Client : Hellanor AS (plus tard NDS Group AS)

En novembre 2018, AURELIUS Equity Opportunities SE & Co KGaA a acquis Hellanor AS, le deuxième plus grand fournisseur de pièces détachées automobiles en Norvège. Cette scission du groupe Hella a donné naissance à la nouvelle société NDS Group AS. Avec environ 250 employés, Hellanor approvisionne ses clients, notamment des ateliers, des grossistes régionaux et des concessionnaires automobiles, en pièces détachées à partir de son entrepôt central à Skytta et de 19 succursales à travers la Norvège. En outre, Hellanor propose des concepts d’atelier sous sa propre marque Automester, ainsi que des concepts pour des clients tiers tels que Bosch Car Service. Dans le secteur d’activité « Automateriell », Hellanor distribue des équipements d’atelier de fabricants d’équipements de premier plan tels que JohnBean et MAHA.

Situation initiale et défi

Dans le cadre de la séparation de l’infrastructure informatique de Hella, il était nécessaire de migrer environ 250 utilisateurs sur 19 sites en Norvège vers un nouveau paysage informatique, ainsi que de séparer le système ERP et toutes les applications. Pour mettre cela en œuvre avec succès et soulager l’informatique locale au siège, un plan de projet détaillé et complet a dû être élaboré et mis en œuvre de manière ciblée avec une gestion de projet complète. Au début du projet, un processus d’appel d’offres a été lancé pour trouver un prestataire informatique fiable sur place. Le nouveau partenaire avait pour tâche de construire une toute nouvelle infrastructure informatique, de migrer l’ancien système SAP, qui n’était plus pris en charge par SAP depuis longtemps, et d’assister à la séparation de toutes les applications.

En ce qui concerne SAP, il n’était pas possible, pour diverses raisons, d’adopter une approche dite « Greenfield » (introduction d’un nouveau système SAP actuel, y compris la refonte des processus). Au lieu de cela, il a été décidé de copier l’ancien système et de le reconstruire dans le nouvel environnement. Dans une deuxième étape, après la conclusion de la phase de scission, le système SAP sera alors mis à jour.
En raison de la complexité du paysage informatique avec son étroite imbrication dans la boutique en ligne et les centres logistiques, l’équipe de projet a décidé contre une approche de migration de type « big bang » et en faveur d’une séparation progressive de Hella. Dans la première étape, l’infrastructure informatique de Hella a été séparée. Cela signifie : tous les sites ont été reconnectés, l’infrastructure de back-office a été mise en place, de nouvelles imprimantes ont été déployées et le réseau sur les sites a été reconstruit parallèlement à l’infrastructure existante. Enfin, les nouveaux PC ont été envoyés à tous les utilisateurs et mis en service par eux-mêmes. Comme le client cloud Microsoft a été utilisé, cela a été possible sans problème pour chaque utilisateur. Même les installations en télétravail ont pu être effectuées sans erreur.

Dans une deuxième étape, toutes les applications ont été reconfigurées et les données associées ont été migrées. Dans certains cas, les anciennes applications ont été remplacées par des solutions alternatives, par exemple des services cloud.

La dernière étape a consisté à convertir le système SAP et ses interfaces. Le plus grand défi ici était l’étroite imbrication de presque toutes les applications avec le système ERP. De plus, toutes les interfaces ont dû être redéveloppées et testées. Comme il s’agissait principalement d’interfaces avec des partenaires externes, une attention particulière a été accordée à une gestion professionnelle des tests sous la forme d’un gestionnaire de tests supplémentaire, qui a pris en charge la coordination avec tous les participants internes et externes.

Une grande aide dans ce projet a été la société mère serviable, qui a activement soutenu la migration pour qu’elle se déroule aussi harmonieusement que possible. Grâce à la collaboration étroite et efficace de toutes les parties impliquées, il a été possible de migrer le système SAP ainsi que toutes les applications vers le nouveau paysage informatique dans le délai fixé d’un an.

« La scission de Hellanor du groupe Hella était une tâche exigeante à divers niveaux. Dans la distribution de pièces détachées automobiles, la performance de livraison est cruciale et il n’y a aucune marge d’erreur en matière de fiabilité des processus et d’efficacité. Par conséquent, une infrastructure informatique fonctionnelle et ininterrompue était une priorité pour nous. digatus, en tant que notre partenaire, a été un grand atout pour le projet de scission et nous avons grandement apprécié la gestion de projet transparente ainsi que l’excellente collaboration avec notre propre équipe et les partenaires locaux. La livraison du projet dans les délais et dans les limites du budget était une réalisation remarquable de l’équipe de digatus, pour laquelle nous sommes extrêmement reconnaissants. »

Janno Gröne » – Associé Opérationnel chez Aurelius PDG de NDS Group AS

Solution

Dans le cadre du projet de scission, digatus a coordonné la séparation de l’infrastructure informatique de l’entité cédante jusqu’à l’autonomie complète de NDS. Cela comprenait la migration de l’ensemble de l’infrastructure informatique, y compris le système SAP. La transition des applications faisait également partie de ces tâches, comme par exemple les systèmes de reporting, de commande et de communication ainsi que les interfaces entre les systèmes.
En outre, la sélection des futurs prestataires de services a été accompagnée dans un processus d’appel d’offres et la négociation subséquente des contrats avec les parties sélectionnées a été gérée. Dans le cadre de la scission, le département informatique a également été restructuré, les services d’infrastructure informatique ont été externalisés à un prestataire et l’accent a été mis sur le support et le développement interne des applications et de SAP pour l’avenir.

Avantages pour le client

Pendant la séparation de l’infrastructure informatique, NDS a bénéficié d’une gestion de projet constamment claire avec une transparence totale des coûts. Avec l’achèvement réussi du projet de scission informatique, la nouvelle entité créée bénéficie d’un allègement de la charge de travail du personnel grâce à la conception unifiée et rationalisée des processus et des systèmes.
Grâce au choix d’un prestataire de services informatiques norvégien, l’efficacité et la satisfaction des employés ont pu être améliorées par le biais du nouveau service d’assistance local mis en place. De plus, une réduction des coûts d’environ 8% par rapport aux coûts d’exploitation précédents a été réalisée. NDS peut désormais se concentrer davantage sur sa réorientation réussie, avec une stabilité et une productivité accrues des systèmes.