Si une telle instance n’a pas encore été mise en place dans votre entreprise, il convient dès à présent de prendre conscience que le directeur général est toujours pleinement responsable de s’assurer que son entreprise dispose de licences suffisantes. En effet, que le logiciel ait été acheté moyennant un paiement unique, qu’il s’agisse d’un modèle de location impliquant des coûts opérationnels récurrents annuels, ou qu’il s’agisse simplement d’un accord d’utilisation basé sur le cloud, le cycle de vie et l’obligation de conformité commencent précisément à ce moment-là.
De plus, l’entreprise s’engage souvent à conclure un contrat de maintenance et d’entretien du logiciel qui, outre des coûts supplémentaires, comprend l’installation permanente de mises à jour et de mises à niveau.
Sur une période d’un an seulement, un ensemble de produits logiciels et d’applications s’accumule, qui ne peut déjà plus être géré sérieusement à ce stade.

Établissement d’une gestion des licences dans l’entreprise

En raison de cette responsabilité entrepreneuriale, il est recommandé d’installer un système de gestion des licences qui gère l’acquisition de logiciels, la vérification des conditions de licence, le suivi des coûts ainsi que la gestion des métriques de licences.
L’intensité avec laquelle cette fonction est établie et assumée peut varier d’une entreprise à l’autre.
Pour les petites entreprises disposant d’un nombre limité de clients et de produits logiciels, il est recommandé d’adopter un processus d’acquisition uniforme et un reporting régulier des coûts et un aperçu des logiciels avec les quantités de licences achetées en comparaison constante avec le nombre nécessaire – mot-clé : bilan des licences.
La situation devient plus intéressante pour les entreprises de taille moyenne, où, en plus de la gestion monétaire des actifs et des contrats, il vaut la peine de jeter un regard plus approfondi en coulisses.
En particulier, le comportement d’utilisation individuel, la mutualisation des licences au sein de l’entreprise et le choix judicieux des métriques de licences, parfois très différentes, peuvent déjà avoir un impact considérable sur la rentabilité et la flexibilité de l’organisation dans son ensemble.
Cela présuppose cependant des processus beaucoup plus étendus dès le déploiement, c’est-à-dire la distribution et l’attribution des logiciels. Les clés de licence fournies doivent être attribuées de manière unique à l’utilisateur ou à l’appareil à ce stade, afin de pouvoir effectuer ce que l’on appelle un « metering ». Le metering des logiciels fournit ainsi toutes les informations sur le comportement d’utilisation des programmes respectifs et constitue donc la base de l’analyse de toutes les données d’utilisation, y compris l’inventaire.

Soutien par l’utilisation d’outils de gestion des actifs logiciels

Intéressant également pour les entreprises de taille moyenne, et presque indispensable pour les grandes entreprises et les groupes, est la gestion professionnelle à l’aide d’un outil de gestion des actifs logiciels (outil SAM).
Il existe un grand nombre de fournisseurs établis (voir le quadrant Gartner)

Quadrant magique Gartner pour les outils de gestion des actifs logiciels (2019)

Une conception technique minutieuse adaptée aux besoins spécifiques, ainsi qu’un examen approfondi lors d’une preuve de concept sont des conditions préalables fondamentales.
De plus, lors de la prise de décision, en plus des facteurs économiques et professionnels habituels, il est impératif de regarder au-delà des limites. La planification et la réalisation du projet par le fabricant présentent souvent des insuffisances dans le support pendant la migration des données des anciens systèmes. Les catalogues standard des fabricants inclus dans l’outil, y compris les métriques prédéfinies, constituent une caractéristique de qualité particulière, et la feuille de route du produit pour les prochaines versions devrait également faire l’objet d’un examen décisif.
L’objectif est d’établir une relation d’affaires à long terme et surtout partenariale avec le fabricant.

Des analyses de stock générées automatiquement (également quotidiennement si souhaité), prenant en compte les métriques de licence du fabricant, permettent au gestionnaire de licences de réagir de manière ad hoc et de redistribuer les licences

• de les réaffecter
• de les résilier
• d’en recommander
• de modifier les modèles de métriques

Cet outil facilite également considérablement le travail du gestionnaire de licences lors de la détermination des rapports True Up requis par certains éditeurs de logiciels, c’est-à-dire les changements de quantité au cours d’une période de facturation.
L’image suivante illustre la diversité des interfaces avec d’autres outils, serveurs et bases de données qui doivent être établies et stabilisées.

Aperçu des interfaces de l’outil de gestion des actifs logiciels

Les flux de données bidirectionnels permettent une fiabilité et une sécurité en termes de « compliance » et de robustesse des chiffres, des rapports et des analyses issus de l’outil SAM, et constituent une base parfaite pour la préparation d’un audit fournisseur sans accroc.

Conclusion

Quelle que soit la voie choisie par votre entreprise pour aborder la question de la gestion des licences, il reste crucial de maintenir un niveau élevé de sensibilité et d’attention afin de garantir à tout moment une gestion des licences conforme et d’être toujours en mesure de prendre des décisions économiques judicieuses dans ce domaine.