L’objectif est, grâce aux leçons apprises, de mener les projets futurs de manière plus efficace et plus rapide tout en prévenant les erreurs. Pour y parvenir, il convient de réfléchir et de rassembler les expériences acquises de manière aussi détaillée que possible et avec une certaine autocritique, par exemple à l’aide du modèle de l’étoile de mer. Avant le début d’un nouveau projet, il est donc toujours recommandé d’examiner les leçons apprises des projets comparables précédents et d’intégrer ces précieuses connaissances.

Le Modèle de l’Étoile de Mer – Capturer les Leçons Apprises de Manière Efficace et Claire

Dans la gestion de projet agile, les membres de l’équipe se réunissent pour des rétrospectives afin de réfléchir sur le déroulement du projet jusqu’à présent et d’apprendre du passé. Le modèle dit de l’étoile de mer peut également être utilisé à cette fin, modèle qui doit son nom, comme on peut facilement le reconnaître, à l’étoile de mer. En référence au nombre de bras de son homonyme, cinq catégories sont distinguées et représentées en forme d’étoile : Commencer à faire, Faire plus de, Faire moins de, Arrêter de faire, Continuer à faire. Les participants individuels à la rétrospective réfléchissent à des points pour les cinq domaines thématiques et présentent ensuite leurs réflexions.

Dans la catégorie « Start Doing » sont rassemblés tous les facteurs qui devraient être mis en œuvre et essayés à l’avenir.
« More of » sont des aspects qui ont déjà été utilisés dans le projet et qui devraient être utilisés plus intensément ou plus fréquemment à l’avenir.
Le contraire est représenté par la catégorie « Less of », car elle représente les choses qui devraient être utilisées moins fréquemment à l’avenir.
Les éléments de la catégorie « Stop Doing » ne devraient plus du tout être pris en compte.
Les aspects qui fonctionnent particulièrement bien dans un projet et qui devraient continuer à être utilisés sont notés dans la catégorie « Keep Doing ».

Modèle de l’étoile de mer pour une capture claire des leçons apprises (basé sur @BryanMMathers)

De cette manière, tous les points de vue des participants sur le projet sont exposés. Il convient ensuite de les regrouper et de les structurer. Il est recommandé de prioriser les différents thèmes et de les approfondir ensuite selon leur importance.
Nous avons utilisé cette méthode, par exemple, après la conclusion réussie d’un déploiement de logiciel dans une grande entreprise et avons ainsi pu identifier cinq leçons essentielles apprises pour nous.

Nos 5 Apprentissages du Projet de Déploiement de Logiciel

Le projet mentionné dans la grande entreprise comprenait le déploiement de Windows 10, Microsoft 365 ainsi que Exchange Online pour un total de plus de 70 000 clients. D’un projet de cette ampleur, les chefs de projet peuvent tirer des expériences précieuses pour eux-mêmes et de nombreuses conclusions peuvent en être déduites. Entre autres, nous avons élaboré les leçons apprises suivantes.

1. Planification précise et précoce du projet
Dans de nombreux projets, il est apparu très clairement à quel point une planification précoce et aussi précise que possible est importante avant même le début du projet. Car plus le projet avance, plus il devient difficile de corriger les imprécisions dans la planification ou même les erreurs. Sans jalons clairement définis et dates de livraison contraignantes pour les différentes phases du projet, il sera difficile, surtout dans les premières phases (c’est-à-dire lors de la définition de la portée et des exigences), de transmettre un sentiment d’urgence et de maintenir constamment l’avancement du projet. De plus, il s’est avéré fondamental pour le succès d’un projet que la planification prenne également en compte des temps tampons suffisants.

2. Référence de base dans un projet de déploiement
Une référence de base dans la gestion de projet est un point de départ clairement défini pour le plan du projet. Il s’agit d’un point de référence fixe à partir duquel l’avancement du projet peut être mesuré et comparé. De cette manière, la performance du projet peut être évaluée au fil du temps.
Dans nos nombreux projets de déploiement informatique, il s’est avéré que la référence de base et les progrès mesurés au cours du projet devraient être calculés à partir d’une source de données cohérente, dans la mesure du possible, afin d’obtenir des déclarations claires et sans ambiguïté. La limitation à une ou très peu de sources de données est justifiée, par exemple, par la sécurité d’accès aux informations, la présentation compréhensible et cohérente des données, ainsi que l’étendue et l’objectivité des informations.

3. Choisir une stratégie de push pour les déploiements particulièrement importants
Lorsqu’il s’agit de déployer une application telle que Microsoft 365 dans un délai prescrit au sein d’entreprises comptant un nombre élevé d’employés dans le monde entier, nous sommes parvenus à la conclusion qu’une stratégie de push devrait être adoptée dans ce cas.
Dans la stratégie de pull, les employés installent eux-mêmes le logiciel à partir du catalogue de logiciels interne de l’entreprise. En revanche, avec la stratégie de push, il est généralement convenu d’une date précise avec chaque employé à laquelle le logiciel sera automatiquement installé sur l’ordinateur.
Sous réserve qu’il s’agisse d’un déploiement programmé, il est judicieux de suivre la stratégie de push, car cela permet de s’assurer que chaque employé installe effectivement le logiciel et que le calendrier du projet est ainsi respecté.

4. Utiliser le retour d’information HyperCare des utilisateurs finaux comme valeur ajoutée
Dans un projet de déploiement mené à l’échelle mondiale, il est rapidement apparu que l’utilisation d’une équipe HyperCare apportait une valeur ajoutée considérable à l’ensemble du projet. L’équipe se concentre dès le début sur les retours d’information des utilisateurs finaux des différents sous-domaines et régions. Cela leur permet de comprendre précisément leurs besoins techniques spécifiques et de les soutenir au mieux en cas de problèmes éventuels. L’équipe HyperCare se consacre spécifiquement aux préoccupations des utilisateurs finaux et peut répondre aux questions émergentes dans un délai très court, garantissant ainsi des SLA plus efficaces et des temps de réponse plus rapides.

5. Reporting clair
Le reporting joue également un rôle important dans les projets de déploiement informatique, car il englobe tous les moyens et mesures d’une entreprise permettant d’élaborer des informations sur une exploitation. Dans la pratique, cependant, il a été constaté que malgré leur grande importance, de nombreux rapports sont inadéquats.
La direction a surtout besoin de transparence et d’informations précises afin de pouvoir prendre des décisions rapides et logiques sur cette base. À cette fin, l’avancement du projet ou les résultats leur sont souvent fournis via des documents PowerPoint. Cependant, les diapositives contiennent généralement des informations non essentielles et trop nombreuses, ce qui fait que la direction a besoin de plus de temps pour saisir les détails pertinents. Dans ces cas, l’utilisation d’outils de BI, tels que PowerBI, est recommandée. Ils permettent de créer des tableaux de bord clairs qui reproduisent les données en temps réel et peuvent également être automatisés et filtrés individuellement.

Conclusion

Pour le succès des grands déploiements de logiciels dans les entreprises, il est important de planifier le projet tôt et avec précision, et de s’appuyer autant que possible sur une seule source de données pour le calcul de la référence de base. En particulier dans des projets d’une telle envergure, il est recommandé de choisir une stratégie de push pour le déploiement, d’utiliser une équipe HyperCare et d’établir un reporting clair et automatisé, par exemple via des outils de BI. Nous recueillons ces connaissances précieuses et d’autres encore en un point central et en déduisons les meilleures pratiques, créant ainsi une base de connaissances commune pour les chefs de projet. Les expériences peuvent ainsi être utilisées pour de nombreux autres projets afin d’y générer de la valeur ajoutée.