Client : HAWE Hydraulik SE

En mars 2019, HAWE Hydraulik SE a signé le contrat pour l’acquisition de HOERBIGER Automatisierungstechnik Holding GmbH, la division d’automatisation de HOERBIGER Deutschland Holding GmbH. L’acquisition comprenait plusieurs sociétés juridiquement indépendantes sur trois sites en Allemagne et en Chine, totalisant 320 employés. Les unités aujourd’hui intégrées à HAWE Hydraulik SE élargissent et complètent l’offre de produits et de solutions existante de HAWE.

Situation initiale et défis

En préparation de la signature prévue (signature du contrat d’achat) fin mars 2019, il était nécessaire dès janvier de formuler et de négocier entre les parties un TSA (Transitional Service Agreement = contrat de services temporaire entre l’unité cédante et l’entreprise/partie d’entreprise vendue, conclu pour une période de transition déterminée). Étant donné que, outre le département informatique, d’autres départements tels que les ressources humaines, les finances, etc. ne pouvaient pas immédiatement fournir les services pour les nouveaux employés et processus acquis, ces divisions de l’entreprise avaient également besoin de services TSA, dont la nature, l’étendue et la durée devaient être déterminées.

« Une acquisition de cette ampleur, avec la complexité processuelle et technique associée lors de l’intégration, représentait un défi majeur pour notre département informatique. Avoir digatus comme consultant expérimenté et engagé à nos côtés, déjà pendant les négociations contractuelles et durant la mise en œuvre subséquente, a été un grand atout pour le projet et a permis un déroulement fluide et réussi de l’intégration. »

Peter Melichar – Directeur informatique HAWE Hydraulik SE

Solution

Pour déterminer la capacité d’intégration des départements spécialisés de HAWE, des ateliers complets ont été menés au début avec les responsables des départements respectifs, avec l’implication d’experts techniques de digatus. L’objectif était d’établir quels services pourraient être fournis de manière autonome par HAWE pour les nouvelles unités dès le Jour J, et quels services devraient continuer à être fournis par Hörbiger pendant une période de transition et être réglementés dans le TSA.
Du point de vue commercial, l’intégration du système SAP et, par conséquent, l’inclusion des données de base, des processus et des interfaces pertinents pour les unités acquises étaient les plus importantes. C’est pourquoi la date de mise en service de SAP a été fixée à la fin de l’année, afin que les activités comptables puissent être achevées et qu’il y ait suffisamment de temps pendant les jours fériés pour les ajustements du système.
Outre la mise en œuvre technique de l’intégration informatique, il est également – ou particulièrement – crucial dans un projet PMI de voir et d’impliquer les nouveaux employés et collègues derrière les unités commerciales acquises. En particulier, comme il n’y a pas eu de déménagement dans les locaux de HAWE, mais que les employés sont restés sur les sites Hörbiger existants, l’informatique de HAWE représentait un point de contact immédiat avec la nouvelle entreprise : Les nouveaux employés ont été transférés sur la plateforme informatique HAWE existante et ont reçu de nouveaux appareils conformes au standard matériel de HAWE, ou une nouvelle image sur leurs anciens appareils, lors du déploiement des clients.
Une grande importance a été accordée à une communication régulière et compréhensible. Lors des dates de déploiement sur les sites, une grande équipe informatique de HAWE était présente pour établir un contact personnel avec les nouveaux collègues et les familiariser avec les nouveaux systèmes.

Avantages pour le client

Le TSA clairement formulé et les revues mensuelles pour la facturation des services informatiques ont permis une intégration ordonnée dans le paysage existant sans interruption des opérations commerciales à des coûts transparents. Comme digatus a pris en charge la planification du projet, la gestion des membres internes du projet ainsi que des membres du projet du côté cédant et le reporting pendant la mise en œuvre du PMI, l’informatique de HAWE a pu se concentrer entièrement sur la mise en œuvre technique tout en maintenant les opérations courantes comme d’habitude.