agenda festzulegen und jedem Teilnehmer eine klare Zusammenfassung des bevorstehenden Meetings zu geben. Dies ist vor allem hilfreich, um Personen abzuholen, die zuvor noch nicht involviert waren und allen Teilnehmern die Erwartungshaltung an das Meeting zu verdeutlichen.
Dementsprechend sollte die Einladung also eine Agenda sowie eine Zusammenfassung des Ziels und Zwecks der Besprechung enthalten.<\/p>

Wann und wie lange?<\/strong>
Die n\u00e4chste Frage, die sich bei der Vorbereitung eines Meetings stellt, ist wann es stattfinden und wie lange es dauern soll.
Die Frage nach dem Wann ist oftmals schon durch vorangehende Diskussionen grob oder genau festgelegt und zwischen den Beteiligten abgestimmt. Wenn jedoch noch kein exakter Termin festgelegt wurde, ist es hilfreich die Funktion \u201eTerminassistent\u201c zu verwenden, die bei Teilnehmern der gleichen Organisation meist aktiviert ist. Auf diese Weise erh\u00e4lt man eine \u00dcbersicht \u00fcber freie Terminslots in den Kalendern der Eingeladenen. Eine Alternative hierzu bieten verschiedenste Add-Ins f\u00fcr Kalenderanwendungen, die durch eine kleine Umfrage den passendsten Termin ausfindig machen. Jeder Meeting Teilnehmer kann auf diese Weise seinen Favoriten unter einer Auswahl von Terminen und Uhrzeiten einreichen und als Ergebnis wird der Termin identifiziert, an dem die Verf\u00fcgbarkeit von allen am gr\u00f6\u00dften ist.
Eine weitere nicht zu untersch\u00e4tzende Frage ist, wie lange das Meeting dauern sollte. Hier liegt die Kunst darin, den Zeitrahmen weder zu kurz noch zu lang zu bestimmen. Zu kurz bedeutet, dass nicht alle zu besprechenden Themen in der vorgegebenen Zeit abgedeckt werden k\u00f6nnen und gegebenenfalls ein Folgetermin von N\u00f6ten ist. Ist der Zeitrahmen zu lang angesetzt, kann es passieren, dass die Zeit nicht produktiv genutzt wird. Da Kalender von vielen meist mit Terminen \u00fcberquellen und auch Doppelbuchungen keine Seltenheit sind, ist es umso wichtiger die Frage nach dem \u201ewie lange\u201c nicht zu untersch\u00e4tzen. Hier gilt der Grundsatz „\u00dcbung macht den Meister“, denn nur durch die Erfahrung lernt man am besten abzusch\u00e4tzen, welche Zeitdauer wirklich ben\u00f6tigt wird.<\/p>

Wo?<\/strong>
Bei der Frage nach dem Wo der Besprechung beschr\u00e4nken wir uns auf die einfachen Kategorien Online und Offline Meeting. Soll die Besprechung in einem Meetingraum im Unternehmensb\u00fcro oder \u00fcber ein virtuelles Konferenz Tool online stattfinden. Die Antwort auf diese Frage steht meist in direkter Korrelation zu der Frage der Meeting Teilnehmer. Ist es allen Beteiligten m\u00f6glich, pers\u00f6nlich vor Ort in einem Besprechungsraum anwesend zu sein? Wenn die Teilnehmer an unterschiedlichen Standorten oder sogar in unterschiedlichen L\u00e4ndern sitzen, ist die Entscheidung leicht getroffen. Falls es jedoch m\u00f6glich ist und es keine besonderen Umst\u00e4nde verhindern, ist die beste Wahl ein offline Meeting, bei dem sich alle Teilnehmer physisch begegnen. Das Erlebnis eines \u201ereal-life\u201c Meetings kann (noch) in keiner Weise virtuell ersetzt werden.<\/p>

\"Online<\/p>

Checkliste f\u00fcr erfolgreiche Meetings, von der gr\u00fcndlichen Vorbereitung \u00fcber die Durchf\u00fchrung, bis hin zur strukturierten Nachbereitung<\/p>

Reaktion auf die Meeting Einladung<\/strong>
Nach dem Versenden der Termineinladung liegt der Ball beim Eingeladenen. Die Einladung wird durchgelesen, verstanden und bei eventuellen Unklarheiten beim Organisator nachgefragt. Eine Reaktion auf die Meeting Einladung entspricht einer Entscheidung f\u00fcr oder gegen die Teilnahme an der Besprechung und wird dem Organisator als Feedback gemeldet. Hierbei sind auf Seiten des Eingeladenen folgende Fragen ehrlich zu beantworten:<\/p>