Qu’il s’agisse d’une réunion hors ligne classique dans une salle de réunion au bureau ou d’une réunion virtuelle à l’aide d’outils tels que Teams, Zoom, Skype for Business, Google Meet et autres, l’approche fondamentale est toujours la même.

Une préparation minutieuse de la réunion

Dès que le but et l’occasion d’une réunion sont clairs, la préparation commence. Cela signifie qu’une invitation à la réunion est créée et envoyée aux participants. Il est important que toutes les informations dont un participant à la réunion a besoin soient incluses dans cette invitation. Il est donc recommandé de réfléchir à l’avance avant de l’envoyer.

Qui ?
Le nombre de participants à une réunion semble d’abord être une décision simple. Souvent, dans le cadre d’une autre occasion, il a déjà été convenu quels participants sont nécessaires. Néanmoins, il vaut la peine de réfléchir attentivement à qui profite de cette réunion et de ses informations, qui souhaite ou devrait présenter quelque chose et quelles personnes sont nécessaires pour une discussion productive. Sinon, il peut arriver que trop de personnes soient invitées ou que des décideurs ou des contributeurs importants soient absents et ne soient donc pas inclus. Lors de la réflexion sur le nombre de participants, il vaut également la peine de prendre en compte la soi-disant règle des deux pizzas de Jeff Bezos. Celle-ci stipule que les personnes participant à une réunion devraient être rassasiées par un maximum de deux pizzas. Si l’on part de pizzas américaines, alors au plus huit personnes devraient participer à une réunion afin de la mener de manière aussi productive et axée sur les solutions que possible.

Quoi ?
Nous supposons que le but et l’objectif de la réunion sont connus de l’organisateur à cette étape. Mais le défi consiste maintenant à résumer l’occasion pour le texte de l’invitation et le titre.
Le titre de la réunion doit être significatif, de sorte que la simple lecture du titre dans l’aperçu du calendrier indique clairement de quoi il s’agit dans cette réunion. Il est également utile de commencer le titre par le nom du projet, du groupe de travail ou du thème général. Cela pourrait ressembler à ceci : « Projet XYZ – Planification budgétaire »
La prochaine attention se porte sur le texte de l’invitation. Souvent, on y prête peu d’attention et il est parfois même complètement omis. Pourtant, c’est une bonne occasion de présenter les objectifs principaux de la réunion, de définir un ordre du jour et de donner à chaque participant un résumé clair de la réunion à venir. Ceci est particulièrement utile pour impliquer les personnes qui n’étaient pas impliquées auparavant et pour clarifier les attentes de la réunion pour tous les participants.
En conséquence, l’invitation doit donc contenir un ordre du jour ainsi qu’un résumé du but et de l’objectif de la réunion.

Quand et combien de temps ?
La prochaine question qui se pose lors de la préparation d’une réunion est de savoir quand elle doit avoir lieu et combien de temps elle doit durer.
La question du quand est souvent déjà définie grossièrement ou précisément par des discussions précédentes et coordonnée entre les participants. Cependant, si aucune date exacte n’a encore été fixée, il est utile d’utiliser la fonction « Assistant de planification », qui est généralement activée pour les participants de la même organisation. De cette façon, vous obtenez un aperçu des créneaux horaires disponibles dans les calendriers des personnes invitées. Une alternative à cela est offerte par diverses extensions pour les applications de calendrier, qui identifient la date la plus appropriée au moyen d’un petit sondage. Chaque participant à la réunion peut ainsi soumettre son favori parmi une sélection de dates et d’heures et le résultat est la date à laquelle la disponibilité de tous est la plus grande.
Une autre question à ne pas sous-estimer est de savoir combien de temps la réunion devrait durer. Ici, l’art consiste à ne pas déterminer le délai trop court ni trop long. Trop court signifie que tous les sujets à discuter ne peuvent pas être couverts dans le temps imparti et qu’un rendez-vous de suivi est nécessaire. Si le délai est trop long, il peut arriver que le temps ne soit pas utilisé de manière productive. Étant donné que les calendriers de beaucoup sont généralement remplis de rendez-vous et que les doubles réservations ne sont pas rares, il est d’autant plus important de ne pas sous-estimer la question du « combien de temps ». Ici, le principe est « c’est en forgeant qu’on devient forgeron », car ce n’est que par l’expérience que l’on apprend le mieux à estimer le temps réellement nécessaire.

Où ?
En ce qui concerne la question du où de la réunion, nous nous limitons aux catégories simples de réunion en ligne et hors ligne. La réunion doit-elle avoir lieu dans une salle de réunion au bureau de l’entreprise ou en ligne via un outil de conférence virtuel ? La réponse à cette question est généralement en corrélation directe avec la question des participants à la réunion. Est-il possible pour tous les participants d’être présents en personne dans une salle de réunion ? Si les participants sont situés à différents endroits ou même dans différents pays, la décision est facile à prendre. Cependant, s’il est possible et qu’aucune circonstance particulière ne l’empêche, le meilleur choix est une réunion hors ligne où tous les participants se rencontrent physiquement. L’expérience d’une réunion « réelle » ne peut (toujours) être remplacée virtuellement d’aucune manière.

Liste de contrôle pour des réunions réussies, de la préparation minutieuse au suivi structuré, en passant par le déroulement

Réaction à l’invitation à la réunion
Après l’envoi de l’invitation à la réunion, la balle est dans le camp de l’invité. L’invitation est lue, comprise et, en cas d’incertitudes, des questions sont posées à l’organisateur. Une réaction à l’invitation à la réunion correspond à une décision pour ou contre la participation à la réunion et est signalée à l’organisateur comme un retour d’information. Les questions suivantes doivent être répondues honnêtement par l’invité :

• Suis-je disponible à la date indiquée ?
• Suis-je le bon interlocuteur pour ce sujet ?
• Puis-je apporter une contribution ?
• Les informations à discuter sont-elles pertinentes pour moi ?

Préparation individuelle de chaque participant
Après l’acceptation de la réunion, chaque participant doit se préparer individuellement à la date. Cela comprend, par exemple, la consultation préalable des documents pertinents, la création de présentations, la réponse à des sondages ainsi que la prise de notes sur les incertitudes et les points ouverts afin de les clarifier lors de la réunion. Il est important que les documents nécessaires soient mis à la disposition des participants à l’avance et qu’il soit clairement communiqué ce qu’il faut en faire. Chaque participant à la réunion doit être conscient des préparatifs qu’il doit faire à l’avance et des documents et outils qu’il doit apporter à la réunion.

Vérification de l’état de préparation juste avant la réunion
Peu de temps avant une réunion, il est judicieux d’effectuer une brève vérification. Cela commence par la configuration et la vérification de la fonctionnalité des outils électroniques tels que les écouteurs, le microphone, le projecteur, la caméra jusqu’à la préparation mentale sur le sujet qui est maintenant discuté.

Le déroulement structuré de la réunion

Maintenant, on peut commencer. Toutes les préparations sont terminées. Le déroulement d’une réunion structurée peut commencer.
Le déroulement peut être divisé grossièrement en trois parties, l’introduction, la partie principale et la conclusion. De plus, il existe des aspects généraux qui sont pertinents pendant toute la réunion.

Généralement :
Comme déjà mentionné dans notre premier article sur le thème de la réunion, le respect de l’étiquette de la réunion est souvent plus décisif pour une réunion réussie que l’utilisation des bons outils. Pour toute la réunion, qu’il s’agisse d’une réunion hors ligne ou en ligne, il est important de respecter les règles de communication générales afin d’obtenir des discussions productives et des solutions constructives. [/artikel_text][artikel_text headline= »Intro »]

Accueil et présentation
Dans un cercle de participants où les personnes ne se connaissent pas encore, la réunion commence non seulement par un accueil, mais aussi par un bref tour de présentation. La réservation de quelques minutes pour des discussions informelles entre les participants peut aider à créer une atmosphère plus détendue. L’utilisation de ce que l’on appelle des brise-glace est également très utile. Grâce à une question qui n’a rien à voir avec le thème de la réunion, les personnes peuvent être sorties de leurs pensées, tâches, réunions précédentes et ramenées dans l’ici et maintenant. Nous avons déjà compilé quelques exemples de brise-glace avec une portée et une intention différentes à essayer. Il convient de noter que cette partie de la réunion est incluse dans le temps de réunion et que la durée réelle n’est pas perdue de vue.

Partie principale

Ordre du jour de la réunion
Avant que les exposés, les discussions, les présentations proprement dits ne puissent commencer, il est judicieux de résumer brièvement le but de la réunion. C’est le plus simple lorsque l’ordre du jour est passé en revue et que les questions générales sont répondues : Quel est le but de la réunion ? De quoi voulons-nous discuter ? Qu’est-ce qui est attendu ? À quoi ressemble idéalement le résultat ?

Notes de la réunion
Afin que les notes ou le procès-verbal de la réunion puissent être mis à la disposition de tous après la réunion, il faut déterminer qui en est la personne responsable.
Une option judicieuse consiste à rendre la transcription électronique en direct visible pour tous les participants pendant la réunion en partageant l’écran via le partage d’écran ou le projecteur.

Conclusion

Résumé & perspectives
Idéalement, la réunion se termine par un bref résumé. Celui-ci contient les aspects qui ont été discutés et sur lesquels on s’est (pas) mis d’accord.
Les perspectives, ce qui est prévu ensuite et comment le sujet correspondant sera traité, appartiennent également à cet endroit. Cela peut être résumé sous la rubrique « prochaines étapes ». Celle-ci contient généralement les tâches qui ont été identifiées pendant la réunion et qui en résultent.

Un suivi attentif

Envoi des notes & mise à disposition des documents
Afin de garantir un suivi des sujets discutés, les notes de la réunion sont envoyées à tous les participants à la réunion sous forme de procès-verbal. Alternativement, celui-ci est déposé dans un endroit central auquel chacun a accès, comme par exemple sur une page SharePoint pour l’équipe. De plus, tous les autres documents doivent également être partagés, comme par exemple les présentations montrées. Le procès-verbal et les documents associés servent de documentation de la réunion, pour consulter toutes les informations sur le sujet discuté, mais aussi par exemple pour s’y rattacher lors de futures réunions.

Attribution des tâches
De plus, toutes les tâches et les prochaines étapes qui ont été identifiées et sur lesquelles on s’est mis d’accord doivent être réparties. Celles-ci peuvent par exemple être incluses dans les « Meeting Minutes » – le procès-verbal.
Si les participants à la réunion utilisent un outil de gestion de projet commun pour gérer les tâches de l’équipe, les tâches de la réunion peuvent être saisies directement là. Un avantage ici est que les tâches peuvent être attribuées aux personnes responsables en même temps et qu’une notification automatique est éventuellement envoyée.

Réunion de suivi
Après la réunion, c’est avant la réunion ou, en d’autres termes, le processus de réunion recommence. Si une réunion de suivi est nécessaire pour discuter des points ouverts et non clarifiés lors d’un autre tour ou si de nouveaux sujets en ont été identifiés, cela est maintenant organisé et la préparation commence.

Conclusion

Une réunion réussie et structurée qui crée de la valeur veut être bien préparée. La préparation est la base d’un déroulement productif et structuré et ne doit donc pas être sous-estimée. Ceci n’est pas seulement valable pour l’organisateur, mais pour tous les participants. Plus chacun se penche sur le sujet à l’avance, plus la réunion elle-même est productive.