Client : BEXity GmbH
La BEXity GmbH est une entreprise autrichienne spécialisée dans les domaines de la logistique de transport et de l’entreposage. BEXity s’est établie comme un prestataire de services et un partenaire fiable avec son réseau étendu de fret en Autriche et sa logistique de marque avec les sites d’entreposage en Haute-Autriche dans les secteurs de l’alimentation et des biens de consommation à rotation rapide. Avec ses quelque 800 employés répartis sur 16 sites, BEXity continue à établir des normes industrielles en termes de service de transport de haute qualité et fiable.
Situation initiale et résolution du problème
En décembre 2019, Mutares SE & Co. KGaA a acquis les activités de Q Logistics GmbH auprès d’Österreichische Bundesbahnen – Holding Aktiengesellschaft (ÖBB) dans le cadre d’une acquisition de plateforme. Cela a renforcé le segment existant de Mutares dans le domaine des biens et services. En raison de l’intégration complète de Q Logistics dans ÖBB, il était nécessaire de séparer l’informatique de Q Logistics du groupe, ce qui devait être réalisé dans un délai de 12 mois.
Dans le cadre de la scission informatique, il fallait transférer tous les employés de la nouvelle société BEXity sur 16 sites en Autriche vers un nouveau paysage informatique. De plus, le système ERP ainsi que toutes les autres applications devaient être séparés. Pour soutenir le département informatique local dans la mise en œuvre et la maintenance future de l’infrastructure informatique nécessaire, un prestataire de services informatiques local disposant d’une expertise approfondie a été recherché au début du projet. Les principales tâches du prestataire de services devaient inclure, outre la mise en place d’une nouvelle infrastructure informatique sur les sites et dans un centre de données central, le déploiement nécessaire des clients sur les différents sites dans le délai de l’accord de services de transition (TSA). Parallèlement, il fallait redéfinir les futurs processus de service pour le mode de fonctionnement futur et développer une stratégie de mise en œuvre.
« Pouvoir mener à bien ce projet et l’étendue associée en seulement douze mois tout en assurant la continuité des activités a été un énorme succès pour toutes les parties impliquées. digatus a réussi ici à mettre en œuvre avec beaucoup de succès le concept défini dès le début, en collaboration avec le prestataire de services informatiques, tous les autres fournisseurs ainsi que les collègues internes. Sans l’expertise de digatus, la réalisation d’un tel projet dans ce laps de temps aurait été très difficile. »
Robert Blum – Directeur informatique, BEXity GmbH
Un autre défi central dans le cadre de la scission informatique était la séparation et la reconstruction du système SAP. Grâce au très bon soutien du côté du vendeur, le système SAP a déjà été transféré de manière séparée. Ainsi, l’infrastructure nécessaire ainsi que le transfert de connaissances pour le système SAP ont pu être achevés dans un court laps de temps. Parallèlement, toutes les applications ont été nouvellement configurées et leur fonctionnalité a été suffisamment testée. Les interfaces nécessaires ont dû être adaptées ou nouvellement développées. En raison du grand nombre d’applications et de la complexité associée, une planification et une coordination rigoureuses et complètes avec toutes les parties prenantes étaient nécessaires tout au long du projet.
Le système SAP ainsi que toutes les autres applications ont été transférés de l’infrastructure OEBB d’origine vers le nouvel environnement au cours d’un seul week-end dans le cadre d’une migration Big Bang structurée. Grâce à la migration réussie, les bases de l’indépendance de BEXity en termes d’infrastructure et d’applications les plus importantes ont pu être assurées après seulement neuf mois. Au cours des trois mois restants, il fallait équiper les employés et les sites dans toute l’Autriche avec du nouveau matériel et les intégrer dans l’infrastructure informatique centrale. En raison de l’influence de la Covid-19, cela a nécessité une gestion des risques clairement structurée qui tenait continuellement compte des facteurs environnementaux particuliers.
Grâce à l’élaboration de différents scénarios de planification en collaboration avec le prestataire de services informatiques local, il a été possible de s’assurer que tous les déploiements sur les sites pouvaient être effectués avec succès dans le temps imparti. La migration des plus de 150 connexions clients représentait un défi particulier, car elles devaient être migrées individuellement en coordination avec les clients de BEXity. Grâce à un suivi étroit de tous les prestataires de services impliqués, cette transition a pu être achevée avec succès peu avant la fin de la durée du TSA.
Avantages pour le client
À la fin de l’année 2020, BEXity a été transférée vers une autonomie informatique complète. BEXity a bénéficié d’une gestion de projet parfaitement claire tout en maintenant une transparence totale des coûts.
Grâce à la sélection d’un prestataire de services informatiques autrichien, une nouvelle infrastructure informatique ainsi qu’un service d’assistance avec les processus de service associés ont été mis en place. Ces processus ont été établis dès la phase de projet et optimalement adaptés aux besoins de BEXity.
