PMO – Développement, définition et intégration dans l’entreprise
Une solution adéquate et de plus en plus fréquemment utilisée pour une coordination efficace des projets est l’établissement d’un Bureau de Gestion de Projet. Mais qu’est-ce exactement qu’un Bureau de Gestion de Projet ? Le Project Management Institute (PMI) définit le PMO comme « une structure organisationnelle qui standardise les processus de gouvernance liés aux projets et facilite le partage des ressources, des méthodologies, des outils et des techniques. Les responsabilités d’un bureau de gestion de projet peuvent aller du soutien aux fonctions de gestion directe d’un ou plusieurs projets. » En termes simples, le PMO poursuit toujours un objectif : réaliser des économies grâce à une exécution de projet plus efficace et réussie.
Intégration du PMO dans l’entreprise (illustration selon TPG The Project Group)
En examinant de plus près, on peut constater que trois types de PMO sont distingués. Premièrement, on peut citer le Bureau de Projet (PO) ou PMO opérationnel. Celui-ci sert principalement à piloter un projet très vaste et complexe. En outre, il existe le PMO (de surveillance de projet). Celui-ci s’occupe de la multitude de projets, effectue la coordination par domaine et département, et établit des normes. Troisièmement, il y a la gestion stratégique du portefeuille de projets (SPMO). Celle-ci intervient dans le pilotage et participe à la priorisation ainsi qu’à la stratégie.
Le PMO devrait être placé le plus haut possible dans l’organisation de l’entreprise, car il veille, entre autres, à ce que les bonnes informations issues des projets parviennent à la direction et aux décideurs importants, et inversement, que leurs directives concernant les projets atteignent tous les concernés et impliqués.
Domaines de responsabilité d’un PMO (opérationnel)
Le Bureau de Gestion de Projet est le point central d’un projet. Il veille à ce que les besoins, les souhaits et les exigences de toutes les parties prenantes soient satisfaits en ce qui concerne le projet et que toutes les conditions cadres relatives au temps, au contenu du projet et au budget soient respectées. Les parties prenantes typiques d’un projet sont par exemple les chefs de projet, le contrôle de gestion, la direction générale et d’autres cadres supérieurs d’une entreprise.
Pour répondre aux divers besoins de ces parties prenantes, le PMO doit assumer une multitude de tâches. Afin que les décideurs d’une entreprise soient informés au mieux des événements et des progrès des projets, des comités de pilotage doivent être préparés et animés avec des données bien traitées. Il s’agit de présenter l’état actuel du projet, les conflits budgétaires et de ressources avec des décisions appropriées, ainsi que les risques potentiels. Pour les chefs de projet, il est important de recevoir un mandat de projet clair avec des objectifs et des jalons correspondants. Le PMO les soutient avec des « meilleures pratiques » et des normes issues de projets antérieurs. De plus, les modifications de projet doivent être approuvées et communiquées par le PMO. Le contrôle de gestion a besoin d’informations précises sur le budget du projet ainsi que sur les progrès actuels et les perspectives futures. Sur cette base, le budget à moyen et long terme de l’entreprise est alors géré.
Les tâches d’un PMO peuvent être résumées en six catégories :
- Garantie de normes et de qualité uniformes en gestion de projet
– Établissement de directives et de normes - Gestion de projet stratégique
– Sélection et priorisation de projets pour les sous-projets d’un programme - Soutien opérationnel
– Animation d’ateliers et de réunions
– Contrôle de projet
– Collecte et documentation des progrès du projet pour les parties prenantes - Coordination des projets et des ressources
– Coordination entre les différents (sous-)projets
– Coordination des ressources du projet - Augmentation de l’efficacité et de l’efficience
– Gestion des opportunités et des risques - Coaching et formation de projet
– Formation professionnelle continue des employés
– Manuel de projet
Avantages et bénéfices d’un PMO
Pour mener à bien un projet, le PMO assume donc une multitude de tâches de soutien. Dans les situations critiques, où des décisions déterminantes doivent être prises pour le projet, le PMO se charge de préparer la base décisionnelle. Pour ce faire, tous les facteurs pertinents sont analysés et priorisés afin de permettre aux décideurs respectifs de prendre une décision rapide, fondée et ciblée. Cela contribue de manière significative à une gestion efficace du budget et des coûts.
En accomplissant des tâches administratives, les chefs de projet sont déchargés et les différents sous-projets peuvent ainsi être réalisés de manière ciblée et efficace. En outre, le PMO s’occupe de créer des conditions cadres favorables en organisant des réunions régulières. Cela assure une communication fluide, claire et structurée. Tous les membres importants du projet sont impliqués dans un sujet spécifique et sont ainsi bien informés de tous les détails pertinents pour eux. Dans ce contexte, les risques et problèmes potentiels sont également clairement communiqués, adressés et des mesures appropriées sont prises à temps. Il en résulte une meilleure transparence du projet à tous les niveaux. En prenant en charge la planification des ressources, une utilisation plus efficace des ressources des collaborateurs du projet et des ressources clés est également rendue possible, facilitant ainsi l’équilibre entre le travail de projet et les activités quotidiennes.
En résumé, les avantages d’un Project Management Office résident donc dans le fait que les risques du projet peuvent être mieux contrôlés à l’aide d’un PMO, que l’efficacité peut être accrue et que la qualité des résultats d’un projet peut être maximisée. Ceci est également corroboré par les chiffres d’une étude sur les effets du PMO sur la gestion de projet. Ainsi, un PMO est fermement ancré dans les entreprises qui présentent une structure organisationnelle orientée projet. Pour plus de 40% des entreprises interrogées, le PMO joue un rôle déterminant dans la planification stratégique et la mise en œuvre des projets ou programmes. Pour environ 30%, le PMO contribue de manière décisive à ce que les projets soient menés à bien avec le succès souhaité. 27% supplémentaires voient l’utilité d’un PMO dans la préparation et l’analyse des données ainsi que dans leur communication aux décideurs au sein de l’organisation. Seule une faible proportion des participants interrogés considère que le PMO a peu ou pas d’influence sur le succès des projets.
Les Project Management Offices dans la pratique
Dans la fonction de Project Management Office, nous avons déjà aidé de nombreux clients à atteindre leurs objectifs de projet définis et à les mettre en œuvre avec succès et de manière durable. Le champ de responsabilité s’étendait de la mise en place initiale d’un PMO au début du projet, en passant par l’élaboration d’un manuel de projet, la définition et l’établissement de normes de gestion de projet, l’organisation de réunions régulières, jusqu’à la gestion des risques et au contrôle de projet.
Comment exactement un PMO peut être mis en place ou comment les structures de réunion et de communication nouvellement créées peuvent être mises en œuvre dans la pratique est décrit, par exemple, dans nos références clients du diocèse de Würzburg et chez Linde Engineering.
