Les responsables informatiques sont donc confrontés au défi de produire une estimation concrète des coûts dans un délai très court. S’il s’avère au cours du carve-out que les coûts estimés étaient trop bas, des ressources financières supplémentaires doivent être mises à disposition pour le département informatique, lesquelles sont cependant prévues et nécessaires dans d’autres secteurs de l’entreprise. Si l’on fixe les coûts du carve-out informatique trop haut, des ressources financières sont inutilement immobilisées. Parallèlement, l’estimation doit être établie à court terme afin de permettre une planification globale du carve-out. L’expérience montre que le carve-out informatique fait partie des processus les plus compliqués et les plus longs, ce qui fait que les coûts cachés n’apparaissent souvent qu’au cours de la séparation. Afin de déterminer ces coûts le plus tôt possible et avec le plus de précision possible, les responsables informatiques peuvent appliquer certaines mesures et ainsi soutenir au mieux le processus global.

Estimer les coûts informatiques des carve-outs en 3 étapes

Obtenir une vue d’ensemble

Dans un premier temps, il est crucial d’analyser la structure de coûts existante et de la diviser en différents domaines. Les principaux facteurs de coûts dans le cadre du carve-out informatique sont, d’une part, les coûts mensuels du TSA (Transitional Service Agreement) lui-même, les licences et autres contrats informatiques, le système ERP, d’autres applications non-ERP, l’infrastructure informatique ainsi que le matériel et les coûts de téléphonie. Dans la pratique, il s’avère que les entreprises bénéficient ici d’un inventaire tenu de manière cohérente en lien avec les données historiques correspondantes. Cette première analyse permet d’identifier différents postes de coûts et de fixer les priorités nécessaires.

Définition de l’état cible (Baselining)

Une fois que la direction informatique s’est fait une idée générale (Baselining) et a ainsi généré une situation de départ appropriée, il s’agit de déterminer à quoi doit ressembler le futur paysage informatique. Cela dépend notamment du type de transaction (par exemple, asset deal ou share deal) et du fait que des composants informatiques de l’acheteur soient repris ou qu’il s’agisse d’une approche dite « Green Field » où le paysage informatique doit être entièrement reconstruit.

Estimation des coûts

L’estimation des coûts proprement dite constitue la partie la plus complexe et la plus fastidieuse du processus. La meilleure façon d’y parvenir est de combiner une analyse ascendante (bottom-up) et descendante (top-down). La pratique montre que l’estimation finale se situe souvent au milieu des deux approches. Généralement, les coûts sont estimés selon l’approche descendante par la direction informatique, qui fait souvent appel à la vaste expérience de consultants externes.
En raison de l’hétérogénéité des transactions individuelles, le résultat de cette analyse n’est que partiellement correct et devrait être complété par une analyse détaillée des coûts selon le principe ascendant. De plus, dans le cadre de cette approche, les responsables informatiques bénéficient d’informations supplémentaires provenant des niveaux hiérarchiques inférieurs, évitant ainsi que des postes de coûts soient complètement oubliés. Pour les sujets de moindre envergure, il convient d’adopter une approche pragmatique en chiffrant grossièrement les coûts et en les alignant proportionnellement sur l’estimation globale.
En outre, les jours-hommes nécessaires doivent être estimés avec les cadres responsables des différents segments. Selon la taille de l’entreprise et les ressources internes disponibles, il faut éventuellement tenir compte de coûts supplémentaires pour des spécialistes externes.
Enfin, il convient dans tous les cas de prévoir une marge de coûts au cas où les coûts seraient plus élevés que prévu ou s’il y aurait malgré tout des postes de coûts qui n’auraient pas été identifiés ou n’étaient pas visibles au début du carve-out. Cela permet d’éviter les discussions au cas où le budget serait dépassé et où des moyens supplémentaires seraient nécessaires.

Conclusion

L’estimation des coûts d’un démantèlement informatique représente un défi majeur pour les directeurs des systèmes d’information, lequel peut néanmoins être bien maîtrisé grâce à quelques mesures. Une première estimation peut être présentée après seulement quelques semaines. Cette évaluation sert simultanément de base pour être enrichie ultérieurement avec des données supplémentaires et ainsi fournir in fine une projection fiable des coûts à encourir.