Client : DocMorris

Repenser la pharmacie, oser l’innovation, rechercher le dialogue – cette recette du succès a fait de DocMorris la marque de pharmacie la plus connue en Allemagne et en même temps la plus grande pharmacie en ligne d’Europe. Depuis la création de l’entreprise en 2000, le nombre de clients ne cesse d’augmenter. Entre-temps, plus de quatre millions de personnes ont commandé des médicaments chez DocMorris. En tant que prestataire de services pharmaceutiques, DocMorris développe et réalise des programmes spéciaux pour les malades chroniques en collaboration avec des entreprises pharmaceutiques et des caisses d’assurance maladie. En 2016, le chiffre d’affaires s’élevait à 331 millions d’euros. Environ 600 personnes travaillent au succès de DocMorris, une filiale du groupe suisse Zur Rose Group AG basée à Heerlen, aux Pays-Bas.

Situation initiale et défi

Fin 2015, DocMorris était confronté au défi de lancer de grandes initiatives de croissance au cours de l’année 2016 et au-delà. Celles-ci auraient eu un impact sur les systèmes informatiques utilisés ainsi que sur les processus basés sur ces systèmes en raison de l’augmentation du volume des ventes et des produits. En raison de l’étroite imbrication des systèmes utilisés – tant dans le domaine SAP que non-SAP – et de l’infrastructure sous-jacente, il était clair pour DocMorris qu’il fallait prendre des mesures appropriées suffisamment à l’avance pour pouvoir « gérer » avec succès le volume attendu. L’accent était mis en particulier sur l’évolutivité et la stabilité des systèmes face à une forte augmentation du volume, associées aux processus et aux capacités nécessaires.

digatus a commencé par un « contrôle rapide » initial, qui a servi à obtenir une vue d’ensemble du paysage système existant et à établir une première évaluation des domaines thématiques existants. Pour ce faire, on a eu recours aux approches et aux outils de meilleures pratiques propres à digatus, qui ont permis un dimensionnement initial rapide mais complet. Sur la base de ces résultats, les étapes suivantes ont ensuite été définies et établies :

• Définition de 5 flux de travail principaux, qui traitent spécifiquement les sujets techniques respectifs (gestion des capacités, continuité des activités, SAP, gestion des services et infrastructure)
• Constitution d’une équipe qualifiée pour les tâches respectives
• Établissement d’un plan de jalons et de budget pour la mise en œuvre des flux de travail
• Coordination de l’approche avec DocMorris et lancement du projet

Ensuite, digatus a commencé l’analyse avec une équipe pouvant compter jusqu’à 7 personnes sur place chez DocMorris à Heerlen. Pour ce faire, la documentation existante a été traitée et l’accès en lecture aux systèmes correspondants a permis de s’assurer qu’aucun détail n’avait été négligé et que la documentation correspondait à la réalité. Les résultats de ces analyses ont ensuite été comparés au dimensionnement initial du paysage informatique, et les éventuels écarts ou divergences ont été identifiés et évalués. Dans le domaine de la continuité des activités, des scénarios de test complets ont été effectués parallèlement à l’analyse pour simuler « le cas d’urgence », et les systèmes ont été testés dans des conditions réelles pour évaluer leur capacité et leurs performances respectives. Dans la phase finale, les résultats de l’analyse et des tests ont été documentés et évalués de manière exhaustive dans un rapport détaillé d’environ 200 pages, et une liste détaillée de recommandations d’action et d’éléments d’action a été élaborée pour une mise en œuvre directe et ciblée.

« La performance de notre informatique est l’épine dorsale de notre activité réussie et de nos objectifs de croissance. Il était donc important pour nous de connaître nos points forts, mais aussi les domaines d’action potentiels présentant un potentiel d’amélioration. digatus nous a convaincus par une approche orientée vers la pratique, ainsi que par des objectifs et des résultats d’analyse clairs, qui correspondaient bien à notre propre méthode de travail pragmatique et qui nous ont fourni des indications et des directives concrètes pour nous améliorer ! »

Michael Veigel

Avantages pour le client

Sur la base des domaines d’action identifiés, DocMorris est aujourd’hui en mesure de mettre en œuvre des ajustements et des améliorations précoces dans le domaine des opérations informatiques, soutenant ainsi avec succès la réalisation des objectifs de croissance définis. Outre les mesures immédiates mises en œuvre directement à la suite de l’audit et initiées, des orientations importantes ont également été mises en place pour une détection précoce des éventuels goulets d’étranglement à l’avenir. Grâce à des processus de service standardisés et à des approches de modélisation structurées, les risques ont été éliminés, et les augmentations déjà survenues du volume d’activité ont été mises en œuvre et réalisées avec succès !