Microsoft Teams n’est pas seulement un simple messager, mais plutôt une plateforme de communication et une interface centrale vers d’autres applications Microsoft 365, telles que SharePoint ou Tasks de Planner et To Do. C’est pourquoi les nouvelles fonctionnalités proviennent également de différents domaines et apportent un soutien de diverses manières au quotidien. Elles aident par exemple à présenter, favorisent l’interaction et la collaboration, augmentent la productivité et veillent même à un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Améliorer la qualité des présentations

Les présentations sont un élément important de nombreuses réunions, de la présentation du plan de projet aux mises à jour régulières de l’état d’avancement des différentes équipes, en passant par la présentation du rapport final à la fin du projet. C’est pourquoi les nouvelles fonctionnalités dans ce domaine apportent un grand soutien au quotidien.

Le mode présentation

Avec le mode présentation, le présentateur peut adapter individuellement l’affichage de son contenu pour les participants à la réunion. Il rappelle la configuration des présentateurs de nouvelles. En arrière-plan se trouve la présentation montrée et l’image de la caméra peut être placée de manière dynamique. Cela permet une visualisation plus dynamique, sans que les participants n’aient à basculer entre le présentateur et la présentation montrée. Ainsi, le présentateur peut également atteindre son auditoire par ses gestes et ses expressions.
Il existe différentes variantes de mise en page pour le placement de la caméra du présentateur. Le mode « Standout » montre le flux vidéo du présentateur sous forme de silhouette devant le contenu partagé. Dans la vue « Reporter », la présentation est placée comme dans les informations au-dessus de l’épaule du présentateur. La disposition « Side-by-Side » montre le présentateur à côté du contenu de la présentation.
De plus, le mode présentation offre aux participants la possibilité de naviguer eux-mêmes dans les diapositives. Le présentateur peut régler cette fonction en activant ou en désactivant l’icône de l’œil.

Mode présentation dans Microsoft Teams (Source : Microsoft)

Reprendre la présentation ou recommencer depuis le début

Avec cette fonctionnalité, Microsoft Teams permet aux présentateurs, ainsi qu’à tout utilisateur ayant accès au fichier présenté, d’interrompre la présentation et de la reprendre au même endroit à un autre moment. Ainsi, lorsqu’un fichier est à nouveau partagé dans le cadre d’une réunion, on peut choisir de poursuivre la présentation ou de recommencer depuis le début.

Favoriser l’interaction et la collaboration

Afin de rendre la collaboration des collègues en télétravail la plus productive possible et de leur faciliter l’interaction, même dans les grandes réunions en ligne, Microsoft Teams propose de nouvelles fonctionnalités intéressantes.

Salles de répartition

Microsoft Teams offre désormais la possibilité de diviser temporairement une réunion en plusieurs salles de réunion. Dans ces salles de répartition, des groupes de participants dédiés à la réunion peuvent se retirer pour travailler sur des sujets spécifiques en petits groupes. Elles conviennent parfaitement, par exemple, pour de brefs brainstormings, des discussions plus approfondies ou des ateliers créatifs.

Le nombre de salles de répartition est libre (max. 50) et le présentateur peut fixer la limite de temps. Lorsque le temps est écoulé, les salles sont automatiquement fermées et les participants rejoignent les autres dans la réunion principale. Les participants à la réunion peuvent être affectés aux salles de groupe soit automatiquement, soit manuellement individuellement.

Salles de répartition dans Microsoft Teams (Source : Microsoft)

Sous-titres en direct

Dans les réunions Microsoft Teams, il est possible d’activer des sous-titres en direct. Ces transcriptions en direct offrent la possibilité de suivre en temps réel ce qui a été dit et par qui. Après une réunion, le fichier de transcription est automatiquement enregistré dans l’onglet de conversation de cette réunion. Cette fonctionnalité n’est actuellement disponible qu’en anglais.

Réactions

Afin de rendre l’interaction pendant les réunions plus intéressante et de permettre aux participants en mode silencieux d’exprimer, par exemple, leur approbation, les réactions en direct ont été introduites. Les participants à la réunion peuvent ainsi réagir directement, soit par un ‘J’aime’, un cœur, des applaudissements ou un rire.

Réactions en direct dans Microsoft Teams (Source : Microsoft)

Accroître la productivité au quotidien

Comme le temps est notoirement de l’argent, Microsoft Teams s’efforce de nous permettre une journée de travail aussi efficace et productive que possible.

5 minutes restantes

Cette fonctionnalité assure une meilleure gestion du temps pendant les réunions en indiquant visiblement à tous qu’il reste 5 minutes avant la fin prévue de la réunion. Cette notification permet aux participants de conclure proprement, par exemple pour résumer brièvement les résultats ou pour distribuer les tâches discutées.

Partage d’e-mails dans Microsoft Teams

Si l’on souhaite partager le contenu d’un e-mail pertinent avec une conversation ou un canal dans Teams, on peut désormais partager directement l’e-mail via Outlook pour Teams. Dans Teams, un aperçu de l’e-mail est alors affiché dans le canal ou la conversation correspondante.

Partage d’e-mails depuis Outlook dans Microsoft Teams (Source : Microsoft)

Résumé

Vous avez manqué une réunion ? Pas de problème, car Teams propose désormais un résumé des réunions terminées. Sous l’onglet de conversation de la réunion, l’enregistrement, la transcription, la conversation ainsi que les fichiers partagés sont automatiquement stockés après la fin de la réunion.

Répondre directement aux messages

Répondre directement aux messages de chat en citant le message original crée une référence directe et prévient ainsi les malentendus. Voir directement à quel message on se réfère augmente l’efficacité de la communication et le contexte devient plus rapidement clair. Cette fonction est déjà intégrée sur les smartphones, elle est annoncée pour le Q2 pour l’application de bureau.

Bulles de chat dans les réunions

Jusqu’à présent, le passage entre les appels vidéo et les chats n’est possible que de manière assez complexe. Pour simplifier à ce niveau et gagner du temps, Microsoft Teams veut introduire des bulles de chat. Si quelque chose est écrit dans le chat de réunion pendant une réunion, le message apparaît sur les écrans de tous les participants, mettant ainsi davantage l’accent sur le contenu du chat.

Promouvoir un équilibre travail-vie personnelle équilibré

Plusieurs fonctionnalités sont même consacrées à la promotion d’un meilleur équilibre travail-vie personnelle. Elles fournissent de nouvelles perspectives personnelles qui devraient aider à repenser la journée de travail et à améliorer le bien-être.

Intégration de Headspace

Headspace est une application de pleine conscience qui sera intégrée à l’avenir dans Microsoft Teams. Une étude mondiale de Microsoft a révélé que 70 % des personnes pensent que la méditation pourrait les aider à réduire leur stress lié au travail. La science le confirme. Des études montrent que la méditation peut réduire le stress et l’épuisement professionnel et améliorer la capacité à réagir aux retours. Par conséquent, Headspace offre des expériences de pleine conscience avec des exercices de méditation scientifiquement validés que l’on peut intégrer dans sa journée de travail pour se détendre brièvement entre deux tâches.

Vérification émotionnelle

La vérification émotionnelle vise à aider à mieux s’adapter à l’état émotionnel des collègues. Chacun peut exprimer son état émotionnel actuel via un smiley, ce qui devrait renforcer le sentiment d’équipe.

Rappel de pause

Le rappel de pause est un rappel de Microsoft Teams dans le cadre de la planification hebdomadaire, pour s’assurer de prévoir suffisamment de pauses et ne pas passer toute la journée en réunions. Cette fonctionnalité se combine parfaitement avec l’intégration de Headspace.

Dans cet esprit, je vous souhaite beaucoup de plaisir à découvrir les nouvelles fonctionnalités !