Les entreprises en attendent une augmentation de leur productivité et de leur efficacité. Un moteur essentiel de la numérisation est le temps. Les projets de numérisation doivent donc être menés rapidement et avec succès. Selon une étude de MIT Sloan Management Review et Capgemini Consulting, 63% des managers estiment que la transformation numérique se déroule encore trop lentement. Les personnes interrogées considèrent que la raison principale en est « le manque d’urgence » et la mauvaise communication sur les avantages stratégiques des nouveaux outils.
Pour réaliser le plein potentiel des investissements, les managers considèrent que la clé réside dans l’adoption et l’utilisation complètes des nouveaux outils et technologies par les utilisateurs. Une implication précoce des utilisateurs est donc particulièrement importante pour le succès.
La clé lors de l’introduction de nouvelles technologies et de nouveaux outils réside donc dans l’engagement des utilisateurs. Les décisions stratégiques sont prises par la direction. Cependant, les mesures sont mises en œuvre opérationnellement par les employés d’une entreprise. Plus l’acceptation et la compréhension des nouveaux outils et technologies et de leurs objectifs stratégiques à long terme sont élevées, meilleure, plus efficace et plus valorisante sera la contribution. Afin de pouvoir utiliser le plus rapidement possible les améliorations escomptées dans l’entreprise, une gestion complète du déploiement est donc nécessaire.
Qu’est-ce que la gestion du déploiement ?
La gestion du déploiement consiste à introduire avec succès et de manière contrôlée un produit, un processus, des systèmes informatiques, des technologies ou des outils au sein d’une entreprise. Bien entendu, le déploiement réussi doit coûter le moins de temps et de ressources possible. Pour atteindre cet objectif, il existe plusieurs facteurs qui influencent considérablement le succès.
Définir la portée et le calendrier du projet de déploiement
Tout d’abord, la portée du projet doit être définie et clarifiée. S’agit-il d’un service entièrement nouveau ou d’un produit/service existant qui est ajusté et optimisé de manière ponctuelle ? Cela a une influence décisive sur la manière dont les utilisateurs doivent être familiarisés avec un outil et sur l’effort temporel associé au projet. Une fois que la portée est claire pour toutes les parties prenantes, un calendrier peut être défini. Cela dépend de la rapidité avec laquelle la nouvelle technologie doit être mise en œuvre. Faut-il procéder de manière itérative ou est-il possible d’identifier des groupes auxquels la nouveauté peut être présentée conjointement ?
Définir l’équipe et les responsabilités
Un projet de déploiement et une gestion de déploiement réussie ne sont pas l’œuvre d’une seule personne. La composition appropriée de l’équipe et une définition claire des responsabilités contribuent de manière significative au succès. Une équipe de déploiement peut, par exemple, être composée du gestionnaire de déploiement, de formateurs, de spécialistes des applications et de collègues informatiques.
Le gestionnaire de déploiement s’occupe de la coordination générale du projet, est en contact avec la direction, son équipe et les interlocuteurs des sous-organisations de l’entreprise. Il veille également à ce que les différents lots de travail du projet soient livrés dans les délais. En outre, il sert de médiateur en cas de complications entre les parties prenantes.
Les formateurs sont les spécialistes du nouvel outil. Leur responsabilité est d’expliquer en détail le nouvel outil et d’organiser des ateliers ou des sessions de démonstration. Pendant la phase de test, ils sont toujours disponibles pour clarifier les questions ouvertes et les problèmes.
Les spécialistes des applications sont des collègues qui connaissent parfaitement les applications de l’entreprise. En effet, plusieurs outils dépendent souvent les uns des autres. Leur responsabilité est d’effectuer tous les réglages importants. D’une part dans le système de test, mais aussi les modifications dans le système de production.
Les collègues informatiques sont indispensables dans la mise en œuvre de nouveaux services ou outils informatiques. Ce sont eux qui aident lorsque des problèmes surviennent d’un point de vue technique. Les collègues informatiques servent ainsi d’interface entre l’informatique et le métier lors du déploiement.
Définir la procédure et faire du marketing
La procédure au sein du projet exerce une influence déterminante sur le succès du déploiement et le succès ultérieur de l’outil, et doit être coordonnée avec la direction en ce qui concerne le contenu, la durée et l’étendue (par exemple, pays par pays ou par zones). Toutefois, avant que le déploiement ne commence effectivement, il est nécessaire de mener une campagne de marketing interne.
Le nouvel outil doit être présenté aux responsables d’une sous-organisation. Il s’agit ici d’obtenir l’adhésion de la direction. Cela favorise le soutien du nouvel outil au sein de l’entreprise. Dans le projet lui-même, les avantages doivent être à nouveau clarifiés pour les utilisateurs. Cela peut se produire lors d’une première réunion du projet. L’explication théorique ne doit pas non plus être négligée. Celle-ci devrait toutefois se dérouler avec des démonstrations dans un environnement prévu à cet effet.
En outre, il convient de clarifier au préalable s’il existe des scénarios spécifiques, par exemple propres à certains pays, qui doivent être présentés. Cela favorise l’intérêt et l’attention. Dans le cadre d’un déploiement de logiciel de moindre envergure, ces deux points peuvent donc être couverts lors d’un lancement et d’un atelier.
Par la suite, il convient de donner la possibilité d’entrer le plus rapidement possible dans la phase de test. C’est la partie la plus pertinente pour les utilisateurs et qui rend tangibles les avantages du nouvel outil. L’objectif des tests est de mettre l’outil en harmonie avec les processus de l’entreprise et de clarifier toutes les questions en suspens. Les utilisateurs devraient avoir la possibilité d’aborder leurs préoccupations quotidiennement lors de réunions de contact personnelles. Une fois la phase de test terminée et le feu vert formel pour la mise en œuvre donné, tout doit être préparé dans le système de production et testé une fois par l’équipe de déploiement dans l’environnement en direct.
Si le test est réussi, l’outil peut être mis en production. Il est important ici que les utilisateurs ne soient pas laissés seuls dès qu’un outil est en ligne. L’hypercare est un facteur décisif pour consolider et approfondir l’acceptation et la compréhension même après la mise en service. En outre, l’hypercare contribue à réduire et éventuellement même à éviter la création de tickets, car une aide directe peut être apportée en cas de questions et de problèmes.
En résumé, la procédure dans un projet de déploiement peut être divisée en quatre étapes clés : lancement, atelier, test et mise en service, y compris l’hypercare.
Collaboration dans la gestion du déploiement
À l’heure actuelle, la collaboration est un sujet majeur. Bien sûr, beaucoup travaillent aujourd’hui depuis chez eux. Mais dans le cas d’un déploiement mondial, ce sujet joue un rôle plutôt secondaire, car on travaille de toute façon avec des collègues du monde entier. Les rencontres en face à face sont souvent impossibles. Une collaboration bien organisée est ici un facteur important pour une coopération réussie pendant le déploiement.
De plus, de nombreux collègues accompagnent le projet en parallèle et n’ont qu’un temps limité à y consacrer. Tout doit donc être parfaitement préparé, sinon l’engagement des utilisateurs dont nous avons parlé au début diminue et, dans le pire des cas, le déploiement est reporté.
Il est donc important, par exemple, que les accès aux tests soient activés à l’avance, que les données de base nécessaires soient saisies dans le système de test, que des scénarios de test aient été créés et qu’un outil de reporting soit mis en place. En outre, tous les participants devraient avoir accès, en un lieu central, aux possibilités, aux documents, aux réunions enregistrées et aux informations supplémentaires concernant l’outil et le projet en général. Il est donc important d’entretenir une bonne collaboration et que chaque participant soit conscient de son rôle, car dans les entreprises opérant à l’échelle mondiale, plusieurs déploiements ou projets se déroulent en parallèle et les ressources ne sont pas infinies.
Ces 5 facteurs sont décisifs pour une gestion réussie du déploiement
1. Qualité
S’assurer que le périmètre offre une valeur ajoutée aux parties prenantes et que le déploiement du nouvel outil ou service se déroule sans heurts afin d’augmenter l’acceptation.
2. Organisation
La procédure est discutée avec toutes les parties prenantes avant la mise en œuvre. Les responsabilités sont également définies. Ainsi, chaque participant est conscient de son rôle.
3. Participation
Impliquer les employés concernés le plus rapidement possible dans le processus de déploiement et créer une mentalité « hands on » devrait être la plus haute priorité. Ainsi, les avantages sont perçus plus tôt et l’acceptation du nouveau est durablement accrue.
4. Transparence
Le changement devrait être rendu mesurable et transparent grâce à une communication appropriée et à des outils adaptés. Une approche visant à fournir des informations à tout moment en fonction des besoins et à faciliter la collaboration.
5. Support
Il est particulièrement important de ne pas laisser simplement les utilisateurs seuls. Avec un support après le déploiement, les tickets pour les problèmes des utilisateurs peuvent être réduits et évités.
