En effet : les aiguillages décisifs pour le succès du projet sont posés au début. Ce qui dysfonctionne ici ne peut souvent plus être corrigé ou seulement de manière douloureuse. Car la règle de l’influençabilité décroissante s’applique : avant le début du projet, tant les coûts que les bénéfices prévus du projet sont encore influençables à 100%. Plus le projet avance, moins il est possible de revenir en arrière : la planification détaillée est finalement achevée, les acquisitions sont effectuées, l’équipe du projet a investi beaucoup de temps, les attentes sont élevées. Si le projet stagne ensuite, si les objectifs de délai et de coût sont largement dépassés, voire si un nouveau départ est nécessaire, les déceptions sont grandes et la réputation auprès des clients est menacée. Pour éviter d’en arriver là, voici cinq recommandations de digatus qui vous permettront de mettre votre projet sur la bonne voie dès le début.

Influençabilité des coûts au cours du projet (représentation modélisée)

1. Clarifiez le contexte du projet et les parties prenantes

Qui est le donneur d’ordre, qui est éventuellement le client externe ? Qui sont les utilisateurs, qui doit être impliqué en interne ou en externe en tant que fournisseur ou prestataire de services pour le projet ? Quelles sont les autres parties prenantes au sein et en dehors de l’entreprise ? Quels groupes d’utilisateurs et quels experts devez-vous impliquer intensivement ? Quelle est la relation entre les différentes parties prenantes et le projet ? Comment pouvez-vous façonner ces relations de manière positive ou constructive ? Utilisez l’analyse des parties prenantes comme outil et développez des mesures pour la communication, la coordination et l’implication des parties prenantes respectives pour la suite du projet, la pierre angulaire du plan de communication du projet.

2. Identifiez et examinez soigneusement et précocement les objectifs du projet

Des objectifs de projet peu clairs ou une documentation insuffisante de ces objectifs sont considérés par les chefs de projet expérimentés comme le problème ayant la plus forte influence négative sur le succès du projet. Par conséquent, vérifiez : les objectifs sont-ils cohérents en eux-mêmes, sont-ils en accord avec la stratégie de l’entreprise ou du département ? Utilisez-vous des outils de réflexion comme les cartes mentales ou la croix des objectifs ? Appliquez-vous des méthodes comme SMART ou MoSCoW pour identifier, définir de manière mesurable et réaliste, et prioriser les objectifs dans le cercle des parties prenantes ? Consignez les résultats par écrit dans un tableau comme définition contraignante des objectifs et intégrez-les dans le mandat du projet.

3. Ancrez la planification du projet aux résultats prévus

L’un des avantages de PRINCE2® est son accent sur le produit, qui dérive toutes les activités et planifications des résultats que le projet doit réaliser (sous forme de processus, d’applications, de formations, de concepts opérationnels, etc.). Mais d’autres méthodes de projet connaissent également le « cahier des charges » ou le « cahier des spécifications » comme documents qui définissent précisément ce qui doit être produit comme résultat du projet et avec quelle qualité. Assurez-vous que ces produits du projet sont définis de manière détaillée, précise et mesurable avant de commencer la planification des ressources et du déroulement. Demandez-vous : pouvons-nous réaliser les bénéfices souhaités avec les produits du projet prévus ? Les exigences de qualité sont-elles décrites avec suffisamment de précision ? Les documents tels que la description du produit ou des prestations servent idéalement d’outils à cet effet. On peut y consigner les dates d’achèvement, les normes à respecter ou les exigences de qualité, les responsables des tests et de la réception, ainsi que les produits préalables nécessaires.

4. Définissez clairement les rôles dans le projet

Des tâches et responsabilités mal définies conduisent à des malentendus, des pertes par friction et des conflits plus ou moins ouverts au sein du projet et vis-à-vis des parties prenantes. Des tâches importantes sont négligées, tandis que l’on se dispute constamment sur la responsabilité d’autres sujets. Peut-être avez-vous déjà introduit des normes uniformes de gestion de projet et, par conséquent, des rôles de projet clairement définis dans votre entreprise. Si ce n’est pas le cas, vous devriez clarifier précisément pour votre projet individuel quelles tâches et responsabilités incombent à quel participant au projet. Structurez les relations de manière aussi claire que possible : la direction du projet ne devrait être confiée qu’à une seule personne et non à une équipe ou à un comité. Le rôle de chef de projet et de commanditaire ne devrait pas être assumé par une seule personne. Il est important de convenir clairement des marges de manœuvre et de décision nécessaires et de les communiquer à toutes les parties prenantes. Par exemple : Que peut décider le chef de projet lui-même ? Quand doit-il faire remonter les problèmes ou les risques qui surviennent ? Quel processus régit les décisions concernant les demandes de modification ? Quelles décisions restent réservées au comité de pilotage ? Ces questions devraient être clarifiées au plus tard avec la charte du projet.

5. Vérification et sécurisation des ressources nécessaires

Que vous fassiez appel à vos propres chefs de projet et prestataires de services ou à des externes : un engagement ferme des ressources pour la période prévue est nécessaire, mais présuppose également une planification fiable du temps. Assurez-vous donc que le projet est soigneusement planifié, que les dépendances sont prises en compte et que des marges temporelles sont intégrées. Posez-vous les questions suivantes : Les personnes prévues sont-elles fiablement disponibles pendant la période planifiée ? D’autres projets se déroulent-ils en même temps et doivent-ils faire appel aux mêmes personnes « clés » ? Si oui, comment le risque de surcharge est-il réduit ?

Et enfin : Les personnes qui assument des tâches importantes dans le projet doivent avoir l’expérience correspondante. Il n’est malheureusement pas non plus évident qu’elles soient suffisamment libérées d’autres tâches. Vous pouvez peut-être compter sur une certaine flexibilité et une augmentation de la charge de travail normale de votre équipe. Dans tous les cas, vous devriez veiller à ne pas surmener la capacité de performance de votre organisation dans son ensemble. Si vous réalisez régulièrement plusieurs grands projets en parallèle avec les mêmes personnes, il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion de projet vous permettant de planifier et de gérer efficacement les ressources et les tâches.