La capacité de communiquer
La communication est l’une des compétences les plus fondamentales de l’être humain et nous a été pratiquement transmise dès le berceau. Nous communiquons sans cesse, sans interruption – que ce soit par des mots, des expressions faciales ou des gestes. Cependant, un simple regard sur le modèle de communication de Schulz von Thun suggère que ce n’est pas si simple. Selon ce spécialiste reconnu de la communication, il faut au moins un émetteur et un récepteur du message, qui se compose également de quatre niveaux de communication. Avec une phrase prononcée, on ne transmet donc pas seulement le contenu pur, mais aussi des informations sur soi-même, la relation avec l’interlocuteur et les attentes concernant la conversation. Et cela ne représente que les bases de la compréhension humaine.
Illustration propre : Carré de communication de Schulz von Thun
Le monde du travail en mutation
Mais à quoi ressemble tout cela dans une entreprise à l’ère de la numérisation, du always-on et de la flexibilité maximale ?
Si l’on compare la méthode de travail actuelle à celle d’il y a quelques années, on constate que beaucoup de choses ont changé. Auparavant, on choisissait une profession après l’école et on l’exerçait souvent presque sans changement jusqu’à la retraite. Aujourd’hui, les changements font partie intégrante du quotidien professionnel. Les processus sont optimisés, de nouveaux logiciels sont introduits et les entreprises se réorientent pour suivre le rythme de l’époque actuelle caractérisée par sa rapidité. La numérisation agit comme un moteur important sur la voie du travail dit 4.0. Les millennials en particulier accordent de l’importance à un rythme de travail plus flexible, et le besoin d’une plus grande autodétermination en ce qui concerne les horaires et les lieux de travail augmente. Il peut être avantageux pour les entreprises d’encourager ces développements, car ils augmentent la motivation.
La politique a également reconnu cette tendance, de sorte que l'(ancienne) ministre du Travail Andrea Nahles fait remarquer :
« Aujourd’hui, il existe de nouvelles images de la façon dont nous aimerions travailler : il y a le travailleur créatif du savoir, assis au bord du lac, l’ordinateur portable sur les genoux. Ou l’ouvrière de production qui entre ses horaires de travail souhaités pour la semaine suivante dans le plan d’organisation via une application.¹ »
Comme nous accordons une grande importance à une atmosphère de travail positive, nous avons développé, en tant qu’équipe digatus, nos propres approches pour combiner les exigences individuelles de nos employés avec les technologies innovantes de la numérisation et en tirer une communication sur mesure pour nous. Nous permettons la collaboration en temps réel, soutenons des équipes dynamiques, communiquons de manière efficace et flexible, et travaillons constamment à rendre l’utilisation aussi simple que possible. Cette forme naturelle de communication apporte également du plaisir comme effet secondaire et crée ainsi une grande acceptation parmi les utilisateurs.
Pratique vécue – La communication chez digatus
Depuis la fondation de digatus, nous nous sommes posé la question de savoir comment optimiser la communication interne, étant donné que les employés sont répartis sur les sites les plus divers en Allemagne et à l’étranger et peuvent organiser leurs horaires de travail de manière flexible. Nous nous sommes préoccupés non seulement de l’échange productif sur les projets clients et la conception des processus internes, mais aussi de l’échange dans le sens des bavardages de la machine à café. La communication et la collaboration qui se déroulent normalement au bureau devaient désormais se faire davantage au niveau numérique.
En concevant notre structure de communication basée sur des solutions modernes, nous souhaitons également donner l’exemple en tant que précurseur pour nos clients et leur offrir les meilleurs conseils et stratégies possibles pour leur propre stratégie de communication, sur la base de notre expérience accumulée. Au sein de notre équipe, nous testons diverses applications et fonctionnalités avec les exigences les plus variées. Cela nous permet de formuler des recommandations fondées pour divers domaines d’application et de faire part de nos propres expériences.
Notre structure de communication repose sur quatre piliers qui, en interaction adéquate, permettent tous les types de communication et produisent ainsi l’optimum de collaboration au sein de notre entreprise. Nos piliers se composent de la téléphonie & conférence, de la messagerie instantanée, de la plateforme de collaboration ainsi que de l’utilisation de Microsoft Exchange et de ses fonctionnalités. Il est toutefois important de choisir les piliers appropriés pour chaque situation. Cela devient évident dans l’exemple du développement de contenu : les données deviennent des informations, qui à leur tour forment des connaissances. Cependant, tous les piliers ne sont pas adaptés à chaque type de contenu. Ainsi, Exchange ne sert pas de répertoire de connaissances, mais plutôt d’échange d’informations. En choisissant une constellation judicieuse, nous sommes donc en mesure de communiquer en interne et en externe, de manière innovante et classique, par écrit et verbalement. Nous parvenons ainsi à une méthode de travail à la fois individuelle et moderne, adaptée à chacun de nos employés, qu’il soit natif numérique ou immigrant numérique.
Nos valeurs empiriques
Comment réussir un travail d’équipe efficace en temps réel ? Chez digatus, nous misons sur les communications unifiées. Grâce à l’utilisation de la téléphonie basée sur le cloud, les membres de notre équipe sont en contact permanent les uns avec les autres. Les décisions sont prises entre les différents sites, tant en interne qu’en externe, lors de réunions et conférences en ligne régulières.
Mathias Müller en réunion en ligne
Pourquoi avons-nous besoin de la messagerie instantanée, que l’on associerait plutôt à une utilisation privée du chat ? À première vue, cela semble être une méthode moins professionnelle et moins efficace pour accomplir le travail. Mais c’est loin d’être le cas. Précisément parce qu’elle rappelle les fonctions de chat privées, comme WhatsApp par exemple, elle facilite la manipulation pour les employés, car cette forme de communication est depuis longtemps devenue une évidence pour eux. De plus, nous constatons que ce type de communication sera indispensable à l’avenir dans une entreprise innovante.
Comment avons-nous pu éviter les ruptures médiatiques, prévenir les silos de communication tout en rendant les connaissances accessibles ? Nous avons reconnu qu’un changement de mentalité des employés et de leur méthode de travail était nécessaire pour initier et mener de manière structurée ce vaste processus de gestion du changement. C’est pourquoi nous misons sur une solution de collaboration centralisée de notre société partenaire suisse (MondayCoffee). La plateforme innovante adaptée à nos besoins et la méthodologie éprouvée d’analyse, de conception et de mise en œuvre nous ont aidés à établir les changements internes nécessaires. Le processus continuera à nous accompagner afin que chaque employé puisse travailler de la manière la plus intuitive et productive possible.
Quel rôle joue l’utilisation d’Exchange dans notre approche ? Existe-t-il un monde sans e-mail ou les entreprises devront-elles continuer à couvrir leurs processus par ce biais ? Chez digatus, nous voyons clairement une tendance à réduire l’utilisation des e-mails, surtout à une époque où l’espace de stockage n’est plus un problème et où le flux d’informations augmente en conséquence. Qui a le temps de filtrer quotidiennement les messages importants parmi les 100 e-mails ? Idéalement, notre communication interne ne devrait plus du tout se faire par e-mail. Il reste donc la communication externe avec les clients et les partenaires qui ne sont pas intégrés dans notre solution de collaboration. À moyen terme, nous visons à ce qu’Outlook, Thunderbird et autres ne soient plus les programmes que l’on ouvre en premier le matin et que l’on ferme en dernier le soir. Notre objectif est de les remplacer par notre solution de collaboration centralisée.
Mais comment fonctionne réellement la communication maintenant ? Nous disons qu’il n’y a pas LA réponse, mais VOTRE réponse à cela. La conception de la communication devrait être adaptée à votre entreprise et être aussi intuitive et efficace que possible afin de maximiser la collaboration et la productivité. Sur cette voie, nous vous accompagnerons avec des approches de conseil innovantes et des meilleures pratiques. En collaboration avec vous et nos partenaires commerciaux, nous rendrons ensemble votre stratégie de communication adaptée à l’ère numérique.
