PMO – Entwicklung, Definition und Einordnung in das Unternehmen
Eine adäquate und immer häufiger eingesetzte Lösung für eine effiziente Koordination von Projekten ist die Etablierung eines Project Management Offices. Doch was genau ist ein Project Management Office? Das Project Management Institute (PMI) definiert das PMO als „eine Organisationsstruktur, die projektbezogene Führungs- und Aufsichtsprozesse standardisiert und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, Werkzeugen und Methoden unterstützt. Die Verantwortlichkeiten eines Projektmanagementbüros können von der Unterstützungsfunktion bis zum direkten Management eines oder mehrerer Projekte reichen.“ Dabei verfolgt das PMO einfach ausgedrückt immer ein Ziel: Einsparungen durch effizientere und erfolgreichere Projektabwicklung zu erreichen.
Einordnung des PMO in das Unternehmen (Abbildung gemäß TPG The Project Group)
Bei genauerer Betrachtung ist festzustellen, dass drei Arten eines PMO unterschieden werden. Als erstes kann das Project Office (PO) oder auch operatives PMO genannt werden. Dieses dient in erster Linie der Steuerung eines sehr großen und umfangreichen Projekts. Daneben gibt es das (projektüberwachende) PMO. Dieses kümmert sich um die Vielzahl der Projekte, nimmt die bereichs- und abteilungsweise Koordination vor und setzt Standards auf. Als drittes ist das strategische Projektportfoliomanagement (SPMO) zu nennen. Dieses greift in die Steuerung ein und wirkt an der Priorisierung und auch der Strategie mit.
Das PMO sollte möglichst hoch in der Unternehmensorganisation aufgehängt sein, da es unter anderem dafür sorgt, dass bei der Geschäftsführung und wichtigen Entscheidern die richtigen Informationen aus den Projekten ankommen und dass umgekehrt deren Vorgaben zu Projekten alle Betroffenen und Beteiligten erreichen.
Aufgabenbereiche eines (operativen) PMO
Das Project Management Office ist der zentrale Mittelpunkt eines Projekts. Es sorgt dafür, dass die Bedürfnisse, Wünsche und Anforderungen aller Beteiligten in Bezug auf das Projekt erfüllt und alle Rahmenbedingungen bezüglich Zeit, Projektinhalt und Budget eingehalten werden. Typische Stakeholder eines Projekts sind beispielsweise Projektmanager, Controlling, Geschäftsführung und weitere hochrangige Führungskräfte eines Unternehmens.
Um den verschiedenen Bedürfnissen dieser Stakeholder gerecht zu werden, muss das PMO eine Vielzahl an Aufgaben übernehmen. Damit die Entscheider eines Unternehmens bestmöglich über die Ereignisse und Fortschritte in den Projekten informiert sind, müssen beispielsweise Steering Boards mit gut aufbereiteten Daten vorbereitet und moderiert werden. Dabei gilt es, den aktuellen Projektstand, Budget- und Ressourcenkonflikte mit geeigneten Entscheidungen sowie mögliche Risken aufzuzeigen. Für Projektmanager ist es wichtig, einen klaren Projektauftrag mit entsprechenden Zielen und Meilensteinen zu erhalten. Dabei unterstützt das PMO sie mit „Best Practices“ und Standards aus vergangen Projekten. Zudem müssen Projektänderungen vom PMO genehmigt und kommuniziert werden. Das Controlling benötigt genaue Informationen über das Projektbudget sowie aktuelle Projektfortschritte und Way Forward. Auf dieser Basis wird dann das mittel- und langfristige Budget des Unternehmens gesteuert.
Die Aufgaben eines PMO können zusammenfassend in sechs Kategorien eingeteilt werden:
- Gewährleistung von einheitlichen PM-Standards und Qualität
– Etablierung von Leitlinien und Standards - Strategisches Projektmanagement
– Projektauswahl und Priorisierung für Teilprojekte eines Programms - Operative Unterstützung
– Moderation von Workshops und Meetings
– Projektcontrolling
– Sammlung und Dokumentation des Projektfortschritts für Stakeholder - Koordination von Projekten und Ressourcen
– Koordination zwischen den einzelnen (Teil-) Projekten
– Koordination der Projektressourcen - Effektivitäts- und Effizienzsteigerung
– Chancen- und Risikomanagement - Projekt Coaching & Training
– Fachliche Weiterbildung von Mitarbeitern
– Projekthandbuch
Vorteile und Nutzen eines PMO
Zur erfolgreichen Umsetzung eines Projekts übernimmt das PMO also eine Vielzahl an unterstützenden Aufgaben. In kritischen Situationen, in denen richtungsweisende Entscheidungen für das Projekt getroffen werden müssen, übernimmt das PMO die Vorbereitung der Entscheidungsgrundlage. Dazu werden sämtliche relevanten Faktoren analysiert und priorisiert, um den jeweiligen Entscheidungsträgern eine fundierte, zielgerichtete und schnelle Entscheidung zu ermöglichen. Dies trägt maßgeblich zu einer effizienten Steuerung von Budget und Kosten bei.
Durch das Erfüllen administrativer Aufgaben werden Projektmanager entlastet und einzelne Teilprojekte können somit zielgerichtet und effizient erreicht werden. Des Weiteren kümmert sich das PMO um die Schaffung günstiger Rahmenbedingungen durch das Organisieren von Regelmeetings. Dies sorgt für eine reibungslose, klare und strukturierte Kommunikation. Alle wichtigen Projektmitglieder werden für ein spezifisches Thema miteinbezogen und sind somit gut über alle für sie relevanten Details informiert. In diesem Zusammenhang werden auch mögliche Risiken und Probleme klar kommuniziert, adressiert und entsprechende Maßnahmen frühzeitig eingeleitet. Eine bessere Transparenz über das Projekt über alle Ebenen hinweg ist die Folge. Durch die Übernahme der Ressourcenplanung wird zudem eine effizientere Ressourcennutzung von Projektmitarbeiten und Key Ressourcen ermöglicht und der Spagat zwischen Projektarbeit und Tagesgeschäft wird somit erleichtert.
Zusammenfassend ergeben sich die Mehrwerte eines Project Management Offices also dadurch, dass sich die Projektrisiken mit Hilfe eines PMO besser kontrollieren lassen, die Effizienz gesteigert werden kann und sich die Outcome-Qualität eines Projekts maximieren lässt. Dies belegen auch die Zahlen einer Studie zu den Auswirkungen des PMO auf das Projektmanagement. Demnach ist ein PMO gerade in Unternehmen, die eine projektorientierte Organisationsstruktur aufweisen, fest verankert. Für über 40% der befragten Unternehmen spielt das PMO dabei eine maßgebliche Rolle bei der strategischen Planung und Durchführung von Projekten bzw. Programmen. Für rund 30% trägt das PMO entscheidend dazu bei, dass die Projekte mit dem gewünschten Erfolg abgeschlossen werden. Weitere 27% sehen den Nutzen eines PMO in der Datenaufbereitung und -analyse sowie in deren Kommunikation an die Entscheidungsträger innerhalb der Organisation. Nur ein geringer Anteil der befragten Teilnehmer sieht das PMO mit geringem bis gar keinem Einfluss auf den Erfolg von Projekten.
Project Management Offices in der Praxis
Wir haben in der Funktion des Project Management Offices bereits zahlreiche Kunden dabei unterstützt, ihre jeweils definierten Projektziele zu erreichen und erfolgreich sowie nachhaltig umzusetzen. Dabei erstreckte sich der Verantwortungsbereich vom initialen Aufbau eines PMO zu Projektbeginn, über die Erstellung eines Projekthandbuchs, die Festlegung und Etablierung von Projektmanagement Standards, die Organisation von Regelmeetings bis hin zum Risikomanagement und Projektcontrolling.
Wie genau sich ein PMO aufbauen lässt oder sich neugeschaffene Meeting- und Kommunikationsstrukturen in der Praxis implementieren lassen, ist beispielsweise in unseren Kundenreferenzen des Bistum Würzburg und bei Linde Engineering beschrieben.
