Die Fähigkeit zu kommunizieren
Kommunikation gehört zu den grundlegendsten Fähigkeiten von uns Menschen und wurde uns praktisch in die Wiege gelegt. Wir kommunizieren pausenlos, ohne Unterbrechung – sei es mit Worten, Mimik oder Gestik. Doch schon mit einem Blick auf das Kommunikationsmodell von Schulz von Thun lässt sich erahnen, dass es doch nicht ganz so einfach ist. Denn laut dem anerkannten Kommunikationswissenschaftler benötigt man mindestens einen Sender und einen Empfänger der Nachricht, welche auch noch aus vier Ebenen der Mitteilung besteht. Mit einem gesagten Satz gibt man also nicht nur den reinen Inhalt weiter, sondern auch Informationen über sich selbst, die Beziehung zum Gegenüber und die Erwartung an das Gespräch. Und dies stellt lediglich die Grundlagen menschlicher Verständigung dar.
Eigene Abbildung: Kommunikationsquadrat von Schulz von Thun
Arbeitswelt im Wandel
Aber wie sieht das Ganze in einem Unternehmen in Zeiten von Digitalisierung, always-on und maximaler Flexibilität aus?
Vergleicht man die heutige Arbeitsweise mit der von vor ein paar Jahren, so fällt auf, dass sich einiges geändert hat. Früher entschied man sich nach der Schule für einen Beruf und übte diesen dann oftmals nahezu unverändert bis zur Rente aus. Zum heutigen Arbeitsalltag gehören Veränderungen jedoch dazu. Prozesse werden optimiert, neue Software wird eingeführt und Unternehmen richten sich neu aus, um mit der Schnelllebigkeit der heutigen Zeit Schritt zu halten. Die Digitalisierung agiert dabei als wichtiger Treiber auf dem Weg zur sogenannten Arbeit 4.0. Vor allem die Millennials legen Wert auf einen flexibleren Arbeitsrhythmus und so wächst das Bedürfnis nach mehr Selbstbestimmung bezüglich Arbeitszeiten und -orten. Für Unternehmen kann es sich lohnen, diese Entwicklungen zu fördern, denn sie erhöhen die Motivation.
Die Politik hat diesen Trend ebenfalls erkannt, sodass auch die (ehem.) Arbeitsministerin Andrea Nahles zu bedenken gibt:
„Heute gibt es neue Bilder davon, wie wir gerne arbeiten möchten: Da ist der kreative Wissensarbeiter, der am See sitzt, den Laptop auf dem Schoß. Oder die Arbeiterin in der Produktion, die per App ihre gewünschten Schichtzeiten für die nächste Woche in den Organisationsplan einträgt.¹“
Da wir großen Wert auf eine positive Arbeitsatmosphäre legen, haben wir als digatus Team unsere eigenen Herangehensweisen entwickelt, die individuellen Anforderungen unserer Mitarbeiter mit den innovativen Technologien der Digitalisierung zu vereinen und daraus eine auf uns maßgeschneiderte Kommunikation zu gewinnen. Wir ermöglichen Zusammenarbeit in Echtzeit, unterstützen dynamische Teams, kommunizieren effizient und flexibel und arbeiten kontinuierlich daran, die Nutzung so einfach wie möglich zu gestalten. Diese natürliche Art der Kommunikation bringt als Nebeneffekt auch Spaß mit sich und schafft dadurch eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern.
Gelebte Praxis – Kommunikation bei digatus
Seit der Gründung von digatus stellte sich uns die Frage, wie wir die interne Kommunikation optimal gestalten können, da die Mitarbeiter an den unterschiedlichsten Einsatzorten im In- und Ausland verteilt sind und ihre Arbeitszeiten flexibel gestalten können. Nicht nur der produktive Austausch zu Kundenprojekten und der internen Prozessgestaltung, sondern auch der Austausch im Sinne des Kaffeeküchen-Klatsches war uns ein Anliegen. Die Kommunikation und Zusammenarbeit, die normalerweise im Büro stattfindet, sollte nun vermehrt auf digitaler Ebene erfolgen.
Mit der Gestaltung unserer Kommunikationsstruktur, basierend auf modernen Lösungen, möchten wir außerdem als Vorreiter für unsere Kunden mit gutem Beispiel vorangehen und ihnen anhand unserer gesammelten Erfahrungen die bestmögliche Beratung und Strategie für ihre eigene Kommunikationsstrategie bieten. In unserem Team testen wir verschiedene Applikationen und Features mit den unterschiedlichsten Anforderungen. Dadurch können wir fundierte Empfehlungen für verschiedene Einsatzgebiete aussprechen und von unseren eigenen Erfahrungen berichten.
Unsere Kommunikationsstruktur beruht auf vier Säulen, die im richtigen Zusammenspiel alle Arten von Verständigung ermöglichen und somit das Optimum an Zusammenarbeit in unserem Unternehmen hervorbringen. Unsere Säulen bestehen aus Telefonie & Conferencing, Instant Messaging, Collaboration-Plattform sowie Nutzung von Microsoft Exchange und deren Funktionen. Dabei ist es aber auch wichtig, die richtigen Säulen für die jeweilige Situation zu wählen. Dies wird deutlich am Beispiel der Entwicklung von Content: aus Daten entstehen Informationen und daraus bildet sich Wissen. Nicht jede Säule ist allerdings für jede Art von Content geeignet. So dient Exchange nicht als Wissensspeicher, dafür aber zum Informationsaustausch. Durch die Wahl einer sinnvollen Konstellation sind wir also in der Lage, intern und extern, innovativ und klassisch, schriftlich und verbal zu kommunizieren. Dadurch erreichen wir eine individuelle und zugleich moderne Arbeitsweise, die für jeden unserer Mitarbeiter geeignet ist, sei es digital native oder digital immigrant.
Unsere Erfahrungswerte
Wie gelingt effizientes Teamwork in Echtzeit? Bei digatus setzen wir dazu auf Unified Communications. Durch den Einsatz cloud-basierter Telefonie stehen unsere Teammitglieder in ständigem Kontakt zueinander. Abstimmungen werden standortübergreifend, sowohl intern als auch extern, in regelmäßigen Online Meetings und Konferenzen getroffen.
Mathias Müller im Online Meeting
Warum benötigen wir Instant Messaging, mit dem man eher private Chat-Nutzung assoziieren würde? Auf den ersten Blick stellt es eine weniger professionelle und effiziente Methode der Arbeitserledigung dar. Aber weit gefehlt. Gerade weil es an private Chat Funktionen, wie beispielsweise WhatsApp, erinnert, erleichtert es das Handling für die Mitarbeiter, da diese Form der Kommunikation für sie längst zur Selbstverständlichkeit geworden ist. Darüber hinaus sehen wir, dass diese Verständigungsart für die Zukunft in einem innovativen Unternehmen unverzichtbar sein wird.
Wie konnten wir Medienbrüche verhindern, Kommunikationssilos vermeiden aber gleichzeitig Wissen zugänglich machen? Wir haben erkannt, dass ein Umdenken in den Köpfen der Mitarbeiter und ihrer Arbeitsweise nötig ist, um diesen umfangreichen Change Management Prozess zu beginnen und strukturiert durchzuführen. Deshalb setzen wir auf eine zentrale Kollaborations-Lösung von unserer Partnerfirma aus der Schweiz (MondayCoffee). Die auf uns angepasste, innovative Plattform und die vielfach erprobte Analyse-, Konzeptionierungs- und Implementierungs-Methodik hat uns geholfen, die notwendigen firmeninternen Veränderungen zu etablieren. Auch weiterhin wird uns der Prozess begleiten, sodass jeder Mitarbeiter so intuitiv und produktiv wie möglich arbeiten kann.
Welche Rolle spielt die Nutzung von Exchange in unserem Ansatz? Gibt es eine Welt ohne E-Mail oder müssen Firmen ihre Prozesse auch künftig darüber abdecken. Wir bei digatus sehen klar die Tendenz, E-Mail Nutzung zu reduzieren, gerade in Zeiten, in denen Speicherplatz keine Rolle mehr spielt und somit die Informationsflut zunimmt. Wer hat schon täglich Zeit unter den 100 Mails die Wichtigen zu filtern? Unsere interne Kommunikation sollte idealerweise überhaupt nicht mehr über E-Mail praktiziert werden. Somit bleibt die externe Kommunikation mit Kunden und Partnern, welche nicht in unserer Kollaborations-Lösung integriert sind. Mittelfristig streben wir an, dass Outlook, Thunderbird und Co. nicht mehr die Programme sind, die man am Morgen als erstes öffnet und abends als letztes schließt. Unser Ziel ist es, diese durch unsere zentrale Kollaborations-Lösung zu ersetzen.
Ja aber wie geht Kommunikation jetzt eigentlich? Wir sagen, es gibt nicht DIE sondern IHRE Antwort darauf. Die Gestaltung der Kommunikation sollte auf Ihr Unternehmen angepasst werden und so intuitiv und effektiv wie möglich sein, um das Maximum an Kollaboration und Produktivität hervorzuholen. Auf dem Weg dorthin werden wir Sie mit innovativen Consulting Ansätzen und Best Practices begleiten. In Zusammenarbeit mit Ihnen und unseren Business Partnern werden wir gemeinsam Ihre Kommunikationsstrategie fit für das digitale Zeitalter machen.
