Client : Siemens Healthineers AG

Siemens Healthineers AG est la société mère de plusieurs entreprises qui, en tant que groupe, constituent l’un des plus grands fournisseurs de soins de santé au monde, employant environ 53 000 personnes dans plus de 70 pays. Elle a fait ses débuts avec succès à la Bourse de Francfort le 16 mars 2018. Son siège social en Allemagne est situé à Erlangen. Au cours de l’exercice 2017/18, elle a réalisé un chiffre d’affaires de 13,4 milliards d’euros. Chaque jour, environ cinq millions de patients dans le monde bénéficient de ses produits et services innovants dans les domaines de l’imagerie diagnostique et thérapeutique, du diagnostic de laboratoire et de la médecine moléculaire, ainsi que de ses offres dans les domaines des services de santé numériques et de la gestion hospitalière.

Situation initiale et défi

« Direction le cloud » – telle était également la devise de Siemens Healthineers. Une première étape consistait à externaliser Microsoft Exchange vers le cloud. Dans ce cadre, il fallait migrer plus de 70 000 boîtes aux lettres dans le monde entier de Microsoft Exchange On-Premise (serveur de messagerie d’origine) vers Microsoft Exchange Online (cloud).
L’objectif principal du projet était de fournir un « espace de travail numérique » aux employés du monde entier afin d’améliorer l’expérience utilisateur. En outre, le passage à Microsoft Exchange visait à optimiser les coûts d’exploitation courants des licences et de l’infrastructure.

Objectif du projet et défis lors du déploiement d’Exchange Online pour Siemens Healthineers

Les avantages d’Exchange Online deviennent rapidement visibles – par exemple, les employés peuvent accéder à leur boîte aux lettres en déplacement sans surcharger le réseau de l’entreprise. Les administrateurs gagnent du temps car la gestion de leur propre infrastructure devient nettement plus simple. En outre, MS Exchange Online offre à l’utilisateur final l’avantage d’une boîte aux lettres Outlook plus grande (100 Go) et sécurise davantage les données de l’utilisateur final grâce à l’authentification multifactorielle.
Au début de la migration vers Exchange Online, le paysage des boîtes aux lettres était remarquablement hétérogène. Le défi particulier consistait à migrer les boîtes aux lettres de Siemens Healthineers, qui se trouvaient sur différents sites d’infrastructure – sur site ainsi que dans le tenant (locataire) Siemens Office 365 – vers le tenant Office 365 de Siemens Healthineers.
Outre certaines restrictions et un effort de planification particulier, l’un des plus grands défis consistait à effectuer la migration dans le délai serré imparti.
Car tout retard entraînerait des coûts exorbitants pour l’« infrastructure de transition », c’est-à-dire pour les serveurs loués existants d’un centre de calcul tiers.

Solution

Dès le début, digatus a pu contribuer au bon déroulement du projet dans le délai imparti. L’équipe de projet de digatus a accompagné la transition vers Exchange Online et a assuré les fonctions suivantes :

Responsable de la transition du déploiement
S’agissant d’une transition globale, il était particulièrement important de la planifier soigneusement et en tenant compte des besoins régionaux et spécifiques à chaque domaine, de communiquer la planification aux coordinateurs de Siemens Healthineers concernés et, enfin, de migrer les boîtes aux lettres. L’accent a été mis sur le fait que les boîtes aux lettres présentant des caractéristiques spécifiques, telles que des dépendances avec d’autres boîtes aux lettres, ne devaient pas être migrées immédiatement, mais devaient d’abord être mises de côté et traitées différemment par la suite.

Responsable technique de la transition
Après que le responsable de la transition du déploiement ait préparé la migration des boîtes aux lettres, le responsable technique de la transition a planifié la migration par vagues. Avant la migration proprement dite, il fallait d’abord vérifier si les boîtes aux lettres remplissaient les conditions techniques nécessaires à la migration.
Entre autres, il fallait attribuer une licence Office 365 au compte à migrer et le synchroniser dans l’Azure Active Directory. Une fois que les conditions préalables décrites pour la préparation technique (technical Readiness) des boîtes aux lettres étaient remplies, la migration vers Exchange Online pouvait être effectuée.

« Dans un projet d’une telle envergure, une collaboration absolument fluide et une expertise technique transversale au sein de l’équipe de projet sont indispensables. La résilience et la compétence des collègues de digatus ont été un facteur de réussite essentiel pour la mise en œuvre efficace de la migration vers Exchange Online. »

Peter Doma – Responsable du lieu de travail moderne, Siemens Healthineers AG

Responsable Hypercare
Le rôle du responsable Hypercare consistait principalement à s’assurer que la phase de transition des services était soutenue par des prestations Hypercare. À titre d’exemple, il convient de mentionner à cet égard tant l’élaboration de rapports sur les tickets émergents que la fonction d’interlocuteur principal en cas d’escalades.
Une valeur ajoutée particulière a été créée par la rédaction d’articles wiki et d’articles de base de connaissances (par exemple, synchronisation des e-mails et des téléphones portables, état du processus de migration de la boîte aux lettres, résolution de problèmes après migration) qui ont pu être transmis au support de premier niveau après le projet.

Gestion de projet
Tout au long du projet, la gestion de projet a pu contribuer à l’implémentation et à l’application cohérente de méthodes standardisées de gestion de projet. Par exemple, des méthodes agiles ont été introduites, surveillées et pilotées à l’aide d’applications innovantes telles que Microsoft Teams et Project.
En outre, la gestion de projet a pu considérablement soulager la direction/l’équipe du projet grâce à un soutien administratif et opérationnel (par exemple, gestion des risques, coordination des activités du projet, mise en place et maintenance du plan de projet).
De même, une collaboration efficiente et efficace a pu être assurée en favorisant l’échange, la coordination et la motivation pour fidéliser les membres de l’équipe projet.

Avantages pour le client

La migration vers MS Exchange Online a pu être réalisée avec succès dans le délai serré imparti, car l’équipe de projet digatus, dans cette configuration, a pu apporter de manière optimale la multitude d’exigences professionnelles, techniques et méthodologiques.
Grâce à la coopération de longue date entre digatus et Siemens Healthineers, les consultants ont pu s’adapter rapidement à leurs rôles et à l’environnement de l’entreprise. Enfin, la grande confiance mutuelle et la méthode de travail toujours transparente ont pu conduire au succès du projet malgré quelques défis.