Dispositif de signalement interne conformément à la loi HinSchG

Notre dispositif de signalement interne

Notre entreprise accorde une importance capitale à la protection et au bien-être de nos collaboratrices et collaborateurs, de notre clientèle ainsi que de nos fournisseurs et sous-traitants. Parallèlement, nous sommes pleinement conscients de notre responsabilité sociétale. C’est pourquoi il nous importe de nous conformer en tout temps et de manière exhaustive aux exigences légales imposées à notre entreprise.

Les éventuelles irrégularités sont détectées d’autant plus rapidement que de nombreuses personnes suivent attentivement nos processus de travail. Il est alors crucial que nous recevions effectivement des signalements concernant les problèmes correspondants. Nous souhaitons donc proposer un moyen simple de nous transmettre des informations sur d’éventuelles infractions.

Qui peut effectuer un signalement ?

À cette fin, peuvent nous contacter via le lien ci-dessous

• Collaborateurs et anciens collaborateurs
• Candidat(e)s
• Fournisseurs et partenaires commerciaux
• Collaborateurs indépendants
• ainsi que toutes les autres personnes physiques qui, dans le cadre de leurs activités professionnelles, sont en contact avec notre entreprise

pour nous adresser un signalement.

Comment puis-je contacter le dispositif de signalement ?

Les signalements peuvent être soumis par écrit via les liens ci-dessous. Les signalements anonymes sont également possibles.

digatus it group AG : https://digatus-group.sicherhinweisen.de

digatus it consulting GmbH : https://digatus-it-consulting.sicherhinweisen.de

digatus technology GmbH : https://digatus-technology.sicherhinweisen.de

Si vous le souhaitez, vous pouvez également convenir d’un rendez-vous pour un entretien personnel avec notre dispositif de signalement par ce biais.

Que peut-on signaler ?

Le contenu d’un tel signalement peut concerner des actes illégaux réels ou possibles déterminés, mais aussi une omission illégale. Un exemple en est un acte interdit par le droit pénal. Un autre exemple est un acte passible d’une amende et dont l’interdiction sert à protéger les droits des employés. La condition préalable est que l’acte ou l’omission en question ait été commis dans le cadre d’une activité professionnelle, entrepreneuriale ou de service en relation avec notre entreprise et que le lanceur d’alerte ait connaissance de cette violation. Toutefois, il suffit également qu’un tel acte ou une telle omission soit très susceptible de se produire à l’avenir. De même, il suffit que le lanceur d’alerte – c’est-à-dire vous – ait des soupçons fondés quant à une telle violation.

Le contenu d’un signalement peut également porter sur la tentative de dissimulation de telles infractions, pour autant que l’auteur du signalement en ait connaissance ou qu’il ait des soupçons fondés concernant cette tentative.

Que se passe-t-il après mon signalement ?

Notre dispositif de signalement vous confirme la réception de votre message au plus tard dans les sept jours. Votre message est documenté, les enregistrements ou procès-verbaux nécessitent votre consentement. Ensuite, il est vérifié si votre message se rapporte à une infraction légale pertinente et s’il est fondé. Le cas échéant, le dispositif de signalement vous demandera des informations complémentaires. Dans tous les cas, il reste en contact avec vous. En outre, notre dispositif de signalement prend des mesures de suivi appropriées – cela peut signifier la clôture de la procédure par manque de preuves, mais aussi la conduite d’une enquête interne ou le transfert de la procédure à l’autorité compétente. En principe, vous recevrez au plus tard trois mois après la confirmation de la réception de votre message une communication sur les mesures de suivi prévues et déjà prises ainsi que sur les raisons de ces mesures. La documentation est en principe supprimée trois ans après la clôture de la procédure.

Comment suis-je protégé ?

Nous avons confié l’exploitation de notre service de signalement à une organisation indépendante. Celle-ci préserve votre identité, mais aussi l’identité de toutes les autres personnes que vous mentionnez dans votre signalement. La condition de votre protection est que les informations signalées concernent des violations qui entrent dans le champ d’application de la loi pour une meilleure protection des personnes signalant des violations (HinSchG).

La condition préalable à votre protection est que les informations signalées concernent des violations qui entrent dans le champ d’application de la loi pour une meilleure protection des personnes signalant des violations (HinSchG). Il suffit toutefois que vous ayez eu, au moment du signalement, des raisons suffisantes de penser que c’était le cas. L’identité des personnes mentionnées n’est en principe communiquée qu’aux personnes chargées de la réception des signalements ou de la prise de mesures de suivi, ainsi qu’aux personnes qui les assistent dans l’exécution de ces tâches. Votre identité est également protégée en ce qui concerne les circonstances qui permettent de remonter à votre identité. Des exceptions à la protection de l’identité s’appliquent par exemple dans les procédures pénales à la demande des autorités de poursuite pénale. L’accès aux signalements est par ailleurs limité.

La HinSchG, à laquelle notre service de signalement est conforme, prévoit également des mesures de protection pour les lanceurs d’alerte qui se sont adressés de manière appropriée au service de signalement. La condition préalable est que le lanceur d’alerte ait eu, au moment du signalement, des raisons suffisantes de croire que les informations qu’il a signalées étaient véridiques. En outre, il est nécessaire que les informations concernent des infractions relevant du champ d’application de la HinSchG. À cet égard, il suffit également que le lanceur d’alerte ait eu, au moment du signalement, des raisons suffisantes de croire que c’était le cas. Ces mesures de protection comprennent alors par exemple l’interdiction de représailles , c’est-à-dire, par exemple, l’interdiction d’un licenciement injustifié en réaction au signalement. Dans certaines conditions, ces mesures de protection s’appliquent également aux tiers.

En même temps, la HinSchG vous libère, pour les signalements adressés au service de signalement compétent, des obligations contractuelles et, de manière exhaustive, également des obligations légales de confidentialité et de secret. La condition préalable est que vous ayez eu des raisons suffisantes de croire que la divulgation du contenu des informations en question était nécessaire pour révéler une infraction. En outre, il est nécessaire qu’au moment du signalement, vous ayez eu des raisons suffisantes de croire que les informations que vous avez signalées étaient véridiques. Il est également nécessaire que les informations concernent des infractions relevant du champ d’application de la HinSchG, ou que vous ayez eu, au moment du signalement, des raisons suffisantes de croire que c’était le cas.

À qui puis-je encore m’adresser ?

La HinSchG prévoit que vous devriez privilégier un signalement au service de signalement interne, dans la mesure où il est possible de lutter efficacement contre la violation en interne et que vous ne craignez pas de représailles. Nous souhaitons également vous encourager vivement à vous adresser d’abord à notre service de signalement avec vos informations. En effet, les problèmes éventuels peuvent bien sûr être résolus beaucoup plus facilement s’ils nous sont connus le plus rapidement possible.

Parallèlement, vous êtes libre de vous adresser également à un service de signalement externe. Cela s’applique par exemple si une infraction signalée à notre service de signalement n’a pas été corrigée. Vous pouvez donc notamment signaler aux services de signalement externes tout ce que vous pourriez signaler à notre service de signalement. La procédure après transmission de votre message est essentiellement identique à celle de notre service de signalement pour les services de signalement externes.

Cependant, en ce qui concerne les mesures de suivi, le service de signalement externe n’a naturellement pas accès aux enquêtes internes. En revanche, il peut demander des informations complètes aux personnes concernées, dans la mesure où cela est nécessaire pour vérifier le bien-fondé de votre message. En principe, en plus d’une réponse dans un délai maximum de trois mois, vous recevrez également du service de signalement externe une notification du résultat des enquêtes déclenchées par votre signalement après leur conclusion complète. Le service de signalement externe peut toutefois clore la procédure pour des raisons mineures. Il peut également la clore si votre message concerne un fait pour lequel une procédure selon la HinSchG a déjà été conclue. La condition préalable est que votre message ne contienne pas de nouveaux faits et qu’aucune autre nouvelle circonstance ne justifie une autre procédure. En outre, en cas d’incompétence ou de surcharge, le service de signalement externe doit en principe transmettre votre message à l’autorité compétente pour l’élucidation, la prévention et la poursuite de l’infraction. Dans tous ces cas de transmission ou de clôture, le service de signalement externe vous en informe en conséquence.

Votre protection correspond dans tous les cas à celle décrite ci-dessus auprès d’un service de signalement externe.

Les services de signalement externes sont, entre autres :

• L’Autorité fédérale de surveillance des services financiers. Celle-ci est principalement responsable des signalements de violations du droit de supervision pour les banques, les prestataires de services financiers et les établissements de paiement. Vous trouverez de plus amples informations sur le point de contact externe auprès de l’Autorité fédérale de surveillance des services financiers ainsi que sur ses compétences spécifiques sur Autorité fédérale de surveillance des services financiers.
• L’Office fédéral des ententes. Celui-ci est principalement responsable des signalements de violations de l’interdiction des cartels allemande ou européenne ainsi que de l’interdiction allemande ou européenne d’abus de position dominante. Vous trouverez de plus amples informations sur le point de contact externe auprès de l’Office fédéral des ententes ainsi que sur ses compétences spécifiques sur Office fédéral des ententes.
• L’Office fédéral de la justice. Celui-ci est généralement responsable, entre autres, des signalements de violations du droit pénal, du droit des infractions administratives, du droit de la protection de l’environnement, du droit de la protection des consommateurs ou du droit de la protection des données personnelles, à moins que les autres points de contact externes ne soient exceptionnellement compétents en vertu des articles 20 ou 23 de la HinSchG. Vous trouverez de plus amples informations sur le point de contact externe auprès de l’Office fédéral de la justice ainsi que sur ses compétences spécifiques sur Office fédéral de la justice.

Vous pouvez contacter les points de contact externes au moins par téléphone ou par écrit. Dans certains cas, il est également possible de faire un signalement anonyme. Mais même auprès des points de contact externes, vous pouvez également prendre rendez-vous pour une rencontre personnelle. Les points de contact externes travaillent de manière indépendante sur le plan professionnel et séparément des points de contact internes.

Il convient de noter que pour certains cas, il peut également exister des procédures de signalement auprès d’organes, d’institutions et d’autres instances de l’Union européenne. Cela inclut les canaux de signalement de la Commission européenne, de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF ; https://fns.olaf.europa.eu/main_de.htm), de l’Agence européenne pour la sécurité maritime (EMSA), de l’Agence européenne de la sécurité aérienne (AESA), de l’Autorité européenne des marchés financiers (ESMA ; https://www.esma.europa.eu/investor-corner/make-complaint#whistleblowers) et de l’Agence européenne des médicaments (EMA).

Que dois-je faire si j’ai encore des questions ?

Bien entendu, nous ne pouvons pas vous exposer ici tous les détails des dispositions légales relatives aux services de signalement et aux procédures de signalement. De plus, les circonstances particulières du cas individuel sont souvent pertinentes, par exemple, toutes les actions ou omissions illégales ne relèvent pas du champ d’application de la HinSchG (§ 2 HinSchG). Parallèlement, il existe certains motifs d’exclusion pour l’application de la HinSchG (§ 5 HinSchG). De plus, certaines procédures de signalement spécifiques priment sur les procédures de signalement décrites précédemment au moyen des services de signalement internes ou externes (§ 4 al. 1 HinschG).

Si vous n’êtes donc pas sûr(e) de pouvoir signaler une violation dans votre cas spécifique, à qui vous pouvez adresser votre signalement ou ce qui se passerait après avoir contacté un point de contact, vous devriez, en cas de doute, consulter un avocat. Cependant, les points de contact externes offrent également des informations complètes et indépendantes ainsi que des conseils sur les recours existants et les procédures de protection contre les représailles.