La situation initiale et les conditions cadres au début du projet

Dans ce projet, nous avons conseillé un groupe technologique international coté en bourse avec un vaste portefeuille dans la sélection d’un outil informatique pour la scission MA et son introduction. Dans les étapes suivantes, le projet a été planifié en détail et la direction du projet a été prise en charge pour la mise en œuvre, y compris le déploiement de l’application MA. L’outil MA correspondant a été utilisé dans un scénario de scission informatique comme outil central à la fois pour l’établissement de la base de référence, un inventaire complet de toutes les données pertinentes pour le projet, pour l’ensemble de la gestion de projet et en particulier le pilotage du projet, ainsi que pour la coordination et le pilotage mondial de l’ensemble de la scission.

Un projet de scission est une entreprise très confidentielle et sensible, où l’on fait particulièrement attention, surtout dans la phase initiale, aux informations qui parviennent au public. Cela exige un haut degré de discrétion de la part de tous les participants. Comme nous avons été impliqués très tôt dans le projet, il était important de respecter scrupuleusement à tout moment les règles de confidentialité convenues dans l’accord de non-divulgation (NDA).

Cela signifie également que les participants au projet sont généralement informés à très court terme et que les instructions d’action sont transmises successivement. Dans ce contexte, il est indispensable de mettre également l’accent sur une gestion correcte des droits et des rôles afin de protéger les domaines de données sensibles.

La planification structurée du projet pour une mise en œuvre rapide et sans heurts

En un temps record, nous avons établi un plan de projet pour l’introduction de l’outil et conçu un concept pour la mise en œuvre dans le cadre du calendrier serré qui nous était imposé. Cela comprenait, par exemple, les préparatifs initiaux du projet, le déroulement du déploiement ainsi que la configuration optimale de l’outil adaptée aux besoins du client et du projet.

Dans les projets de MA, les circonstances changent très fréquemment. Il était donc nécessaire de réagir rapidement à ces changements, d’élaborer des solutions appropriées et de les coordonner avec les différentes parties prenantes. La coordination de tous les participants au projet et le suivi et le contrôle continus du projet complexe étaient un défi à relever pour mener à bien le projet dans le cadre temporel et budgétaire imparti.

Les parties prenantes de ce projet se composaient essentiellement de trois parties. Le département informatique du client, qui est responsable du service de l’outil, le fournisseur de l’application ainsi que les consultants et chefs de projet de digatus.
Avec la complexité d’un projet et le nombre de participants au projet, les besoins de communication et de coordination dans un projet augmentent également. Une bonne communication régulière et une coordination entre les participants au projet étaient donc essentielles, d’une part pour répondre aux besoins d’information de tous les participants et d’autre part pour surveiller les tâches et l’avancement du projet. Tout cela dans le but d’offrir un service sans heurts au client et aux utilisateurs. Des réunions quotidiennes de suivi, telles qu’on les connaît dans la méthodologie SCRUM, ont conduit à une coordination étroite. Si nécessaire, des réunions ad hoc ont également été organisées avec les parties prenantes concernées afin de clarifier ensemble les questions et les problèmes qui surgissaient à court terme.

Les exigences pour l’outil et la manière dont il devait être utilisé dans ce cas particulier ont été définies par le département MA propre au client. En outre, nous avons élaboré et défini leurs besoins spécifiques lors d’ateliers individuels avec les représentants des départements spécialisés. En coopération avec le fournisseur, nous avons réussi à optimiser l’application en fonction des exigences spécifiques au projet en l’espace de deux semaines, de sorte qu’elle puisse être mise en production et déployée auprès des utilisateurs.

« Nous avons pris en charge la gestion du déploiement, y compris la formation des utilisateurs, tout au long des phases du projet. Malgré la grande complexité du projet, nous avons toujours pu assurer un déroulement sans heurts et mener le projet au succès grâce à une planification et une exécution particulièrement prudentes du projet. »

Patrick Streit

Les tâches et les défis durant la phase de déploiement

Le déploiement auprès des utilisateurs s’est déroulé par vagues. Conformément au plan général du projet, une approche par pays a été adoptée. En conséquence, les pays ont été regroupés, suite à quoi leurs utilisateurs ont été progressivement autorisés à accéder à l’application. Le déploiement de l’outil a concerné au total près de 5 000 utilisateurs issus de plus de 80 pays. Afin d’assurer une mise en production rapide de l’outil, les utilisateurs ont bénéficié d’une formation spécifique lors de plus de 75 sessions. Un soutien supplémentaire a été proposé aux utilisateurs sous forme de sessions régulières de questions-réponses, ainsi qu’une assistance téléphonique et un support par courriel.

Afin de remettre continuellement en question et d’améliorer notre performance, nous avons examiné nos prestations et notre rendement au moyen de rétrospectives régulières, et les avons ajustés si nécessaire. Une mesure prise à cet effet a été, par exemple, la création de modèles de communication uniformes ainsi que de gabarits de rapports, qui étaient utilisés presque quotidiennement.
En effectuant le déploiement par pays et en plusieurs phases, il a également été possible d’identifier une procédure standardisée pour chaque étape. Ces normes ont ensuite été adaptées, si nécessaire, aux conditions-cadres et aux particularités individuelles des pays. De cette manière, les ajustements pour chaque vague ont pu être mis en œuvre rapidement et les besoins d’action à court terme ont pu être pris en compte.

Les facteurs ayant contribué à la réussite du projet

L’approche rapide et structurée a été essentielle pour piloter avec succès et de manière ciblée un projet de cette envergure, bénéficiant d’une attention particulière de la direction et soumis à une pression publique. La mise à disposition d’un service fiable a contribué à diriger efficacement le projet. La réduction des temps de réaction et une satisfaction accrue des utilisateurs ont été rendues possibles grâce à des solutions simples telles que des modèles et des processus standardisés. En outre, des médias tels que des formations en direct pour l’application ainsi que de courts tutoriels ont été enregistrés et mis à la disposition permanente des utilisateurs.

Enfin, la bonne collaboration et le soutien mutuel au sein de l’équipe ont été des facteurs déterminants pour la mise en œuvre réussie du projet.