Selon une enquête de Statista datant de 2018, environ 45 % des participants ont déclaré passer jusqu’à la moitié de leur temps de travail en réunions. Ainsi, si une part aussi importante du temps de travail est réservée aux réunions, une grande importance leur est également accordée. Il est donc d’autant plus important de connaître les possibilités qui existent dans le monde des réunions et ce qu’il faut prendre en compte.

Identifier le rythme de réunion approprié

Consacrons-nous d’abord au rythme des réunions. Les réunions peuvent être ponctuelles et récurrentes. La décision en faveur de l’une ou l’autre variante dépend de l’objectif de la réunion.

Les réunions ponctuelles servent généralement à discuter ou à présenter un thème concret et d’actualité. Une fois qu’elle a eu lieu, ce thème est clos ou peut entraîner la mise en place de réunions régulières.

Les réunions régulières sont des réunions qui se répètent à intervalles réguliers. Selon l’objectif, le rythme peut généralement être quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel. D’autres échelons sont également possibles, dans la mesure où un certain intervalle est respecté.

Les réunions quotidiennes sont le plus souvent associées à la méthode SCRUM, dans laquelle elles sont réalisées sous forme de Daily Stand Up Meetings. La logique des Daily SCRUM Meetings peut toutefois être utilisée dans tous les autres cas, sans pour autant utiliser l’ensemble de la méthode SCRUM. En dehors de SCRUM, le nom Daily Huddle est également courant. Le but est qu’une équipe échange en quelques minutes sur les progrès réalisés, sur les prochaines étapes et sur les défis ou obstacles éventuels à surmonter. Même si ces réunions ont généralement lieu le matin, l’heure doit être choisie de manière à ce qu’elle convienne à chaque membre de l’équipe. Il convient d’y veiller, notamment dans les constellations internationales avec différents fuseaux horaires.

Choisir le lieu de réunion approprié

En raison des événements actuels, le lieu de réunion est probablement le plus au centre de l’attention et est à l’origine des discussions les plus diverses. Il s’agit des réunions en ligne et hors ligne, l’accent étant actuellement mis sur les réunions virtuelles.
Lors des réunions hors ligne, les participants sont présents ensemble dans un lieu ou une salle, donc physiquement et, idéalement, aussi psychiquement. Étant donné qu’une rencontre personnelle de ce type ne peut jamais être remplacée, chaque thème important ou critique devrait, si possible, être discuté ou présenté de cette manière.
Les réunions en ligne se déroulent dans un espace virtuel à l’aide de divers outils, tels que Microsoft Teams. Les participants se connectent à une heure précise, rejoignent l’espace virtuel, communiquent par haut-parleur et microphone et, idéalement, avec transmission vidéo. Les conditions requises pour cela sont, aussi logiques qu’elles puissent paraître, une connexion Internet stable, un ordinateur ou un autre appareil mobile, un casque ou similaire et une caméra. C’est justement à l’heure actuelle qu’il est d’autant plus frappant que ces conditions ne vont pas de soi pour travailler à domicile ou faire de l’enseignement à domicile. Si tout le nécessaire est disponible et a été mis en marche, les premiers obstacles sont surmontés et les avantages peuvent être exploités.
Grâce à la disponibilité des réunions en ligne, il est devenu possible pour les équipes internationales de se parler et de se voir à tout moment sans voyages d’affaires coûteux. De partout dans le monde, quel que soit le pays et le lieu de travail, les gens peuvent discuter, présenter, travailler sur des solutions ou créer des idées sur les thèmes les plus divers.
De plus, il convient de mentionner qu’un mélange de réunions en ligne et hors ligne est également apprécié. Elle est surtout utilisée en cas de séparation géographique, lorsque les participants se trouvent par exemple dans différents pays et villes ou sur différents sites. Une partie des participants a la possibilité de se réunir dans une salle de réunion dans le bureau commun, tandis que les autres participants se connectent par une conférence virtuelle.

Assistance par l’utilisation d’outils

Tant pour les réunions en ligne que pour les réunions mixtes, une grande attention est généralement accordée aux outils utilisés. Des questions se posent ici, par exemple sur les fonctionnalités existantes ou non, ou sur l’outil le plus facile à utiliser. On trouve également des arguments concernant l’intégration avec d’autres applications utilisées dans l’entreprise. Si une entreprise doit faire un nouveau choix de l’outil approprié pour les réunions en ligne, nous conseillons de considérer l’ensemble du paysage des outils, notamment en ce qui concerne la communication et la collaboration.
En fin de compte, ce n’est pas le fournisseur sur le marché auprès duquel l’outil est acheté qui est déterminant, mais plutôt la manière dont il aide les collaborateurs dans leur travail quotidien. Il faut donc se demander ce qui est nécessaire pour des réunions réussies en plus des diapositives de présentation et comment on peut le représenter et le mettre à disposition en ligne. Les plateformes telles que Microsoft 365 (anciennement Office 365) offrent par exemple la possibilité de créer ensemble de nouvelles idées sur un tableau blanc virtuel, de consigner les notes de discussion de manière centralisée dans OneNote et de transférer les tâches décidées directement dans le Planner.

Établir une bonne étiquette de réunion

Nous avons déjà vu que l’utilisation des outils appropriés, en particulier pour les réunions en ligne, ne doit pas être négligée. Cependant, il faut également considérer l’argument selon lequel l’étiquette de réunion a plus d’influence sur la réussite des réunions que l’outil utilisé. Pour l’expliquer plus en détail, examinons une réunion moins réussie.

L’invitation à la réunion est envoyée par e-mail le lundi matin à 09h00 avec l’objet « Coordination sur le thème X », aujourd’hui à 09h30 pour une heure. À 09h29, un autre e-mail suit avec les données de connexion à une conférence en ligne. Les premiers participants sont à l’heure à 09h30 dans l’espace virtuel, tandis que d’autres participants sont encore aux prises avec la technique. À 09h40, toutes les personnes invitées ont réussi à se joindre et la réunion commence. L’animateur de la réunion commence directement par ses questions et exigences à ses collègues. Après 10 minutes, un participant courageux prend la parole et pose la question décisive « Pourquoi sommes-nous ici aujourd’hui ? ». Pendant que l’animateur recule et explique le contexte, la demande polie retentit que M. X veuille bien se mettre en sourdine. À 10h35, les participants à la réunion constatent que le temps de la réunion est écoulé et que la prochaine réunion a déjà commencé, à laquelle ils se rendent d’urgence.

Des réunions en ligne, mais aussi hors ligne, peuvent se dérouler de cette manière ou d’une manière similaire avec une étiquette de réunion moins bonne, ce qui gaspille un temps précieux et ne permet guère de progresser sur un thème donné.
Nous avons résumé les éléments les plus importants pour nous d’une réunion saine dans un court guide de savoir-vivre :

• Respect des 3 phases de la réunion : préparation – déroulement – suivi
• Invitation à la réunion en temps utile au moins un jour avant (mieux une semaine avant)
• Informations complètes dans l’invitation à la réunion :
  o Quand ?
  o Où ?
  o Combien de temps ?
  o Pourquoi ?
  o Quoi ?
• Si nécessaire, création d’une conférence en ligne et insertion dans l’invitation
• Réaction à l’invitation à la réunion avec une confirmation ou un refus
• Arrivée à l’heure au début de la réunion
• Vérifier au préalable le fonctionnement des outils techniques
• Utilisation de la transmission vidéo lors des réunions en ligne
• Présence d’esprit sans activités parallèles
• Respecter les règles de communication généralement valables, par exemple se mettre en sourdine lorsque l’on ne parle pas soi-même et laisser les autres participants s’exprimer

Conclusion

La thèse selon laquelle les réunions en ligne sont très différentes des réunions en présentiel est-elle solide ? En y regardant de plus près, ces deux variantes ont plus de points communs qu’on ne le pense. On peut également supposer qu’une grande partie des difficultés qui surviennent lors des réunions virtuelles se produisent également lors des réunions hors ligne. Cela signifie donc en même temps que la manière dont nous menons les réunions est considérée comme réussie ou non, quel que soit le type. Une réunion réussie est largement indépendante du type, du lieu, du rythme ou des outils. L’étiquette et les relations interpersonnelles ont une plus grande influence.
Dans la deuxième partie de notre série d’articles, nous examinerons de plus près les trois phases d’une réunion réussie : préparation – déroulement – suivi.