Au cours des 1 à 2 dernières années, la façon dont nous collaborons a fortement changé. Les routines et les habitudes ont dû être repensées et adaptées. De nouvelles questions se sont posées, auxquelles il a fallu répondre rapidement. Comment communiquer au mieux à distance ? Comment pouvons-nous lancer ou achever nos projets avec succès malgré la séparation locale ? Comment pouvons-nous gérer toute une équipe depuis le domicile sans contact personnel ?
La réponse à ces questions et à d’autres nous accompagnera à plus long terme et façonnera durablement notre façon de collaborer. Le travail à distance jouera un rôle de plus en plus important, car 58 % des entreprises prévoient de maintenir le télétravail dans sa forme actuelle, de continuer à l’établir dans la culture et de l’étendre. Une tendance qui sera très bien accueillie par les employés. 74 % des employés étaient satisfaits ou très satisfaits du travail à domicile. Seule une entreprise sur six souhaite supprimer l’offre de télétravail après la pandémie.
Propre illustration d’un sondage de l’Office fédéral de la sécurité des technologies de l’information (BSI) sur la sécurité informatique dans le télétravail
Cet article a pour but de résumer quelques enseignements clés de l’année écoulée et de montrer comment les projets peuvent être gérés avec succès à distance à l’avenir.
1. La confiance est le nouveau contrôle
Le travail sur les projets a changé du jour au lendemain. Des bureaux paysagers, nous sommes passés au salon, à la cuisine ou au bureau à domicile. Les visites de clients sur place, l’échange personnel quotidien avec les collègues, la pause-café occasionnelle – tout cela n’était plus possible du jour au lendemain. Les structures, les processus et les routines établis ont été mis à mal.
Cette situation a exigé des chefs de projet, plus que jamais, un niveau élevé de confiance envers leurs équipes. Même s’il y a peut-être eu des difficultés initiales à un endroit ou à un autre, il s’est avéré que la confiance accordée a porté ses fruits. Il est devenu clair que les chefs de projet ne doivent pas nécessairement diriger leurs équipes depuis le bureau et les surveiller constamment. D’autant plus que, dans un monde globalisé, les équipes de projet sont depuis longtemps composées de personnes de différentes nations et de différents pays.
À l’avenir, l’accent doit donc être mis davantage sur la fourniture de résultats de haute qualité que sur le fait que les employés soient assis sagement devant leur ordinateur au bureau pendant huit heures. La tâche principale des chefs de projet doit donc être d’établir une attitude motivante, ouverte et communicative. C’est essentiel pour maintenir les employés productifs et efficaces.
Maintenant que tous les responsables de projet devraient avoir appris à faire confiance à leurs équipes, il s’agit de créer durablement un équilibre sain entre contrôle et confiance. Pour ce faire, il est important de donner à l’équipe des lignes directrices fondamentales auxquelles elle peut se conformer et de lui accorder en outre une marge de manœuvre suffisante. Pour que cela réussisse, les chefs de projet doivent en outre développer un sens pour savoir qui peut faire avancer ses sous-projets de manière autonome et qui a peut-être besoin d’un peu de soutien, ce qui peut être le cas par exemple pour les nouveaux collègues ou les étudiants stagiaires.
2. Équipes virtuelles – succès grâce à une bonne communication
Pour que la collaboration fonctionne sans problème, même dans les équipes virtuelles, deux facteurs sont particulièrement importants : une communication régulière et un échange d’informations efficace. Surtout à une époque où l’on ne se voit qu’irrégulièrement, il est essentiel d’informer continuellement les collaborateurs et l’équipe des événements et des résultats actuels. L’échange d’informations entre les différents collaborateurs peut rapidement s’enliser si l’on ne peut pas échanger autour d’un café, dans le couloir ou lors d’un déjeuner commun. L’échange par la voie hiérarchique courte disparaît. Si les projets doivent être menés à bien avec succès, une communication régulière est le moyen le plus important de maintenir l’équipe soudée et de maintenir le projet sur les rails. Des réunions régulières, des rapports d’état d’avancement, mais aussi des ateliers dans une atmosphère détendue peuvent y contribuer.
Outre le point de vue de l’efficacité, la communication est plus importante que jamais pour l’esprit d’équipe, par exemple pour intégrer de nouveaux membres dans l’équipe. Et c’est précisément là que les anciens schémas de pensée doivent être oubliés à l’avenir. Personne n’est membre uniquement parce qu’il est présent au bureau. L’important est de réunir numériquement les nouveaux collègues et de créer de nouvelles équipes virtuelles qui peuvent également travailler efficacement, même si elles n’ont fait connaissance que virtuellement. Grâce aux outils modernes de communication et de collaboration, nous vivons à une époque où nous pouvons assurer une communication en ligne fluide et où nous devrons probablement le faire à long terme.
3. Des outils modernes pour une gestion de projet plus efficace
L’utilisation correcte d’outils et de technologies appropriés rend possible le travail efficace en télétravail et le coronavirus a encore fait progresser la numérisation de manière énorme l’année dernière. Pour environ 70 % des entreprises de taille moyenne, la pandémie a une influence sur la numérisation et sur le degré d’accélération.
Lors du choix des outils, il est conseillé de se concentrer sur un outil central, notamment dans le domaine de la communication et de la collaboration, comme par exemple Microsoft Teams. Cela conduit à plus de confiance et de sécurité dans l’utilisation de l’outil choisi. De plus, cela contribue à une communication simplifiée, plus rapide et non compliquée avec les collègues.
Dans un monde du travail basé sur des projets, il est très fréquent de travailler ensemble sur des documents. Afin de pouvoir travailler simultanément avec des collègues sur un seul et même document, sans l’envoyer dans différentes versions, l’utilisation d’outils de collaboration et de solutions cloud est une approche appropriée. Les avantages d’un tel investissement sont multiples. Pour les solutions cloud, par exemple, il ne faut payer que pour la capacité utilisée. Les données et les charges de travail peuvent être déplacées de manière flexible. De plus, les services de la solution cloud peuvent également être utilisés de manière flexible. Un autre effet secondaire positif est que le chaos des e-mails est réduit et que l’équipe peut se concentrer davantage sur les tâches pertinentes.
Pour l’avenir, cela signifie que les entreprises doivent investir de plus en plus dans ce type de travail, c’est-à-dire qu’elles doivent activement façonner et faire progresser la numérisation dans l’entreprise. En même temps, il est bien sûr important de se concentrer davantage sur la sécurité informatique afin de protéger au mieux ses propres données et systèmes à tout moment.
4. Plus de flexibilité grâce à la gestion de projet agile
Afin de pouvoir réagir de manière flexible à des circonstances et des situations incertaines et changeantes, une approche de gestion de projet agile s’avère judicieuse à long terme. L’idée de base est de diviser un projet en plusieurs phases, des améliorations et des adaptations étant possibles dans chaque phase. Ce type de gestion de projet est conçu pour reconnaître les incertitudes et les accepter également. Cela ne signifie en aucun cas que les coûts, le temps ou la qualité en souffrent, mais plutôt qu’il est possible de répondre de manière flexible aux exigences changeantes avec une approche incrémentale et itérative. Cela signifie que les exigences sont divisées en parties plus petites et plus faciles à gérer, qui sont priorisées et mises en œuvre par les membres de l’équipe en fonction de leur importance dans le cadre d’un sprint.
Cela permet en outre une meilleure surveillance et un meilleur contrôle des progrès réalisés. Les différentes étapes de travail sont planifiées avec précision afin de s’adapter aux changements et sont exécutées tout au long du cycle de vie d’un projet. Au lieu de viser un objectif défini, l’approche agile permet à l’équipe de projet de réagir efficacement aux exigences changeantes. La gestion de projet agile est donc conçue pour que les projets apportent une contribution continue au succès, même dans les situations difficiles et les crises.
3 conseils pour les chefs de projet en télétravail
Outre les faits concrets déjà présentés pour continuer à gérer des projets avec succès depuis le domicile, il est bien sûr également important de tenir compte des aspects immatériels. Pour conclure, nous avons donc compilé à partir de ces aspects immatériels trois conseils qui facilitent la collaboration depuis le télétravail et contribuent au succès du projet :
1. Allumer la caméra
Bien sûr, il est confortable d’éteindre la caméra et de commencer directement le travail le matin, sans avoir à se mettre en tenue de travail. Cependant, c’est aussi beaucoup plus impersonnel et il est plus facile d’établir une relation si l’on peut regarder les clients, les membres de l’équipe ou les nouveaux collègues dans les yeux. De plus, l’allumage de la caméra permet d’exprimer le professionnalisme, même en télétravail.
2. Laisser de l’espace entre les réunions
Comme il n’est pas nécessaire de passer du poste de travail à une salle de réunion en télétravail et que l’on est donc assis relativement constamment devant l’ordinateur portable, il arrive souvent que les réunions s’enchaînent les unes aux autres. On passe d’un sujet à l’autre sans transition et on oublie parfois de faire des pauses suffisantes. La question de savoir quelle efficacité et quel résultat productif ces réunions très serrées peuvent réellement avoir est discutable. Il est donc extrêmement important de toujours réfléchir au sens et à l’importance des réunions et de se ménager si possible un peu de temps entre les différentes réunions.
3. Prendre le temps de bavarder avec les collègues
Comme déjà mentionné, le bavardage dans le couloir et la rencontre avec les collègues à la machine à café manquent en télétravail. À cela s’ajoutent les nombreux appels et réunions. Même si cela ressemble à première vue à une perte de temps, le contact social avec les collègues ne doit jamais être négligé, car une équipe qui se connaît et qui communique beaucoup entre elle travaille mieux et plus efficacement. Afin de renforcer le sentiment d’appartenance, même en télétravail, il convient donc d’organiser régulièrement des événements d’équipe virtuels et d’intégrer également de petits événements de teambuilding dans des ateliers plus longs.
