Ziel ist es, durch die Lessons Learned kommende Projekte effizienter und schneller durchzuführen und dabei Fehlern vorzubeugen. Damit dies gelingt, gilt es die gemachten Erfahrungen möglichst detailliert und durchaus selbstkritisch zu reflektieren und zusammenzutragen, beispielsweise mit Hilfe des Starfish Models. Vor dem Beginn eines neuen Projektes empfiehlt es sich daher auch immer die Lessons Learned aus vorangegangenen, vergleichbaren Projekten zu sichten und diese wertvollen Erkenntnisse mit einfließen zu lassen.

Das Starfish Model – Lessons Learned effizient und übersichtlich erfassen

Im agilen Projektmanagement treffen sich die Teammitglieder zu Retroperspektiven, um den bisherigen Projektverlauf zu reflektieren und aus der Vergangenheit zu lernen. Dabei kann auch das sogenannte Starfish Model zum Einsatz kommen, welches seinen Namen unschwer erkennbar dem Seestern verdankt. In Anlehnung an die Anzahl der Arme des Namensgebers werden entsprechend fünf Kategorien unterschieden und sternförmig dargestellt: Start doing, More of, Less of, Stop doing, Keep doing. Die einzelnen Teilnehmer der Retroperspektive überlegen sich Punkte zu den fünf Themenbereichen und präsentieren ihre Gedanken anschließend.

In der Kategorie „Start Doing“ werden alle Faktoren gesammelt, die zukünftig implementiert und ausprobiert werden sollten.
„More of“ sind Aspekte, die in dem Projekt bereits verwendet wurden und in Zukunft stärker oder öfter genutzt werden sollen.
Das Gegenteil stellt die Kategorie „Less of“ dar, denn sie steht für die Dinge die zukünftig seltener genutzt werden sollten.
Überhaupt nicht mehr berücksichtig werden sollten Elemente der Kategorie „Stop Doing“.
Aspekte, die in einem Projekt besonders gut funktionieren und weiterhin genutzt werden sollten, werden in der Kategorie „Keep Doing“ notiert.

Starfish Model zur übersichtlichen Erfassung von Lessons Learned (in Anlehnung an @BryanMMathers)

Dadurch werden sämtliche Sichtweisen der Teilnehmer auf das Projekt dargelegt. Diese gilt es anschließend zu Clustern und zu strukturieren. Zu empfehlen ist es, die einzelnen Themen zu priorisieren und diese anschließend ihrer Wichtigkeit nach vertieft zu bearbeiten.
Diese Methode nutzten wir beispielsweise nach dem erfolgreichen Abschluss eines Software Rollouts in einem Großkonzern und konnten dadurch fünf wesentliche Lessons Learned für uns identifizieren.

Unsere 5 Learnings aus dem Software Rollout Projekt

Das besagte Projekt im Großkonzern umfasste den Rollout von Windows 10, Microsoft 365 sowie Exchange Online für insgesamt über 70.000 Clients. Aus einem Projekt dieser Größenordnung können Projektmanager wertvolle Erfahrungen für sich mitnehmen und es lassen sich zahlreiche Erkenntnisse davon ableiten. Unter anderem die nachfolgenden Lessons Learned haben wir dabei herausgearbeitet.

1. Präzise und frühzeitige Projektplanung
In zahlreichen Projekten hat sich sehr deutlich gezeigt, wie wichtig eine frühzeitige und möglichst präzise Planung bereits vor Beginn des Projekts ist. Denn je weiter das Projekt voranschreitet, desto schwieriger lassen sich Ungenauigkeiten in der Planung oder gar Fehler wieder korrigieren. Ohne klar definierte Meilensteine und verbindliche Liefertermine für die einzelnen Projektphasen wird es vor allem in den frühen Phasen (d. h. bei der Definition von Umfang und Anforderungen) schwerfallen, ein Gefühl der Dringlichkeit zu vermitteln und den Projektfortschritt konstant aufrecht zu erhalten. Zudem hat sich herausgestellt, dass es grundlegend für den Erfolg eines Projekts ist, dass in der Planung auch ausreichend Pufferzeiten eingerechnet werden.

2. Baseline in einem Rollout Projekt
Eine Baseline im Projektmanagement ist ein klar definierter Ausgangspunkt für den Projektplan. Sie ist ein fester Bezugspunkt, an dem der Fortschritt des Projekts gemessen und verglichen werden kann. Auf diese Weise kann die Leistung des Projekts im Laufe der Zeit beurteilt werden.
In unseren zahlreichen IT-Rollout Projekten stellte sich heraus, dass die Baseline und der im Projektverlauf gemessene Fortschritt möglichst aus einer konsistenten Datenquelle heraus berechnet werden sollten, um klare und eindeutige Aussagen zu erhalten. Für die Beschränkung auf eine oder sehr wenige Datenquellen sprechen beispielsweise die Zugangssicherheit zu den Informationen, die verständliche und widerspruchsfreie Darstellung der Daten, sowie der Umfang und die Objektivität der Informationen.

3. Push-Strategie für besonders umfangreiche Rollouts wählen
Gilt es in Unternehmen mit einer weltweit hohen Mitarbeiteranzahl eine Applikation wie beispielsweise Microsoft 365 in einer vorgegebenen Zeit auszurollen, sind wir zu der Erkenntnis gekommen, dass an dieser Stelle eine Push Strategie gefahren werden sollte.
Bei der Pull-Strategie installieren sich die Mitarbeiter eigenständig die Software aus dem firmeninternen Software Katalog heraus. Im Gegensatz dazu wird es bei der Push-Strategie in der Regel so gehandhabt, dass ein bestimmtes Datum mit dem jeweiligen Mitarbeiter vereinbart wird, an dem die Software automatisch auf den PC gespielt wird.
Unter der Bedingung, dass es sich um einen terminierten Rollout handelt, ist es sinnvoll die Push-Strategie zu verfolgen, da so sichergestellt werden kann, dass jeder einzelne Mitarbeiter die Software auch tatsächlich installiert und demnach die Projekttimeline eingehalten wird.

4. HyperCare Feedback der End User als Mehrwert nutzen
Bei einem weltweit durchgeführten Rollout Projekt stellte sich schnell heraus, dass der Einsatz eines HyperCare Teams enormen Mehrwert für das gesamte Projekt mit sich bringt. Das Team fokussiert sich dabei bereits frühzeitig auf das Feedback der End User aus den verschiedenen Teilbereichen und Regionen. Dadurch sind sie in der Lage, deren spezifische, technische Bedürfnisse genau zu verstehen und sie bei möglichen Problemen bestmöglich zu unterstützen. Das HyperCare Team widmet sich gezielt den Anliegen der End User und kann aufkommende Fragestellungen in einem sehr kurzen Zeitrahmen beantworten, wodurch effizientere SLAs und zügigere Reaktionszeiten gewährleistet werden.

5. Übersichtliches Reporting
Auch das Reporting spielt eine wichtige Rolle in IT-Rollout Projekten, denn es umfasst sämtliche Mittel und Maßnahmen eines Unternehmens, mit denen Informationen über einen Betrieb erarbeitet werden. In der Praxis konnte allerdings festgestellt werden, dass trotz der großen Bedeutung viele Berichte unzulänglich sind.
Das Management benötigt vor allem Transparenz und präzise Informationen, um auf Grundlage dessen schnelle und folgerichtige Entscheidungen treffen zu können. Dazu werden ihnen der Projektfortschritt oder die Ergebnisse häufig über PowerPoint Dokumente zur Verfügung gestellt. Jedoch enthalten die Folien meist unwesentliche und zu viele Informationen, wodurch das Management mehr Zeit benötigt, um die relevanten Details zu erfassen. In diesen Fällen empfiehlt sich der Einsatz von BI Tools, wie beispielsweise PowerBI. Darüber können übersichtliche Dashboards erstellt werden, welche die Daten in Echtzeit wiedergeben und sich zudem automatisieren und individuell filtern lassen.

Fazit

Für den Erfolg großer Software Rollouts in Konzernen ist es wichtig das Projekt frühzeitig und genau zu planen und bei der Berechnung der Baseline möglichst nur auf eine Datenquelle zurückzugreifen. Vor allem in derart umfangreichen Projekten empfiehlt sich für den Rollout die Wahl einer Push-Strategie, der Einsatz eines HyperCare Teams sowie ein übersichtliches, automatisiertes Reporting, beispielsweise über BI-Tools. Diese und weitere wertvollen Erkenntnisse sammeln wir an einer zentralen Stelle und leiten Best Practices daraus ab, wodurch ein gemeinsamer Wissensstand der Projektmanager entsteht. Die Erfahrungen können somit für viele weitere Projekte eingesetzt werden, um dort einen Mehrwert zu generieren.