Client : NürnbergMesse GmbH
Le Groupe NürnbergMesse fait partie des 15 plus grandes sociétés de foires et salons du monde. Il se compose de la NürnbergMesse GmbH ainsi que de ses 15 filiales et participations. Environ 900 employés travaillent pour l’entreprise sur onze sites en Allemagne, au Brésil, en Chine, en Inde, en Italie, en Grèce, en Autriche et aux États-Unis. En outre, le Groupe NürnbergMesse dispose d’un réseau de représentations à l’étranger dans plus de 100 pays.
Le portefeuille comprend environ 120 salons professionnels et congrès, qui se déroulent sous forme d’événements présentiels et numériques, axés sur les cinq domaines thématiques suivants : Retail & Consumer Goods, Building & Construction, Process Technology, Electronics & Security ainsi que Social & Public. Leurs événements assurent des emplois et génèrent chaque année des recettes fiscales et des effets de pouvoir d’achat se chiffrant en milliards. Cela fait de NürnbergMesse un moteur économique important pour la région métropolitaine de Nuremberg et pour toute l’Allemagne.
Situation initiale et défis
Fin octobre 2020, NürnbergMesse nous a contactés avec la demande de les assister dans la transition et le remplacement de « Skype4Business » (basé sur le service Microsoft365) par Microsoft Teams. Ayant déjà fait de premières expériences positives avec Microsoft Teams dans une petite unité commerciale, ils souhaitaient effectuer la transition le plus rapidement possible.
Il a été rapidement convenu qu’avant de commencer la transition vers Microsoft Teams, le sujet de Microsoft365 devait être examiné de manière holistique. Afin de structurer précisément toutes les exigences et les défis attendus dans le projet dès le début, il était essentiel de définir une feuille de route claire et de l’intégrer dans la stratégie.
Le projet s’est donc concentré dans une première phase sur une introduction techniquement innovante mais aussi temporellement réalisable des fonctions essentielles de Microsoft Teams. Il fallait toujours garder à l’esprit comment les autres services pourraient être intégrés en 2021.
Avec digatus, nous avons trouvé un partenaire très compétent qui nous accompagne dans notre transition vers l’univers Microsoft365. Ensemble, nous avons introduit Microsoft Teams avec plusieurs fonctionnalités supplémentaires en quelques mois seulement, apportant ainsi une grande valeur ajoutée à NürnbergMesse. Nous sommes ravis que digatus continue à nous soutenir dans notre évolution vers le lieu de travail du futur.
Dirk Zapp – Chef du Département Technologie & Opérations, NürnbergMesse GmbH
Solution
Le projet a débuté par des ateliers stratégiques visant principalement à comprendre plus précisément les personnes et les processus au sein de l’entreprise. De plus, nous avons examiné toutes les infrastructures informatiques existantes et pertinentes de l’entreprise à travers de courtes séries d’ateliers efficaces, afin d’identifier les problèmes majeurs à un stade précoce et, surtout, de définir les activités préliminaires du projet.
Toutes ces expériences et connaissances ont été intégrées dans une première feuille de route de haut niveau (2021-2023), qui a été incorporée dans la présentation finale. Cette présentation a servi de base à toutes les discussions ultérieures entre le service informatique et l’organisation de l’entreprise, afin de donner dès le départ une image claire du déroulement de la transition et des sujets à prendre en compte.
À la suite de ces mesures préparatoires, la première phase a pu être ciblée et initiée, ce qui impliquait tout d’abord la planification de toutes les activités nécessaires à une transition et une introduction réussies de Microsoft Teams.
La mise en œuvre du projet a débuté en février 2021 et a été prévue pour une durée de cinq mois. Au début du projet, tous les ajustements initiaux nécessaires, qui devaient être achevés avant la transition, ont été effectués. Ainsi, l’authentification, les questions de gestion des identités et les paramètres de sécurité ont dû être révisés et redéfinis.
Parallèlement, nous avons aidé le client à préparer toutes les informations nécessaires ainsi que les formations pour les employés. Avant la transition à l’échelle de l’entreprise vers Microsoft Teams, un test a d’abord été effectué dans un petit groupe. Afin que ces utilisateurs tests puissent partager leurs expériences avec leurs collègues plus tard dans le projet, une grande importance a été accordée à l’utilisation correcte des applications, en particulier lors des formations.
Pour une approche durable et structurée de la mise en œuvre, un modèle en trois phases a été défini pour activer les fonctions de Microsoft Teams. En outre, il était important de s’assurer que les employés puissent gérer leurs nouvelles structures de manière structurée et aussi simplement que possible. Par conséquent, nous avons établi le produit EasyLife365 de notre partenaire ExpertInside pour mettre en œuvre à la fois la gouvernance informatique et les exigences spécifiques de l’entreprise de manière simple et pilotée par les employés.
Les trois phases de la transition ont débuté mi-juin et, dès mi-juillet, tous les employés ont pu acquérir leurs premières expériences dans le nouvel environnement. Grâce aux formations intensives pendant la phase de test, le client a pu mener les formations internes de manière autonome pendant cette phase.
Avantages pour le client
Dans de tels projets clients, nous définissons nos recommandations et actions comme s’il s’agissait de notre propre entreprise, afin que le succès perdure à long terme. Pour ce faire, nous maîtrisons la rapidité des changements, les ajustements organisationnels ainsi que les obstacles techniques conjointement avec l’entreprise et mettons en œuvre toutes les étapes nécessaires avec le client.
Mais le plus important pour nous est que les employés du client soient impliqués, et ce non seulement ponctuellement dans le projet, mais aussi sur une période plus longue au sein de l’organisation. Cela nécessite une analyse approfondie des défis et des structures de l’entreprise avant que les nouvelles technologies ne puissent être utilisées de manière judicieuse.
Dans ce projet, l’objectif était que NürnbergMesse puisse établir une transition aussi fluide que possible vers les nouvelles technologies. Cela a été réalisé avec une note de 4,5 étoiles lors d’une enquête interne, ce qui permet d’initier d’autres étapes vers de nouvelles technologies flexibles dans une phase ultérieure.
Grâce à l’introduction structurée, il a également été possible d’aborder les premières exigences spécifiques liées à l’activité, qui jouent un rôle essentiel, notamment pendant la pandémie, pour organiser et positionner plus rapidement de nouvelles idées et concepts.
