La pandémie de coronavirus nous a surpris et il est rapidement devenu évident qu’elle allait nous occuper pendant longtemps. Elle pose à la société comme à l’économie le défi d’une transformation numérique significative. Les employés se sont retrouvés plus rapidement que prévu dans des situations de télétravail majoritaires, c’est pourquoi il a fallu trouver et mettre en place rapidement la nouvelle configuration « Home-Office » et implémenter des outils numériques tels que Microsoft Teams ou Zoom.
Le contact personnel a été brusquement interrompu, les structures d’équipe se sont retrouvées exclusivement numériques sur des distances parfois importantes, les réunions et entretiens personnels ont été annulés. Du jour au lendemain, toute l’entreprise a dû être dirigée à distance de manière numérique.

Quels sont les défis du leadership virtuel et comment y faire face ?

Lorsqu’une équipe travaille majoritairement à distance, les instruments de direction typiques tels que la culture d’entreprise, les émotions ou même les rencontres occasionnelles à la machine à café font défaut. Diriger à distance nécessite donc certainement quelques adaptations essentielles et d’autres thèmes prioritaires par rapport au travail commun dans les bureaux. Je vois ici trois défis majeurs : maintenir le contact personnel, ne pas perdre de vue la vision commune et veiller à un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Maintenir le contact personnel

Lorsqu’on ne se voit plus tous les jours au bureau, le « human touch », c’est-à-dire l’humanité, les émotions et la proximité, font en grande partie défaut. Pour y remédier, la première étape consiste à allumer la caméra lors des réunions en ligne ! Cela donne immédiatement un caractère plus personnel aux appels. Pour que chacun se sente à l’aise avec la caméra allumée, il est important d’autoriser le privé. Tout le monde n’a pas son propre bureau à la maison et ne souhaite pas donner à ses collègues un aperçu exclusif de son espace privé. Pour préserver la vie privée, les outils courants proposent de nombreuses images d’arrière-plan et pour ceux qui trouvent cela insuffisamment personnel, il est possible d’utiliser ses propres motifs. En outre, il est important pour les dirigeants d’entretenir activement les relations au sein des équipes et avec chaque membre de l’équipe. Par exemple, il suffit d’appeler les collaborateurs et de leur demander comment ils vont, comment ils s’en sortent dans la situation actuelle, s’ils souhaiteraient plus de soutien à un endroit donné. L’échange régulier avec différents collègues est également important pour recueillir en permanence toutes les opinions, les idées ainsi que l’ambiance générale dans l’entreprise.

Ne pas perdre de vue la vision commune

Lorsqu’une personne travaille beaucoup ou même actuellement exclusivement à distance, isolée de ses collègues, de ses équipes, de ses bureaux et de la culture d’entreprise, chacun tombe très facilement dans une routine quotidienne, un traitement des tâches quotidiennes sans avoir une vue d’ensemble. Pour ne pas perdre de vue le sens et le but, il est important de souligner en permanence la vision et la culture communes avec le plus d’enthousiasme possible et de les rappeler sans cesse. Il convient donc d’intensifier la communication et d’être encore plus transparent. Cela inclut également la présentation transparente de la situation économique actuelle de l’entreprise afin de dissiper d’éventuelles craintes. Pour rendre la communication un peu plus intéressante et variée, il est judicieux de choisir différents canaux et formats. Par exemple, je présente et commente chaque mois dans une courte vidéo les chiffres de notre groupe digatus et l’évaluation de l’enquête auprès des collaborateurs se fait également sous forme de vidéo. Dans l’intranet, nos « Weekly News » informent sur les projets actuels et les nouveautés des domaines RH et marketing. Cette année, nous lançons également notre réunion trimestrielle Townhall, au cours de laquelle les différentes équipes présentent leurs projets en plus des développements actuels. Il s’agit donc de montrer une présence (virtuelle) et de tenir les collaborateurs informés.

Veiller à un équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Paradoxalement, l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée dans le cadre prédominant du télétravail peut rapidement se déstabiliser. Les régulateurs et structures habituels disparaissent, tels que le trajet quotidien vers le lieu de travail, les horaires d’ouverture des bureaux ou les allées et venues des collègues. La proximité du travail s’intègre de manière fluide dans la vie quotidienne privée, et l’on travaille plus fréquemment pendant les périodes de repos normales, par exemple le soir ou les week-ends. Afin de prévenir ce déséquilibre, les cadres devraient d’abord s’interroger sur leurs propres pratiques. Lorsque nous impliquons nos collègues dans le travail en dehors des heures de travail régulières ou même le week-end, nous devons toujours nous poser au préalable la question de l’urgence et de l’importance. En outre, les cadres devraient régulièrement aborder consciemment la question de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée avec leur équipe, tant lors d’entretiens individuels que lors de réunions d’équipe. De plus, il est recommandé aux entreprises de mettre à la disposition des employés des offres qui ont un impact positif sur leur santé et leur bien-être. Au début de la pandémie, nous avons donc introduit la pause mouvement quotidienne afin d’apporter un peu d’activité physique dans la routine du télétravail. Grâce à la mise en place d’un Feelgood Management avec Johannes Oberhofer, nous sommes actuellement en train d’élargir considérablement cette offre.

À quoi devrait-on concrètement prêter attention pour éviter un déséquilibre de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, voire un burn-out ?

En fin de compte, le travail n’est pas seulement du travail, mais aussi un lieu de contacts sociaux avec des collègues et peut-être aussi des amis. C’est un endroit (même si actuellement seulement virtuel) que nous connaissons bien et où nous passons beaucoup de temps, presque comme une seconde maison. Idéalement, nous devrions donc nous y sentir à l’aise et en sécurité. Pour que cela s’applique à chacun, il y a, à mon avis, plusieurs points auxquels il faut absolument prêter attention :

1. Compréhension : La considération mutuelle, la compréhension et l’appréciation sont la base d’un climat de travail positif
2. Communication : Le langage corporel est partiellement absent dans la communication numérique, soyez donc plus conscients de votre choix de mots et formulez depuis la « perspective du JE »
3. Santé : Veillez à l’ergonomie sur le lieu de travail, nourrissez-vous de manière équilibrée et intégrez des pauses régulières d’activité physique dans votre quotidien
4. Loisirs : Réservez chaque jour quelques heures pour vous-même, vos hobbies, vos amis et surtout votre famille
5. Distance : Lorsque vous ne travaillez pas, vous devriez absolument prendre aussi mentalement de la distance par rapport au travail, afin de pouvoir vraiment déconnecter et vous ressourcer
6. Plaisir : Le travail devrait être conçu de manière à ce que l’on y prenne du plaisir et de la joie – idéalement, le travail devrait donner de l’énergie plutôt que d’en prendre
7. Humour : Rire ensemble aide toujours !

Comment envisagez-vous l’utilisation des bureaux à l’avenir ?

À mon avis, ce sont surtout les modèles de travail hybrides qui seront pertinents à long terme. Je ne pense pas que nous retournerons tous à 100% dans les bureaux ou que nous resterons uniquement en télétravail. L’utilisation des bureaux va de nouveau augmenter, mais la manière dont ils seront utilisés va changer. Mon souhait serait d’établir des « Feelgood Offices » et ainsi créer des espaces créatifs. On pourrait s’y retrouver un ou deux jours par semaine dans un environnement confortable et inspirant pour des séances de brainstorming, des ateliers et des réunions créatives, et échanger en personne. Le travail concentré et les réunions de routine seraient alors effectués le reste de la semaine depuis chez soi.

Merci beaucoup, Stephan, pour vos conseils sur la gestion des équipes travaillant à distance !