Laut einer Umfrage von Statista aus dem Jahr 2018 gaben rund 45% der Teilnehmer an, dass sie bis zur Hälfte ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen. Wenn also ein so großer Teil der Arbeitszeit für Meetings reserviert ist, wird diesen auch eine große Bedeutung beigemessen. Umso wichtiger ist es zu wissen, welche Möglichkeiten es in der Welt der Meetings gibt und was es alles zu beachten gilt.

Den geeigneten Meeting Rhythmus identifizieren

Widmen wir uns zuerst dem Meeting Rhythmus. Besprechungen können einmalig und wiederkehrend sein. Die Entscheidung für eine der beiden Varianten richtet sich dabei nach dem jeweiligen Ziel des Meetings.

Einmalige Meetings sind meistens dazu da, um ein konkretes und gerade aktuelles Thema zu diskutieren oder vorzustellen. Nachdem es stattgefunden hat, ist diese Thematik abgeschlossen oder kann in den Einsatz von regelmäßigen Meetings resultieren.

Regelmäßige Meetings sind in einem bestimmten Zeitabstand wiederkehrende Besprechungen. Je nach Zweck kann der Rhythmus üblicherweise täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich sein. Weitere Abstufungen sind ebenfalls möglich, insofern ein bestimmtes Intervall eingehalten wird.

Tägliche Meetings werden meist mit der SCRUM Methode assoziiert, bei der diese in Form von Daily Stand Up Meetings durchgeführt werden. Die Logik von Daily SCRUM Meetings kann allerdings auch in jedem anderen Fall eingesetzt werden, ohne die gesamte SCRUM Methode selbst zu nutzen. Außerhalb von SCRUM ist auch der Name Daily Huddle gebräuchlich. Sinn und Zweck dahinter ist, dass sich ein Team in wenigen Minuten darüber austauscht, welche Fortschritte erzielt wurden, was als nächstes ansteht und wo möglicherweise Herausforderungen oder Hindernisse zu bewältigen sind. Auch wenn diese Meetings meist am Morgen stattfinden, so ist die Uhrzeit doch so zu wählen, dass sie für jedes Teammitglied passend ist. Gerade in internationalen Konstellationen mit verschiedenen Zeitzonen ist darauf zu achten.

Die passende Meeting Location wählen

Aufgrund der aktuellen Geschehnisse gerät die Meeting Location wohl am meisten in den Fokus und ist Anlass für die unterschiedlichsten Diskussionen. Die Rede ist von Online und Offlinemeetings, wobei der derzeitige Fokus vor allem auf den virtuellen Besprechungen liegt.
Bei Offlinemeetings sind die Teilnehmer an einem Ort bzw. in einem Zimmer gemeinsam präsent, somit physisch und im Idealfall auch psychisch anwesend. Da ein persönliches Zusammentreffen dieser Art niemals ersetzt werden kann, sollte wenn möglich jedes wichtige oder kritische Thema auf diese Weise besprochen oder präsentiert werden.
Onlinemeetings finden in einem virtuellen Raum mithilfe von diversen Tools statt, wie beispielsweise Microsoft Teams. Die Teilnehmer wählen sich zu einer bestimmten Uhrzeit ein, treten dem virtuellen Raum bei, kommunizieren über Lautsprecher und Mikrophon und bestenfalls noch mit Videoübertragung. Die Voraussetzungen hierfür sind, so logisch sie auch scheinen mögen, eine stabile Internetleitung, ein Computer oder anderes mobiles Gerät, ein Headset oder Ähnliches und eine Kamera. Gerade in der jetzigen Zeit ist es umso auffälliger, dass diese Voraussetzungen nicht selbstverständlich sind, um von zu Hause zu arbeiten oder Home Schooling zu machen. Wenn alles Nötige vorhanden ist und zum Laufen gebracht wurde, sind die ersten Hindernisse aus dem Weg geschafft und die Vorteile können genutzt werden.
Durch die Verfügbarkeit von Online Besprechungen ist es möglich geworden, dass sich internationale Teams ohne teure Geschäftsreisen jederzeit sprechen und sehen können. Von überall auf der Welt, egal von welchem Land und von welchem Arbeitsplatz aus, können sich Menschen zu den unterschiedlichsten Themen besprechen, präsentieren, an Lösungen arbeiten oder Ideen erstellen.
Darüber hinaus ist zu erwähnen, dass auch eine Mischung von Online und Offlinemeetings beliebt ist. Vor allem bei räumlicher Trennung kommt sie zum Einsatz, wenn die Teilnehmer beispielsweise in verschiedenen Ländern und Städten oder an unterschiedlichen Standorten sind. Einem Teil der Teilnehmer ist es möglich, sich in einem Besprechungsraum im gemeinsamen Büro zu treffen, während sich die anderen Teilnehmer durch eine virtuelle Konferenz zuschalten.

Unterstützung durch den Einsatz von Tools

Sowohl bei Online als auch bei gemixten Meetings wird den eingesetzten Tools generell eine große Beachtung geschenkt. Hier treten Fragen auf, die sich beispielsweise um die vorhandenen oder nicht vorhandenen Features drehen oder welches Tool in der Bedienung einfacher zu handhaben ist. Auch finden sich Argumente in Bezug auf die Integration mit anderen Anwendungen, die im Unternehmen verwendet werden. Steht in einem Unternehmen eine neue Auswahl des geeigneten Tools für Onlinemeetings an, raten wir, die gesamte Toollandschaft zu betrachten, insbesondere bezogen auf die Kommunikation und Kollaboration.
Letztendlich ist es nicht entscheidend, von welchem Anbieter am Markt das Tool bezogen wird, sondern vielmehr wie es die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Daher sollte man sich die Frage stellen, was für erfolgreiche Meetings neben den Präsentations-Slides noch benötigt wird und wie man das online abbilden und bereitstellen kann. Plattformen wie Microsoft 365 (ehemals Office 365) bieten hier beispielsweise die Möglichkeit gemeinsam an einem virtuellen Whiteboard neue Ideen zu schaffen, die Gesprächsnotizen zentral zugänglich in OneNote festzuhalten und beschlossene Aufgaben direkt in den Planner zu übertragen.

Eine gute Meeting Etikette etablieren

Wir haben uns bereits angesehen, dass der Einsatz der geeigneten Tools speziell für Onlinemeetings nicht zu vernachlässigen ist. Jedoch ist auch das Argument zu betrachten, dass die Meeting Etikette mehr Einfluss auf erfolgreiche Besprechungen hat als das eingesetzte Tool. Um dies näher zu erläutern, betrachten wir einmal ein weniger erfolgreiches Meeting.

Die Einladung zur Besprechung wird um 09:00 Uhr Montagmorgen per E-Mail versendet mit dem Betreff „Abstimmung zu Thema X“, heute um 09:30 Uhr für eine Stunde. Um 09:29 Uhr folgt eine weitere E-Mail mit den Einwahldaten zu einer Onlinekonferenz. Die ersten Teilnehmer sind pünktlich um 9:30 Uhr im virtuellen Raum, während andere Teilnehmer noch mit der Technik kämpfen. Um 9:40 Uhr haben es nun alle eingeladenen Personen geschafft beizutreten und das Meeting beginnt. Der Host des Meetings startet direkt mit seinen Fragen und Forderungen an seine Kollegen. Nach 10 Minuten ergreift ein mutiger Teilnehmer das Wort und stellt die alles entscheidende Frage „Warum sind wir heute eigentlich hier?“. Während der Host zurückrudert und die Hintergründe erklärt, ertönt die höfliche Bitte, dass sich Herr X doch bitte stummschalten möge. Um 10:35 Uhr stellen die Meeting Teilnehmer fest, dass die Zeit des Meetings abgelaufen ist und die nächste Besprechung bereits begonnen hat, zu der sie dringend eilen.

So oder ähnlich können Online aber auch Offlinemeetings mit weniger guter Meeting Etikette stattfinden, wodurch kostbare Zeit verschwendet wird und kaum Fortschritt zu einem bestimmten Thema erzielt werden kann.
Die für uns wichtigsten Bestandteile eines gesunden Meetings haben wir in einem kurzen Knigge zusammengefasst:

• Beachtung der 3 Meeting Phasen: Vorbereitung – Durchführung – Nachbereitung
• Rechtzeitige Einladung zum Meeting mindestens einen Tag davor (besser eine Woche vorher)
• Vollständige Informationen in der Meeting Einladung:
  o Wann?
  o Wo?
  o Wie lange?
  o Warum?
  o Was?
• Bei Bedarf Erstellung einer Online Konferenz und Einfügen in die Einladung
• Reaktion auf die Meeting Einladung mit einer Zu- oder Absage
• Pünktliches Erscheinen zum Beginn der Besprechung
• Technische Hilfsmittel vorher auf Funktion überprüfen
• Verwendung von Videoübertragung bei Onlinemeetings
• Geistige Anwesenheit ohne parallele Tätigkeiten
• Allgemeingültige Kommunikationsregeln beachten, z.B. stummschalten, wenn man selbst nicht spricht und andere Teilnehmer aussprechen lassen

Fazit

Ist die These, dass sich Onlinemeetings sehr von Präsenz Meetings unterscheiden, standfest? Bei genauerer Betrachtung haben diese beiden Varianten mehr Gemeinsamkeiten als anzunehmen. Auch liegt die Vermutung nahe, dass ein Großteil der Schwierigkeiten, die bei virtuellen Besprechungen auftreten, auch in Offlinemeetings vorkommen. Dies bedeutet also im selben Zuge, dass die Art und Weise wie wir Besprechungen durchführen unabhängig vom Typ als erfolgreich oder nicht erfolgreich gilt. Ein gelungenes Meeting ist weitestgehend unabhängig von Typ, Ort, Rhythmus oder Tools. Den größeren Einfluss haben die Etikette und der zwischenmenschliche Umgang.
Im zweiten Teil unserer Artikelreihe betrachten wir die drei Phasen eines erfolgreichen Meetings genauer: Vorbereitung – Durchführung – Nachbereitung.