{"id":1365,"date":"2020-10-06T13:33:06","date_gmt":"2020-10-06T13:33:06","guid":{"rendered":"https:\/\/digatus.com\/2020\/10\/06\/zeiterfassung-per-chatbot-in-microsoft-teams\/"},"modified":"2026-05-20T10:39:33","modified_gmt":"2026-05-20T08:39:33","slug":"zeiterfassung-per-chatbot-in-microsoft-teams","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digatus.com\/de\/zeiterfassung-per-chatbot-in-microsoft-teams\/","title":{"rendered":"Zeiterfassung per Chatbot in Microsoft Teams"},"content":{"rendered":"\t\t
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Zu einer Gruppe der virtuellen Assistenten geh\u00f6ren die sogenannten Chatbots, welche dem Nutzer Informationen auf Anfrage sammeln, liefern oder sogar auswerten. Mit Hilfe von Chatbot Builder Tools, wie SDKs oder fertigen Bot Templates k\u00f6nnen Unternehmen sich sehr schnell ihren eigenen Bot, mit den von ihnen gew\u00fcnschten Funktionen bauen.<\/p>

Auch wenn Chatbots mittlerweile viele Funktionen bieten und Firmen einen echten Mehrwert liefern k\u00f6nnen, haben sie jedoch auch ihre Grenzen. Nicht jedes Problem kann bzw. sollte mit Hilfe von Chatbots gel\u00f6st werden. Um nun beurteilen zu k\u00f6nnen, wann es sinnvoll ist ein Problem durch einen Chatbot zu l\u00f6sen, ist es n\u00f6tig sich den Entwicklungsprozess genauer anzuschauen.<\/p>

Arten von Chatbots<\/h5>

Chatbots werden in zwei gro\u00dfe Sparten unterteilt. Dazu geh\u00f6ren zum einen die regelbasierten Chatbots und zum anderen intelligente Chatbots. Regelbasierte Chatbots verlaufen immer nach dem gleichen Muster. Der Nutzer wird mit Hilfe der vorprogrammierten Dialoge durch eine Unterhaltung oder einen Prozess gef\u00fchrt und hat wenig Spielraum andere Wege in der Konversation einzuschlagen, da der Bot meist nur auf die ihm einprogrammierten Themen eine Antwort parat hat. Zus\u00e4tzlich unterscheidet man bei regelbasierten Chatbots zwischen proaktiven & reaktiven Chatbots. Proaktive Chatbots warten nicht auf Input des Nutzers, sondern schicken unabh\u00e4ngige Informationen in geregelten Abst\u00e4nden, beispielsweise der WhatsApp Bot von Urlaubspiraten oder Newsletter einiger Firmen. Reaktive Chatbots hingegen warten zun\u00e4chst auf eine Eingabe des Nutzers und starten je nach Eingabe einen bestimmten Dialog oder Prozess, den sie mit durchgehender Interaktion mit dem Nutzer durchf\u00fchren.<\/p>

Der intelligente Chatbot hingegen wird mit Hilfe von Machine Learning immer schlauer und versucht m\u00f6glichst menschlich auf Antworten zu reagieren. Das hat den Vorteil, dass der Nutzer nicht an der Hand gef\u00fchrt werden muss. Er ben\u00f6tigt meist keine Einarbeitungszeit, da der Bot versucht, mit \u00e4hnlichem Input auf dasselbe Ergebnis zu kommen und somit die f\u00fcr den Nutzer passende Antwort zu geben. Nat\u00fcrlich ist er je nach Datenquelle zu Beginn nicht so effektiv und ben\u00f6tigt eine gro\u00dfe Datenmenge, auf die er zur\u00fcckgreifen kann, um m\u00f6glichst viele S\u00e4tze und Zusammenh\u00e4nge richtig zu interpretieren. Aus diesem Grund nimmt man f\u00fcr einfache und pr\u00e4zise Aufgaben meist den regelbasierten Chatbot, da er schneller und kosteng\u00fcnstiger implementiert werden kann. Intelligente Chatbots werden z.B. eher f\u00fcr Kundensupport verwendet, da kein Kunde sein Problem gleich schildert aber die L\u00f6sungsans\u00e4tze sich dennoch sehr \u00e4hneln. Unterschiedliche Nutzer mit unterschiedlichen Problemen w\u00fcrden regelbasierte Chatbots \u00fcberfordern oder die Kundenzufriedenheit schm\u00e4lern, da sie weniger flexibel sind.<\/p>

Motivation und Themenfindung<\/h5>

Das Thema virtuelle Assistenten, vor allem Chatbots, hatte mich bereits seit l\u00e4ngerem interessiert und ich wollte schon immer mal meinen eigenen Chatbot erstellen. So habe ich beschlossen, einen Chatbot f\u00fcr die kurz vor Beginn meiner Bachelorarbeit eingef\u00fchrte Kollaborationssoftware Microsoft Teams zu entwickeln. Nach langer \u00dcberlegung erarbeiteten meine Kollegen und ich einen praxisnahen Anwendungsfall, der uns als Softwareentwickler in unserer t\u00e4glichen Arbeit unterst\u00fctzen und das Thema meiner Bachelorarbeit werden sollte.<\/p>

Um unsere Projekte richtig zu koordinieren und den \u00dcberblick \u00fcber den Fortschritt zu behalten, nutzen wir die Taskmanagement Software Teamwork Projects. Teamwork bietet verschiedene Funktionen und \u00dcbersichten, um verschiedene Entwicklungsmethoden, wie z.B. Scrum oder Kanban abzubilden. Dabei hat jedes Teammitglied die M\u00f6glichkeit, neue Tasks zu erstellen und zu gruppieren.<\/p>

Um eine m\u00f6glichst hohe Transparenz zu erreichen, hat auch jeder Kunde Zugriff auf die f\u00fcr ihn angelegten Projekte und kann so den Fortschritt und die damit verbundenen Aufw\u00e4nde jederzeit abrufen. Zus\u00e4tzlich werden die gebuchten Zeiten im eigens erstellten Timemanagement-Tool hinterlegt. Anhand dieser Daten kann die HR (=Human Resources) Abteilung Abrechnungen erstellen und hat eine bessere \u00dcbersicht f\u00fcr die Ressourcenplanung. Das Buchen von Projektzeiten wird daher zu einem etwas aufw\u00e4ndigeren Prozess und kostet den Entwickler wertvolle Zeit, welche im eigentlichen Projekt fehlt.<\/p>

In meiner Bachelorarbeit soll nun mit Hilfe des sogenannten Microsoft Bot Framework, ein Chatbot entwickelt werden, welcher mittels m\u00f6glichst wenig Inputs vom Nutzer die gew\u00fcnschten Zeiten in Teamwork, sowie im hauseigenen Timemanagement-Tool erstellt und speichert. Zus\u00e4tzlich sollen im Laufe der Entwicklung M\u00f6glichkeiten und Grenzen von Chatbots herausgearbeitet werden, um mit den daraus resultierenden Erfahrungen weitere Chancen zur Prozessoptimierung zu erkennen.<\/p>

Das Microsoft Bot Framework<\/h5>

Das Microsoft Bot Framework SDK bietet Tools und Funktionen zum Entwickeln eigener Chatbot Services, welche auf bestimmte Aktivit\u00e4ten in einem oder mehreren Chats reagieren. Mittels sogenannter Bot Adapter lassen sich verschiedene Bot Services in verschiedenen Kollaborationssoftwares einbinden.<\/p>

\"MS<\/p>

Quelle: https:\/\/azure.microsoft.com\/de-de\/services\/bot-service\/<\/p>

Jeder Bot Adapter kommuniziert mit mindestens einem Bot, indem er jede Aktivit\u00e4t, wie z.B. eine Nachricht oder das Hinzuf\u00fcgen eines Nutzers in einem Kanal, als Event an den Bot weiterleitet. Diese Events kann der Entwickler im Service abfangen und dem Bot vorgeben, wie er auf bestimmte Events reagieren soll.<\/p>

Ergebnis meiner Arbeit<\/h5>

Bei meinem Bot habe ich mich f\u00fcr einen regelbasierten reaktiven Chatbot entschieden, da der Nutzer zun\u00e4chst ausw\u00e4hlen muss, f\u00fcr welches System er einen Zeiteintrag erstellen m\u00f6chte und im folgenden Prozess verschiedene, genau definierte Eingaben t\u00e4tigen muss. Daher ist es n\u00f6tig den Nutzer Schritt f\u00fcr Schritt durch den Dialog zu f\u00fchren und ihn gezielt nach den Informationen zu fragen, die der Bot f\u00fcr das Erstellen der Eintr\u00e4ge ben\u00f6tigt.<\/p>

Der fertige Chatbot ist nun in der Lage, den Nutzer in beiden Systemen zu authentifizieren und anschlie\u00dfend zu fragen, in welchem System er Zeit buchen m\u00f6chte. Im Falle eines Ticket Systems wie Teamwork, wird dem Nutzer eine Auswahl an ihm zugeteilten Tickets vorgeschlagen. F\u00fcr jedes Ticket kann nun in einer einzigen \u00dcbersicht angegeben werden, in welchem Zeitraum gearbeitet und was in der Zeit erledigt wurde. Danach werden die Daten automatisch auf die ausgew\u00e4hlten Tickets in Teamwork gebucht und im digatus Timemanagement-Tool zusammengefasst. So kann der Nutzer direkt im Teams Chat seine Zeiten buchen, ohne den Browser zu \u00f6ffnen.<\/p>

\"Bot
Der Bot und sein Service werden in Azure gehostet. Dies hat den Vorteil, dass die Konfiguration und der Bereitstellungsprozess durch die tiefe Integration der Entwicklungsumgebung und der Services um ein vielfaches schneller und einfacher als \u00fcblich abl\u00e4uft. Neben der Registrierung in Microsoft Teams kann der Bot auch f\u00fcr weitere Plattformen wie z.B. Slack angemeldet werden, um hier dem Nutzer eine h\u00f6here Flexibilit\u00e4t in der Toolauswahl anzubieten. Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Zugriff auf unser Active Directory, um den Nutzer anhand seiner Login Daten schnell und einfach zu authentifizieren, bevor der eigentliche Zeitbuchungsprozess beginnt. Zum Schluss werden mit Hilfe von Azure Application Insights verschiedenste Telemetrie Daten rund um Fehler, Leistung und Benutzerfreundlichkeit der App gesammelt und ausgewertet. So k\u00f6nnen Fehler schneller erkannt werden oder die Performance optimiert werden.<\/p>

Fazit<\/h5>

Der Hype um Chatbots ist nun seit ca. 5 Jahren im Gange und obwohl man an manchen Stellen den Boden der Tatsache erreicht hat und merkt, dass Chatbots nicht immer einen sinnvollen Verwendungszweck haben, werden sie dennoch in verschiedensten Sparten erfolgreich eingesetzt \u2013 ob im Kundensupport oder in der Automatisierung des Eigenheims mit Alexa & Google Home. Vor allem Facebook und WhatsApp setzen immer mehr auf die virtuellen Assistenten, so auch im Bereich Bildung. Mithilfe von WhatsApp Education Bots k\u00f6nnen Menschen in L\u00e4ndern mit sehr schlechter Netzabdeckung t\u00e4glich lernen und ihren Bildungsstand erweitern. Jedoch haben Chatbots im Bereich der k\u00fcnstlichen Intelligenz noch einiges zu erlernen und man betrachtet ihre F\u00e4higkeiten stand heute eher noch ern\u00fcchternd. Der Gedanke, eine nat\u00fcrliche Unterhaltung zwischen Mensch und Maschine zu f\u00fchren, scheint noch ein langer Weg.<\/p>

Die erfolgreiche Integration meines Chatbots spart meinen Kollegen und mir nun t\u00e4glich ein paar Minuten wertvolle Arbeitszeit und wurde von den Kollegen sehr gut angenommen. Pers\u00f6nlich konnte ich am Ende meiner Bachelorarbeit nicht nur zahlreiche Erfahrungen in Azure und dem Microsoft Bot Framework sammeln, sondern habe auch viel \u00fcber die verschiedenen Arten von Chatbots und deren Verwendungszweck gelernt. Dazu kommen neue Kenntnisse in dem Web Framework ASP. NET, sowie die Programmiersprache C#.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Ein wichtiger Teil der heutigen Digitalisierung ist das Automatisieren von sich wiederholenden Prozessen, um so mehr Zeit f\u00fcr Projekt- oder interne Aufgaben zur Verf\u00fcgung zu haben. Verk\u00fcrzte Projektzyklen und meist knappe Ressourcen machen Zeit zur Mangelware. Um dies bewerkstelligen zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen m\u00f6glichst viele Prozesse oder Routinearbeiten automatisiert ablaufen. Ein starker Trend der letzten Jahre ist die Verwendung von virtuellen Assistenten, die bestimmte Arbeitsroutinen \u00fcbernehmen, die zus\u00e4tzlich zum Tagesgesch\u00e4ft anfallen.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":1367,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[95],"tags":[82,75],"class_list":["post-1365","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-artikel","tag-microsoft-teams","tag-softwareentwicklung"],"yoast_head":"\nZeiterfassung per Chatbot in Microsoft Teams<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Automatisierung von Routinearbeiten mit Hilfe von Chatbots - ein praxisnahes Projekt dem sich unser Entwickler in seiner Bachelorarbeit gewidmet hat.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/digatus.com\/de\/zeiterfassung-per-chatbot-in-microsoft-teams\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Zeiterfassung per Chatbot in Microsoft Teams\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Praxisnahe Aufgabenstellungen im Rahmen des Studiums, welche den Kollegen auch noch die Arbeit erleichtert? 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