Scénario : Migration de messagerie électronique

Dans de nombreuses cessions partielles, une migration de messagerie électronique doit être effectuée dans le cadre de la séparation de la société mère. Les données telles que les courriels, les entrées de calendrier, les contacts, les notes, etc. sont transférées du système de messagerie du côté du vendeur vers le système de messagerie de l’entité cédée. Pour la migration vers le cloud Microsoft 365, différents scénarios sont envisagés.

Migration de locataire à locataire :

Dans de nombreux cas, Microsoft 365 est déjà utilisé du côté du vendeur sous diverses formes. Afin de séparer les données, celles-ci doivent être transférées au sein du cloud Microsoft du locataire (tenant) de l’entité cédante vers un nouveau locataire. Comme Microsoft n’a initialement pas fourni ses propres outils pour la migration des données, il a fallu recourir à des outils tiers. On peut citer par exemple : Power365 de BinaryTree ou MigrationWiz de BitTitan, qui ont déjà été utilisés avec succès dans des projets de cession partielle de digatus. Des frais de licence par utilisateur doivent être payés pour ces outils. S’y ajoutent parfois des coûts pour une gamme de services étendue, comme par exemple les migrations OneDrive ou SharePoint.

Entre-temps, les spécialistes Fast Track de Microsoft eux-mêmes apportent également leur soutien à la migration des données. Toutefois, ce support n’est disponible qu’à partir d’une commande minimale de 500 licences. Avec l’aide des outils de migration, il est possible d’effectuer la transition des données en grande partie en arrière-plan, car la synchronisation des données peut commencer plusieurs semaines avant la date effective de la migration. Peu avant la date de migration, les dernières données sont synchronisées et l’accès à la nouvelle boîte aux lettres est activé. D’après notre expérience, il est judicieux d’effectuer la synchronisation finale des données pendant les périodes de faible activité, par exemple le week-end.
Le grand avantage de la migration de locataire à locataire est que les données sont déjà présentes dans le cloud Microsoft et n’ont plus besoin d’être transférées d’un serveur local vers le cloud via une connexion Internet. L’impact sur les utilisateurs est très faible dans ce scénario.

Serveur Exchange local – Exchange Online

Les serveurs Exchange locaux avec différentes versions sont encore largement répandus. Dans ce cas, la transition vers le service de messagerie cloud de Microsoft (Exchange Online) est un peu plus complexe. Comme les données des boîtes aux lettres sont stockées localement dans un ou plusieurs centres de données, elles doivent d’abord être téléchargées vers le cloud via une connexion Internet. Selon la taille des boîtes aux lettres à migrer, des goulots d’étranglement de bande passante peuvent survenir lors du transfert de données. Cela implique soit que la migration des boîtes aux lettres doit être effectuée en plusieurs phases, soit que les utilisateurs commencent avec des boîtes aux lettres vides dans un premier temps et que les données ne sont transférées que progressivement.

Non-Microsoft (par exemple GSuite, Notes)

Des exigences particulières s’appliquent lors de la migration de systèmes de messagerie d’autres fabricants tels que GSuite de Google ou Notes de HCL. Dans un tel cas, nous collaborons avec des entreprises spécialisées, car parfois des services supplémentaires comme des flux de travail doivent également être migrés.
Une autre possibilité consiste à fournir aux utilisateurs des boîtes aux lettres vides. Dans ce cas, les données des anciens systèmes devraient soit être archivées et rendues accessibles aux utilisateurs, soit être migrées par l’utilisateur lui-même.

Solutions Microsoft 365 dans le cadre de scénarios de cession partielle

Scénario : OneDrive

Si Onedrive est utilisé dans le cadre de la suite Microsoft 365, les données doivent également être migrées ici. Il existe différentes options pour la migration des données : pour un grand nombre d’utilisateurs, l’utilisation d’outils tiers (voir Migration de messagerie) est judicieuse. Pour 50 utilisateurs ou moins, il peut être pertinent dans certains cas de laisser l’utilisateur effectuer lui-même la migration des données. Il s’est avéré utile de fournir des instructions appropriées et de mettre en place une structure de support adéquate, par exemple un numéro de hotline spécial pour l’assistance à la migration.

Scénario : Microsoft Teams

Entretemps, Microsoft Teams s’est également de plus en plus répandu dans les entreprises. Il s’agit d’un hub numérique qui réunit les échanges, les contenus, les tâches assignées et les applications en un seul endroit et est déjà intégré dans la suite Microsoft 365. Avec la propagation croissante de l’application, des solutions doivent également être élaborées pour les scénarios de Carve-Out afin de séparer et finalement de migrer les données de la cible. Il est important de savoir que, par exemple, les données de chat ne peuvent pas être migrées. Il est toutefois possible de migrer des équipes individuelles et leurs données associées. Cependant, comme il est long, compliqué et donc coûteux de séparer les données entre le vendeur et la cible, il est généralement judicieux dans les projets de Carve-out de ne pas migrer ces données de manière centralisée et de commencer plutôt avec une nouvelle configuration vide.

L’utilisation de Teams pour la téléphonie ajoute une complexité supplémentaire aux projets de migration. En principe, il est possible de connecter Teams à un système téléphonique ou d’utiliser la fonctionnalité Cloud PBX de Microsoft.

Si Teams est connecté à un système téléphonique, d’autres dépendances apparaissent (par exemple, le portage des numéros de téléphone, les solutions de centre de contact, les transferts d’appels, les commutations de groupe, etc.), ce qui augmente considérablement la complexité. Il est donc judicieux de considérer la transition de la téléphonie comme un sous-projet distinct et, si possible, de la reporter à une date ultérieure.

Si la fonctionnalité Microsoft Cloud PBX est déjà utilisée, il faut clarifier avec le côté vendeur si les numéros de téléphone peuvent être repris ou s’il est nécessaire d’attribuer de nouveaux numéros. Dans certains cas, il est judicieux de commencer directement avec de nouveaux numéros de téléphone, ce qui simplifie également considérablement le processus de transition.

Scénario : Sharepoint, Yammer, Planner, OneNote, PowerBI, etc.

Dans le cadre de la suite Microsoft 365, une multitude d’autres services sont proposés, tels que Sharepoint, Yammer, Planner, OneNote, PowerBI, etc. Tous ces services nécessitent leurs propres stratégies et approches et doivent être considérés individuellement. Une analyse plus approfondie dépasserait le cadre de cet article.

Scénario : Rebranding

Il n’est pas rare que dans le cadre d’un projet de Carve-Out, l’entreprise cible soit également rebaptisée, car lors de la séparation de la société mère, une nouvelle entreprise est créée qui se présente sur le marché avec sa propre identité. Dans le cadre de nos projets de Carve-Out IT, nous avons par exemple accompagné le Gemini Rail Group ainsi que GRANOVIT SA dans ce processus. Un élément fondamental d’un tel rebranding est la modification des adresses e-mail. Cette activité peut être facilement combinée avec la migration du système de messagerie. Là encore, il existe une multitude de cas différents, qui dépendent principalement de l’accord conclu avec la société mère pour l’utilisation des anciennes adresses e-mail. Par exemple, il est possible que :

• une redirection de l’ancienne vers la nouvelle adresse e-mail soit mise en place
• un répondeur automatique soit activé, qui répond automatiquement aux messages entrants avec un texte prédéfini
• ou que l’ancienne adresse e-mail continue d’être utilisée dans le nouveau système de messagerie

Dans tous les cas décrits, un soutien pour la configuration par l’unité cédante est absolument nécessaire. En outre, il faut veiller à ce que le nouveau domaine soit réservé à temps et qu’il soit possible de le gérer. [/artikel_text][artikel_text headline= »Herausforderungen »]

Les défis décrits ci-après s’appliquent à tous les scénarios.
En premier lieu, il convient de mentionner la qualité des données fournies. Sans une base de données appropriée, une migration réussie n’est pas envisageable. Il est crucial d’identifier les utilisateurs et leurs comptes associés, et de les attribuer sans ambiguïté à la cible. Ce n’est qu’ainsi qu’il sera possible de migrer les données correctes.
Le volume de données précédemment mentionné ne doit pas non plus être négligé. Lors d’une migration vers le cloud, le transfert de données s’effectue toujours via une connexion Internet. Celle-ci doit être dimensionnée de manière adéquate afin de pouvoir transférer la quantité de données dans un laps de temps aussi court que possible. Il n’est pas rare que les volumes de données atteignent plusieurs téraoctets.
Un défi supplémentaire réside dans le soutien fourni par le vendeur. Celui-ci est impératif, d’une part pour mettre à disposition les données, et d’autre part pour apporter des modifications à la configuration existante, par exemple l’ajustement du routage des courriels, la suppression des anciennes adresses électroniques, la mise en place de redirections, etc. Idéalement, ces prestations de soutien sont définies dans un Transitional Service Agreement (TSA) conclu entre le vendeur et l’acheteur.

Conclusion

Fréquemment, après un carve-out réussi, les entreprises deviennent nettement plus petites et surtout plus dynamiques lorsqu’elles sont extraites des structures complexes du groupe et de son environnement informatique. L’utilisation de Microsoft 365 peut les aider à agir de manière flexible et rapide, car elle offre à la fois la stabilité et la sécurité nécessaires, tout en étant facilement évolutive en cas de besoin. Grâce à cette adaptabilité aux évolutions de l’entreprise, Microsoft 365 se révèle être une solution appropriée dans le cadre des carve-outs.