Unternehmen erhoffen sich davon, ihre Produktivität und Effizienz zu steigern. Ein wesentlicher Treiber der Digitalisierung ist Zeit. Digitalisierungsprojekte müssen daher schnell und erfolgreich durchgeführt werden. Basierend auf einer Studie von MIT Sloan Management Review und Capgemini Consulting läuft für 63% der Manager der digitale Wandel noch zu langsam ab. Den Grund dafür sehen die Befragten vor allem in der „mangelnden Dringlichkeit“ und der schlechten Kommunikation über die Strategischen Vorteile neuer Tools.
Zur Realisierung des vollen Potenzials der Investitionen sehen die Manager den Schlüssel darin, dass die neuen Tools und Technologien von den Usern vollständig angenommen und genutzt werden. Eine frühe Einbindung der User ist für den Erfolg daher besonders wichtig.
Der Schlüssel bei der Einführung neuer Technologien und Tools liegt also im User Engagement. Strategische Entscheidungen werden vom Management getroffen. Operativ eingesetzt werden die Maßnahmen jedoch von den Mitarbeitern eines Unternehmens. Je höher die Akzeptanz und das Verständnis für neue Tools und Technologien und deren langfristige strategische Ziel ist, desto besser, effizienter und wertsteigender wird der Beitrag sein. Um die erhofften Verbesserungen im Unternehmen schnellstmöglich nutzen zu können, ist daher ein vollumfängliches Rollout Management nötig.
Was ist Rollout Management?
Beim Rollout Management geht es darum, ein Produkt, einen Prozess, IT-Systeme, Technologien oder Tools innerhalb eines Unternehmens erfolgreich und kontrolliert einzuführen. Natürlich soll der erfolgreiche Rollout dabei möglichst wenig Zeit und Ressourcen kosten. Um dieses Ziel zu erreichen, gibt es einige Faktoren, die den Erfolg maßgeblich beeinflussen.
Scope & Zeitrahmen des Rollout-Projekts festlegen
Zunächst einmal muss der Scope des Projekts definiert und klar gemacht werden. Handelt es sich um einen komplett neuen Service oder wird ein bestehendes Produkt/ Service punktuell angepasst und optimiert. Dies hat entscheidend Einfluss, inwieweit die User an ein Tool herangeführt werden müssen und mit welchen zeitlichen Aufwand das Projekt verbunden ist. Ist der Scope allen Beteiligten klar, kann ein Zeitrahmen definiert werden. Dieser hängt davon, wie schnell die neue Technologie implementiert werden soll. Soll hier iterative vorgegangen werden oder lassen sich Gruppen identifizieren denen das Neue gemeinsam vorgestellt werden kann.
Team & Verantwortlichkeiten definieren
Ein Rollout Projekt und erfolgreiches Rollout Management sind keine One-Man-Show. Die richtige Team-Zusammensetzung und klare Definition von Verantwortlichkeiten trägt maßgeblich zum Erfolg bei. Ein Rollout Team kann z.B. aus dem Rollout Manager, Trainern, Applikationsspezialisten und IT-Kollegen bestehen.
Der Rollout Manager kümmert sich um die übergeordnete Koordination des Projekts, steht im Austausch mit dem Management, seinem Team und Ansprechpartnern aus den Teil-Organisationen des Unternehmens. Zudem sorgt er dafür, dass einzelne Arbeitspakete des Projekts zeitgerecht abgeliefert werden. Des Weiteren dient er als Vermittler bei Komplikationen zwischen den Beteiligten.
Die Trainer sind die Spezialisten für das neue Tool. Ihre Verantwortung ist es, das neue Tool detailliert zu erklären und Workshops oder Demo Sessions abzuhalten. In der Testphase stehen sie stets zur Verfügung, um offene Fragen und Probleme zu klären.
Applikationsspezialisten sind Kollegen, die sich mit den Applikationen im Unternehmen bestens auskennen. Oftmals hängen nämlich mehrere Tools voneinander ab. Ihre Verantwortung ist es, alle wichtigen Einstellungen vorzunehmen. Zum einem im Testsystem, aber auch die Änderungen im Produktivsystem.
IT-Kollegen sind in der Implementierung von neuen IT-Services oder Tools unerlässlich. Sie sind diejenigen die helfen, wenn es aus technischer Sicht zu Problemen kommt. Die IT-Kollegen dienen im Rollout somit als Schnittstelle zwischen IT und Business.
Vorgehen festlegen & Marketing betreiben
Das Vorgehen im Projekt hat entscheidenden Einfluss auf den Erfolg des Rollouts und den weiteren Erfolg des Tools und muss mit dem Management bezüglich Inhalt, Dauer und Umfang (z.B Land für Land oder Zonen) abgestimmt werden. Bevor der Rollout aber tatsächlich beginnt, ist es notwendig internes Marketing zu betreiben.
Das neue Tool muss den Verantwortlichen einer Teilorganisation vorgestellt werden. Hierbei geht es darum, den Buy-in des Managements zu gewinnen. Das fördert den Rückhalt des neuen Tools im Unternehmen. Im Projekt selbst muss der Nutzen den Usern nochmals verdeutlich werden. Das kann in einem ersten Meeting zum Projekt passieren. Auch die theoretische Erklärung darf nicht zu kurz kommen. Dieser sollte aber mit Demos in dafür vorgesehen Umgebung passieren.
Zudem sollte vorher geklärt werden, ob es spezielle, zum Beispiel länderspezifische, Szenarien gibt, die gezeigt werden sollen. Dies fördert das Interesse und die Aufmerksamkeit. In einem kleineren Softwarerollout können diese beiden Punkte also in einem Kick-off und Workshop abgedeckt werden.
Anschließend sollte die Möglichkeit gegeben werden schnellstmöglich in die Phase des Testens zu kommen. Das ist der Teil, der für die User am relevantesten ist und den Nutzen des neuen Tools spürbar macht. Ziel des Testens ist es, das Tool mit den Prozessen des Business in Einklang zu bringen und alle offenen Fragen zu klären. Dabei sollte den Usern die Möglichkeit gegeben werden, täglich in persönlichen Touchpoint Meetings ihre Anliegen zu adressieren. Sobald die Testphase vorüber ist und das formale Go für die Implementierung erteilt ist, muss alles im Produktivsystem vorbereitet werden und einmal vom Rollout Team in der live-umgebung getestet werden.
Ist der Test erfolgreich, kann das Tool in Produktion gehen. Wichtig ist hier, dass die User nicht alleine gelassen werden, sobald ein Tool live ist. Hypercare ist hier ein entscheidender Faktor, um die Akzeptanz und das Verständnis auch nach Go live zu festigen und weiter zu vertiefen. Außerdem trägt eine Hypercare zur Reduzierung und ggf. sogar zur Vermeidung der Erstellung von Tickets bei, da bei Fragen und Problemen direkt geholfen werden kann.
Zusammenfassend kann das Vorgehen in einem Rollout Projekt in vier Key Milestones eingeteilt werden. Kick Off, Workshop, Test und Go live incl. Hypercare.
Kollaboration im Rollout Management
Gerade in der heutigen Zeit ist Kollaboration ein großes Thema. Viele arbeiten heute natürlich von zu Hause. Aber gerade bei einem globalen Rollout spielt dieses Thema eine eher untergeordnete Rolle, da sowieso mit Kollegen auf der ganzen Welt gearbeitet wird. Face-to-face treffen sind oft nicht möglich. Gut organisierte Zusammenarbeit ist hier ein wichtiger Faktor für die erfolgreiche Zusammenarbeit während des Rollouts.
Noch dazu kommt, dass viele Kollegen das Projekt nebenbei begleiten und nur beschränkt Zeit haben. Es muss hier also alles perfekt vorbereitet sein, da sonst das eingangs besprochene User Engagement sinkt und es im schlimmsten Fall zu einer Aufschiebung des Rollouts kommt.
Daher ist es beispielsweise wichtig, dass Testzugänge frühzeitig freigeschaltet sind, die nötigen Stammdaten im Testsystem eingepflegt sind, Testszenarien erstellt worden sind und ein Reporting Tool aufgesetzt ist. Allen Teilnehmern sollte zudem an einem zentralen Ort die Möglichkeiten, Dokumente, aufgezeichnete Meetings und zusätzliche Information zum Tool und generell zum Projekt zugänglich gemacht werden. Daher ist es wichtig eine gute Zusammenarbeit zu pflegen und sich jeder Teilnehmer seiner Rolle bewusst ist, da gerade in global agierenden Unternehmen mehrerer Rollouts oder Projekte parallel laufen und die Ressourcen nicht unendlich sind.
Diese 5 Faktoren sind für erfolgreiches Rollout Management entscheidend
1. Qualität
Sicherstellen, dass der Scope den Stakeholdern einen Mehrwert bietet und der Rollout des neuen Tools oder Services reibungslos abläuft umso die Akzeptanz zu steigern.
2. Organisation
Das Vorgehen wird mit allen Stakeholdern vor der Implementierung abgesprochen. Dabei werden auch Verantwortlichkeiten festgelegt. So ist sich jeder Beteiligter seiner Rolle bewusst
3. Partizipation
Die betroffenen Mitarbeiter so schnell wie möglich in den Rolloutprozess einzubinden und eine „hands on“ Mentalität zu schaffen, sollte höchste Priorität haben. So wird der Nutzen früher spürbar und die Akzeptanz für das Neue nachhaltig gesteigert.
4. Transparenz
Mit entsprechender Kommunikation und passenden Tools sollte die Veränderung messbar und transparent gemacht werden. Ein Vorgehen, um bedarfsorientiert jederzeit Informationen zur Verfügung zu stellen und die Zusammenarbeit zu erleichtern
5. Support
Nutzer nicht einfach allein zu lassen ist besonders wichtig. Mit nachgelagertem Support nach dem Rollout können Tickets bei Anwenderproblemen reduziert und vermieden werden
