Kunde: HAWE Hydraulik SE

Im März 2019 unterzeichnete die HAWE Hydraulik SE den Vertrag für den Kauf der HOERBIGER Automatisierungstechnik Holding GmbH, der Automatisierungssparte der HOERBIGER Deutschland Holding GmbH. Der Kauf umfasste mehrere rechtlich eigenständige Gesellschaften an drei Standorten in Deutschland und China mit insgesamt 320 Mitarbeitern. Die heute in die HAWE Hydraulik SE integrierten Einheiten erweitern und ergänzen das bisherige Produkt- und Lösungsangebot der HAWE.

Ausgangssituation und Herausforderungen

Vorbereitend auf das geplante Signing (Unterschrift des Kaufvertrages) Ende März 2019 galt es ab Januar ein TSA (Transitional Service Agreement = temporärer Dienstleistungsvertrag zwischen der abgebenden Einheit und dem verkauften Unternehmen / Unternehmensteil, welcher für eine bestimmte Übergangszeit geschlossen wird) zu formulieren und zwischen den Parteien zu verhandeln. Da neben der IT Abteilung auch andere Fachabteilungen wie HR, Finance, etc. nicht sofort die Leistungen für die durch den Kauf hinzugekommenen neuen Mitarbeiter und Prozesse selbst erbringen konnten, benötigten auch diese Unternehmensbereiche TSA Leistungen, deren Art, Umfang und Dauer zu bestimmen waren.

„Ein Zukauf dieser Größe und einhergehender prozessualer, sowie technischer Komplexität bei der Integration war eine große Herausforderung für unsere IT Abteilung. Mit digatus als erfahrenen und engagierten Berater an unserer Seite bereits während der Vertragsverhandlungen und während der folgenden Umsetzung war ein großer Gewinn für das Projekt und ermöglichte einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf der Integration.“

Peter Melichar – Leiter IT HAWE Hydraulik SE

Lösung

Zur Bestimmung der Integrationsfähigkeit der HAWE Fachabteilungen wurden zu Beginn unter Hinzuziehen von fachlichen Experten seitens digatus umfassende Workshops mit den Leitern der jeweiligen Abteilungen durchgeführt. Dabei ging es darum zu erarbeiten, welche Dienste ab Day1 bereits eigenständig durch HAWE für die neuen Einheiten erbracht werden können und welche Leistungen für eine Übergangszeit weiterhin durch die Hörbiger erbracht werden sollten und im TSA zu regeln sind.
Aus Businesssicht war die Integration des SAP Systems und damit verbunden die Aufnahme der für die gekauften Einheiten relevanten Stammdaten und Prozesse, sowie Schnittstellen am wichtigsten. Deshalb wurde der Zeitpunkt des SAP Go-lives auf Ende des Jahres gelegt, sodass die buchhalterischen Tätigkeiten abgeschlossen werden konnten und über die Feiertage ausreichend Zeit für die Umstellungen am System war.
Neben der technischen Durchführung der IT Integration ist es bei einem PMI Projekt auch – oder gerade – elementar wichtig, die neuen Mitarbeiter und Kollegen hinter den gekauften Unternehmenseinheiten zu sehen und miteinzubeziehen. Insbesondere da es keinen Umzug in HAWE Örtlichkeiten gab, sondern die Mitarbeiter an den bisherigen Hörbiger Standorten blieben, stellte die HAWE IT einen unmittelbaren Berührungspunkt zur neuen Firma dar: Die neuen Mitarbeiter wurden auf die bestehende HAWE IT Plattform umgezogen und erhielten während des Client Roll-outs neue Geräte, die dem Standard der HAWE Hardware entsprachen, oder ein neues Image auf ihren Altgeräten.
Dabei wurde großer Wert auf regelmäßige verständliche Kommunikation gelegt. Zu den Roll-out Terminen an den Standorten war jeweils ein großes HAWE IT Team vor Ort, um den persönlichen Kontakt zu den neuen Kollegen herzustellen und sie mit den neuen Systemen vertraut zu machen.

Kundennutzen

Das klar formulierte TSA und die monatlichen Reviews zur Abrechnung der IT Leistungen ermöglichte eine geregelte Integration in die existierende Landschaft ohne Unterbrechungen des Geschäftsablaufes zu transparenten Kosten. Da digatus während der PMI Umsetzung die Projektplanung, Steuerung der internen Projektmitglieder, sowie der Projektmitglieder der abgebenden Seite und das Reporting übernahm, konnte sich die HAWE IT ganz auf die technische Umsetzung konzentrieren und dabei den laufenden Betrieb wie gewohnt aufrecht erhalten.