Effiziente Zusammenarbeit im Team – auch im Home-Office
Lag der Fokus bei der Konzipierung von innovativen Cloud-Lösungen bis vor kurzem noch auf den Bedürfnissen und Anforderungen der einzelnen Anwender, so verlagert er sich zunehmend auf die optimale Zusammenarbeit in Teams und Communities.Der Einsatz von Cloud-Plattformen ermöglicht beispielsweise ein unternehmensweites, zentrales Wissensmanagement. Dadurch lassen sich häufig vorherrschende Wissens-Silos konsequent auflösen und zukünftig vermeiden.
Zudem bieten Collaboration-Plattformen wie Microsoft 365 durch das Zusammenspiel der verschiedenen Tools vielfältige Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Mit Microsoft Teams als zentralem Einstiegspunkt können sich Mitarbeiter zum Beispiel in Meetings oder Chats abstimmen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten oder sich in Projektteams über Microsoft Tasks von Planner und To Do organisieren.
Die Anwender profitieren außerdem von den kontinuierlichen Verbesserungen der Cloud-Services. Für die verantwortlichen Abteilungen liegt eine große Herausforderung darin, den Nutzer auf der Reise zu begleiten. Es gilt kontinuierlich mit den Neuerungen mitzuwachsen, diese für das Unternehmen optimal zu adaptieren und die Anwender zu schulen.
Datenschutz und Datensicherheit können auch in der Cloud gewährleistet werden
Wenn es um die Umstellung auf Cloud-Lösungen geht, sind mangelnde Datensicherheit und Compliance-Anforderungen nach wie vor die größten Sorgen und Ängste, die Unternehmen äußern. Jedoch haben sich Sicherheitsmechanismen, wie Datenklassifizierung und Cloud App Security, in den letzten Jahren sehr stark weiterentwickelt. Mechanismen zum Schutz von Accounts wurden sowohl intelligenter als auch verständlicher. Bei deren Konzeption gilt es das richtige Augenmaß zu finden, denn nicht jede Technologie ist für jeden Einsatz hilfreich und sinnvoll. Es gibt zahlreiche Beispiele, in denen eine übertriebene Sicherheitsstrategie die Nutzbarkeit der Systeme so stark einschränkt, dass kein echter Mehrwert erzielt wird, der Nutzer in der täglichen Arbeit stark eingeschränkt wird und somit die Akzeptanz sinkt.
Daher gilt hier ein Grundsatz:
Verstehen wie, wann und wo es kritische Sicherheitsbeschränkungen geben muss und diese Schritt für Schritt umsetzen.
Neben den Sicherheitseinschränkungen herrscht auch eine große Verunsicherung was das Thema „Privacy Shield“ betrifft. Datenschutz ist vor allem in Deutschland nicht zuletzt seit Inkrafttreten der DSGVO ein hohes Gut und wird kontinuierlich hinterfragt. Hier gilt es für das Unternehmen einen klaren und dokumentierten Ansatz zu finden, welcher hilft die nötigen Prozesse zu schaffen, um einen angemessenen Umgang mit datenschutzrelevanten Inhalten zu etablieren.
Fazit
Vor allem im letzten Jahr rückte das Thema der Zusammenarbeit in virtuellen Teams in den Fokus und wurde zum aktuell größten Treiber für die Nutzung der Cloud. Zuvor basierte der Wechsel in die Cloud noch überwiegend auf internen, strategischen Entscheidungen und langfristigen Überlegungen. 2020 entstand plötzlich ein großer Druck von außen. Viele Unternehmen mussten kurzfristig auf Cloud-Lösungen zurückgreifen, um die Zusammenarbeit ihrer Teams aufrechtzuerhalten.
