Mit der Gründung der digatus academy haben wir in diesem Jahr unseren internen Schulungen einen professionellen Rahmen gegeben. In diesem Format bieten wir unseren Mitarbeitern eine Plattform, in der sie ihre Expertise und gesammelten Erfahrungen an die Kollegen weitergeben können. Dadurch lässt sich die Entstehung von Informations-Silos vermeiden und wertvolles Wissen geht nicht verloren.

Am vergangenen Freitag fanden sich zahlreiche neue Mitarbeiter zu einem interessanten Workshop der digatus academy ein. Sie erhielten eine erste Einführung in den digatus Modern Workplace Ansatz und bekamen einen Leitfaden an die Hand, wie wir im digitalen Zeitalter miteinander kommunizieren und arbeiten.

„Ziel dieser ersten Schulung ist es, die bereits gelebte Arbeitsweise weiter zu verankern und neue Mitarbeiter direkt von Beginn an abzuholen.“

Mathias Müller – Leiter Bereich Innovative Consulting

5 wichtige Learnings, die wir aus der Schulung mitnehmen:

Was verstehen wir unter Modern Workplace?

Die digitale Transformation hat große Auswirkungen auf die Arbeitsweise, denn sie ist keine rein technische Herausforderung. Vielmehr sorgt sie im Rahmen eines Changemanagement-Prozesses für einen unternehmensweiten Kulturwandel. Dabei steht für uns stets der moderne Mitarbeiter im Fokus.

Wir bei digatus haben uns für die Cloud als zentrale Plattform zur Zusammenarbeit entschieden, da sie den folgenden Herausforderungen an einen modernen und innovativen Arbeitsplatz gewachsen ist:

• Moderne Funktionen
• Individuell und schnell anpassbar
• Zugriff von überall
• Kostentransparenz und Flexibilität
• Device Vielfalt
• Installation und Update von Applikationen
• „Internet is the new Intranet“
• Smart Office

Unsere maßgeschneiderte Collaboration-Plattform digatusNet basiert auf CoffeeNet 365. Sie bildet in einem einzigen Tool sämtliche Applikationen für effiziente Zusammenarbeit, Informationsbeschaffung und Wissensaustausch ab. Die klaren Strukturen, das ansprechende Layout und die einfache Berechtigungsverwaltung ermöglichen die reibungslose Zusammenarbeit, sowohl intern als auch mit externen Partnern und Kunden.

Die Startseite –

ein wahrer Quell an Informationen

Der perfekte Arbeitstag für unsere Mitarbeiter beginnt mit einem Blick auf die Startseite im digatusNet. Hier finden sie aktuelle Unternehmens-News und können sich schnell über neue Entwicklungen in Projekten oder Arbeitsgruppen sowie anstehende Events informieren. Außerdem werden die zuletzt bearbeiteten Dokumente angezeigt, wodurch man mit nur einem Klick direkt dort weitermachen kann, wo man am Vortag aufgehört hat. Jeder hat die Möglichkeit, seine Startseite individuell zu gestalten und kann durch die direkte Verlinkung auf häufig genutzte Seiten und Dokumente den eigenen Workflow optimieren.

Dokumentenverwaltung –

dem Versions-Wahnsinn ein Ende setzen

Wer kennt sie nicht, Dateinamen wie „Angebot_v32.2.1_neu_überarbeitet_am.docx“? Die fortlaufende Versionierung von Dokumenten sorgt stets für unübersichtliche Strukturen und erschwert die Zusammenarbeit in Teams erheblich. Hinzu kommen die unterschiedlichen Versionierungs-Stile und Namensgebungen der einzelnen Mitarbeiter. Hier kann man schnell den Überblick verlieren.

Die automatische Versionierung in CoffeeNet 365 setzt diesem Wahnsinn ein Ende. Verschiedene Teammitglieder können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten ohne Versionskonflikte zu erzeugen, sowohl online als auch in der Client Applikation. Die ausführliche Historie bietet zudem standardmäßig Zugriff auf die letzten 500 Versionen und zeigt an, wer wann welche Änderungen durchgeführt hat.

Dokumente finden durch intelligentes Tagging!

Ein vorrangiges Ziel der Collaborationslösung ist es, Informationen schnell und unkompliziert zu finden. Dazu greift die zentrale Suche im digatusNet nicht nur auf Dateinamen, Autoren, Metainformationen und den Inhalt der Dokumente zurück, sondern auch auf die zusätzlich vergebenen Tags. Ähnlich wie die weit verbreiteten Hashtags in sozialen Medien bieten Tags die Möglichkeit, Dateien einfach zu verschlagworten und diese, ungeachtet von Dateinamen, einem Thema zuzuordnen. Vorgegebene und frei definierbare Tags helfen dabei, relevante Informationen sofort wieder zu finden, ohne sich durch eine weit verzweigte Ordnerstruktur klicken zu müssen.

Collaboration –
modernes Teamwork in Echtzeit

Arbeitsgruppen sollen den Mitarbeitern helfen ihre Themen zu Kunden, Technologien oder Prozessen strukturiert abzulegen und organisationsübergreifend daran zu arbeiten. Zur weiteren Unterstützung gibt es virtuelle Besprechungsräume, welche sich zum Beispiel zur Protokollierung von Meetings gut eignen. Dabei lassen sich einzelne Tasks einfach generieren und schnell den entsprechenden Teammitgliedern zuweisen. Diese Aufgaben wandern dann automatisch in die virtuelle To-do-Liste der jeweiligen Kollegen.

Ein weiterer Benefit innerhalb des Tools ist die gern genutzte Blogging-Funktion. Sie kann unter anderem als eine Art Teamtagebuch den Projektverlauf dokumentieren und besondere Erfolge oder Meilensteine hervorheben. Dieser direkte Informationsaustausch innerhalb der Anwendung verringert den Bedarf an zusätzlicher Kommunikation und verhindert somit eine E-Mail-Flut.

Auf diesen erfolgreichen Auftakt der digatus academy werden regelmäßige Veranstaltungen zu internen Themen, Projekterfahrung, Fachwissen und technologischen Trends folgen, um das Schulungsformat weiter zu etablieren. Das erleichtert neuen Mitarbeitern den Einstieg und hilft uns dabei, Informationen und Wissen sämtlichen Kollegen zugänglich zu machen.