Avec la création de la digatus academy, nous avons donné cette année un cadre professionnel à nos formations internes. Dans ce format, nous offrons à nos employés une plateforme où ils peuvent transmettre leur expertise et leurs expériences acquises à leurs collègues. Cela permet d’éviter la formation de silos d’informations et d’éviter que des connaissances précieuses ne soient perdues.

Vendredi dernier, de nombreux nouveaux employés se sont réunis pour un atelier intéressant de la digatus academy. Ils ont reçu une première introduction à l’approche digatus Modern Workplace et ont reçu un guide sur la façon dont nous communiquons et travaillons ensemble à l’ère numérique.

« L’objectif de cette première formation est d’ancrer davantage la méthode de travail déjà vécue et de prendre en charge les nouveaux employés dès le début. »

Mathias Müller – Responsable du département Innovative Consulting

5 apprentissages importants que nous tirons de la formation :

Qu’entendons-nous par Modern Workplace ?

La transformation numérique a de grandes répercussions sur la méthode de travail, car elle ne représente pas un défi purement technique. Elle assure plutôt une transformation culturelle à l’échelle de l’entreprise dans le cadre d’un processus de gestion du changement. Ce faisant, l’employé moderne est toujours au centre de nos préoccupations.

Chez digatus, nous avons opté pour le cloud comme plateforme centrale de collaboration, car il est à la hauteur des défis suivants pour un lieu de travail moderne et innovant :

• Fonctions modernes
• Adaptable individuellement et rapidement
• Accès de partout
• Transparence des coûts et flexibilité
• Diversité des appareils
• Installation et mise à jour des applications
• « Internet is the new Intranet »
• Smart Office

Notre plateforme de collaboration sur mesure digatusNet est basée sur CoffeeNet 365. Elle regroupe dans un seul outil toutes les applications pour une collaboration efficace, la collecte d’informations et l’échange de connaissances. Les structures claires, la mise en page attrayante et la gestion simple des autorisations permettent une collaboration sans heurts, tant en interne qu’avec des partenaires et des clients externes.

La page d’accueil –

une véritable source d’informations

La journée de travail idéale pour nos employés commence par un coup d’œil à la page d’accueil de digatusNet. Ils y trouvent les dernières nouvelles de l’entreprise et peuvent s’informer rapidement sur les nouvelles évolutions des projets ou des groupes de travail ainsi que sur les événements à venir. De plus, les derniers documents traités sont affichés, ce qui permet de reprendre directement là où l’on s’était arrêté la veille en un seul clic. Chacun a la possibilité de personnaliser sa page d’accueil et peut optimiser son propre flux de travail grâce à la liaison directe vers les pages et les documents fréquemment utilisés.

Gestion des documents –

mettre fin à la folie des versions

Qui ne les connaît pas, les noms de fichiers tels que « Offre_v32.2.1_nouveau_révisé_am.docx » ? La gestion continue des versions des documents entraîne toujours des structures confuses et complique considérablement la collaboration au sein des équipes. À cela s’ajoutent les différents styles de gestion des versions et les différentes appellations des employés. Ici, on peut vite perdre le fil.

La gestion automatique des versions dans CoffeeNet 365 met fin à cette folie. Différents membres de l’équipe peuvent travailler simultanément sur des documents sans créer de conflits de versions, tant en ligne que dans l’application client. L’historique détaillé offre en outre un accès standard aux 500 dernières versions et indique qui a effectué quelles modifications et quand.

Trouver des documents grâce à un étiquetage intelligent !

Un objectif prioritaire de la solution de collaboration est de trouver des informations rapidement et facilement. Pour ce faire, la recherche centrale dans digatusNet ne se contente pas d’accéder aux noms de fichiers, aux auteurs, aux méta-informations et au contenu des documents, mais aussi aux tags attribués en plus. À l’instar des hashtags très répandus dans les médias sociaux, les tags offrent la possibilité de classer facilement les fichiers par mots-clés et de les attribuer à un thème, indépendamment des noms de fichiers. Les tags prédéfinis et librement définissables aident à retrouver immédiatement les informations pertinentes, sans avoir à cliquer sur une structure de dossiers très ramifiée.

Collaboration –
travail d’équipe moderne en temps réel

Les groupes de travail doivent aider les employés à classer leurs thèmes relatifs aux clients, aux technologies ou aux processus de manière structurée et à y travailler de manière transversale à l’organisation. Pour un soutien supplémentaire, il existe des salles de réunion virtuelles, qui conviennent par exemple à la rédaction de procès-verbaux de réunions. Ce faisant, il est facile de générer des tâches individuelles et de les attribuer rapidement aux membres de l’équipe correspondants. Ces tâches sont ensuite automatiquement transférées dans la liste de tâches virtuelle des collègues respectifs.

Un autre avantage au sein de l’outil est la fonction de blog très appréciée. Elle peut, entre autres, documenter le déroulement du projet comme une sorte de journal d’équipe et mettre en évidence les succès ou les étapes importantes. Cet échange direct d’informations au sein de l’application réduit le besoin de communication supplémentaire et empêche ainsi un déluge d’e-mails.

Après ce lancement réussi de la digatus academy, des événements réguliers sur des thèmes internes, l’expérience des projets, les connaissances spécialisées et les tendances technologiques suivront afin d’établir davantage le format de formation. Cela facilite l’intégration des nouveaux employés et nous aide à rendre les informations et les connaissances accessibles à tous les collègues.