Die Corona Pandemie brach überraschend über uns herein und bereits nach kurzer Zeit war erkennbar, dass sie uns noch lange beschäftigen wird. Sie stellt sowohl die Gesellschaft als auch die Wirtschaft vor die Herausforderung einer signifikanten digitalen Transformation.Mitarbeiter fanden sich schneller als gedacht in zunächst überwiegend Home-Office-Situationen wieder, weshalb innerhalb kurzer Zeit das neue Setup „Home-Office“ gefunden und eingerichtet werden musste und digitale Tools, wie Microsoft Teams oder Zoom, implementiert wurden.
Der persönliche Kontakt brach abrupt ab, Teamstrukturen fanden sich ausschließlich digital über teilweise große Entfernungen wieder, persönliche Meetings und Gespräche fielen aus. Von heute auf morgen musste die gesamte Firma remote digital geführt werden.
Was sind die Herausforderungen virtueller Führung und wie kann man ihnen begegnen?
Arbeitet ein Team überwiegend remote zusammen, dann fehlen typische Führungsinstrumente wie zum Beispiel die Unternehmenskultur, Emotionen oder auch das gelegentliche Treffen in der Kaffeeküche. Remote zu führen bedarf daher sicherlich einiger wesentlicher Anpassungen und anderer Fokusthemen im Vergleich zur gemeinsamen Arbeit in den Büros. Hier sehe ich drei wesentliche Herausforderungen: den persönlichen Kontakt aufrechterhalten, die gemeinsame Vision nicht aus den Augen verlieren und auf eine ausgewogene Work-Life-Balance achten.
Den persönlichen Kontakt aufrechterhalten
Sieht man sich nicht mehr jeden Tag im Büro, fehlt zu einem großen Teil der „human touch“, also die Menschlichkeit, die Emotionen und die Nähe. Um dem entgegenzuwirken, ist der erste Schritt: Kamera an bei Online Meetings! Dadurch bekommen die Calls gleich einen persönlicheren Charakter. Damit sich auch jeder mit der laufenden Kamera wohlfühlt, ist es wichtig Privates zuzulassen. Nicht jeder hat zuhause ein eigenes Arbeitszimmer und möchte den Kollegen exklusive Einblicke in die privaten Wohnräume geben. Um hier die Privatsphäre zu wahren, bieten die gängigen Tools viele Hintergrundbilder an und wem das noch nicht individuell genug ist, der kann auch eigene Motive nutzen. Darüber hinaus gilt es für Führungskräfte die Beziehungen innerhalb der Teams und zu den einzelnen Teammitgliedern aktiv zu pflegen. Also zum Beispiel einfach mal bei den Mitarbeitern anrufen und fragen wie es ihnen geht, wie sie mit der aktuellen Situation zurechtkommen, ob sie sich an einer Stelle mehr Unterstützung wünschen würden. Der regelmäßige Austausch mit unterschiedlichen Kollegen ist auch wichtig, um kontinuierliche alle Meinungen, Ideen sowie die allgemeine Stimmungslage im Unternehmen einzuholen.
Die gemeinsame Vision nicht aus den Augen verlieren
Wenn jemand viel oder momentan sogar ausschließlich remote arbeitet, isoliert von Kollegen, Teams, Büros und Unternehmenskultur, verfällt jeder sehr leicht in eine Alltagsroutine, ein Abarbeiten von täglichen Aufgaben, ohne das große Ganze vor Augen zu haben. Um den Sinn und Zweck nicht aus den Augen zu verlieren, ist es wichtig die gemeinsame Vision und Kultur mit möglichst viel Enthusiasmus permanent zu betonen und immer wieder ins Gedächtnis zu rufen. Es gilt daher die Kommunikation zu intensivieren und noch transparenter zu sein. Dazu zählt auch die aktuelle wirtschaftliche Situation des Unternehmens transparent darzustellen, um mögliche Ängste zu nehmen. Um die Kommunikation etwas interessanter und abwechslungsreicher zu gestalten, bietet es sich an unterschiedliche Kanäle und Formate zu wählen. So präsentiere und kommentiere ich zum Beispiel jeden Monat in einem kurzen Video die Zahlen unserer digatus Gruppe und auch die Auswertung der Mitarbeiterumfrage erfolgt im Videoformat. Im Intranet informieren unsere „Weekly News“ über aktuelle Projekte und Neuigkeiten aus den Bereichen HR und Marketing. In diesem Jahr starten wir außerdem quartalsweise unser Townhall Meeting, in welchem neben aktuellen Entwicklungen vor allem die einzelnen Teams ihre Projekte vorstellen. Es gilt also (virtuelle) Präsenz zu zeigen und die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten.
Auf eine ausgewogene Work-Life-Balance achten
Paradoxerweise kommt die Work-Life-Balance im überwiegenden Home-Office schnell ins Wanken. Die üblichen Regulative und Strukturen entfallen, wie zum Beispiel der tägliche Arbeitsweg, die Öffnungszeiten der Büros oder das Kommen und Gehen der Kollegen. Die Nähe zur Arbeit geht fließend in den privaten Alltag über und man arbeitet häufiger in den eigentlichen Ruhezeiten, also beispielsweise am Abend oder an den Wochenenden. Um dieses Ungleichgewicht zu verhindern, sollten sich Führungskräfte zunächst einmal an die eigene Nase fassen. Wenn wir außerhalb der regulären Arbeitszeit oder gar am Wochenende unsere Kollegen in die Arbeit involvieren, dann müssen wir uns zuvor immer die Frage nach der Dringlichkeit und Wichtigkeit stellen. Außerdem sollten Führungskräfte ihr Team immer wieder bewusst auf das Thema Work-Life-Balance ansprechen, sowohl in Einzel- als auch in Teambesprechungen. Darüber hinaus empfiehlt es sich für Unternehmen den Mitarbeitern Angebote zur Verfügung zu stellen, die sich positiv auf ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden auswirken. Zu Beginn der Pandemie haben wir daher die tägliche Movement Break eingeführt, um etwas Bewegung in den Alltag im Home-Office zu bringen. Durch die Implementierung eines Feelgood Managements mit Johannes Oberhofer sind wir derzeit dabei dieses Angebot noch deutlich auszubauen.
Worauf sollte man konkret achten, um eine Verschiebung der Work-Life-Balance oder gar einen Burn-Out zu vermeiden?
Letztendlich ist Arbeit nicht nur Arbeit, sondern auch ein Platz für soziale Kontakte mit Kollegen und vielleicht auch Freunden. Es ist ein Ort (wenn auch derzeit nur virtuell) den wir gut kennen und an dem wir sehr viel Zeit verbringen, fast schon wie ein zweites Zuhause. Im Idealfall fühlen wir uns hier also wohl und sicher. Damit das auch für jeden zutrifft, gibt es einige Dinge, auf die man meiner Meinung nach unbedingt achten sollte:
- Verständnis: Gegenseitige Rücksichtname, Verständnis und Wertschätzung sind die Basis für ein positives Arbeitsklima
- Kommunikation: Körpersprache fällt bei digitaler Kommunikation teilweise weg, achtet daher bewusster auf eure Wortwahl und formuliert aus der „ICH-Perspektive“
- Gesundheit: Achtet auf die Ergonomie am Arbeitsplatz, ernährt euch ausgewogen und baut regelmäßige Bewegungspausen in den Alltag ein
- Freizeit: Reserviert jeden Tag ein paar Stunden für euch, eure Hobbies, Freunde und vor allem die Familie
- Abstand: Wenn ihr gerade nicht arbeitet, solltet ihr unbedingt auch gedanklich Abstand zur Arbeit nehmen, um wirklich abschalten und sich erholen zu können
- Spaß: Arbeit sollte so gestaltet werden, dass man mit Spaß und Freude dabei ist – idealerweise gibt Arbeit Energie, anstatt sie zu rauben
- Humor: Gemeinsames Lachen hilft immer!
Wie sieht für dich die Nutzung der Büros in Zukunft aus?
Meiner Meinung nach werden vor allem hybride Arbeitsmodelle langfristig relevant sein. Ich glaube nicht, dass wir alle wieder zu 100% in die Büros zurückkehren oder weiterhin nur im Home-Office bleiben werden. Die Nutzung der Büros wird wieder zunehmen, allerdings wird sich die Art verändern. Mein Wunsch wäre es „Feelgood Offices“ zu etablieren und somit kreative Plätze zu schaffen. Hier kann man sich an ein oder zwei Tagen pro Woche in gemütlicher, inspirierender Umgebung für Brainstormings, Workshops und kreative Meetings treffen und persönlich austauschen. Konzentriertes Arbeiten und Routine-Meetings erledigt man dann den Rest der Woche über von zuhause aus.
Vielen Dank Stephan für deine Tipps zum Führen remote arbeitender Teams!
Stephan Bals
Er studierte an der Beuth Hochschule für Technik Berlin Betriebswirtschaftslehre, mit Schwerpunkt Management. Nach seinem Studienabschluss als Diplom-Kaufmann fand er seinen Berufseinstieg bei der Siemens AG in München.
Bereits nach seinen ersten Berufsjahren sammelte er früh Erfahrungen in unterschiedlichen geschäftsführenden Positionen. Er war unter anderem als Geschäftsführer für mittelständische IT-Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen verantwortlich, zuletzt die Xiopia GmbH, sowie als Vorstand für die Allgeier IT Solutions AG. Mit der Gründung der digatus it group setzte er seine Karriere als Gründer und Unternehmer fort. Anfang 2015 gründete er gemeinsam mit Felix Kirschner die digatus it group AG mit dem Ziel, einen marktrelevanten IT-Dienstleister in Deutschland „zu bauen“. Sein Aufgabenschwerpunkt in der digatus Gruppe liegt im Bereich Vertrieb, Wachstumsmanagement und M&A. An den Schnittstellen zwischen Business und IT ist er ein gefragter Mittler, Sparringspartner und Ideengeber.
Neben seiner Rolle als Vorstandsvorsitzender der digatus it group AG, engagiert er sich zwischenzeitlich unternehmerisch als Mitgründer und Investor, ehrenamtlich in diversen gemeinnützigen Initiativen und Vereinen, sowie als Beirat, Senior Advisor und Aufsichtsrat.
